При приеме на работу пакет документов от нового сотрудника — это обязательное требование трудового законодательства. Однако на практике работодатели часто сталкиваются с ситуацией, когда кандидат не предоставляет трудовую книжку. Причины могут быть разными: от банальной забывчивости до отсутствия документа в принципе. Как в таких случаях действовать кадровику или руководителю, чтобы не нарушить закон? Разберем все сценарии подробно.

Законодательная база

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является обязательным документом при заключении трудового договора. Исключение составляют лишь два случая:

• Сотрудник устраивается на работу впервые в жизни.
• Сотрудник поступает на работу по совместительству (у него уже есть основное место работы, где хранится книжка).

Во всех остальных ситуациях работодатель обязан потребовать, а работник, предоставить этот документ. Если сотрудник не приносит трудовую книжку, важно выяснить причину и выбрать правильный алгоритм действий.

Основные причины отсутствия трудовой книжки и действия работодателя

Сотрудник устраивается на работу впервые

Если у кандидата нет стажа, то и трудовой книжки у него быть не может. В этом случае:

1. Работодатель не имеет права требовать этот документ.
2. Оформление трудовой книжки ложится на плечи работодателя.
3. С 1 сентября 2021 года работодатель оформляет сотруднику бумажную трудовую книжку на чистом бланке. Использовать старые бланки, если они остались в организации, разрешается (Постановление Правительства РФ от № 1250 позволяет делать это до тех пор, пока не закончатся запасы).

Сотрудник потерял трудовую книжку

Если работник заявил, что документ утерян, работодатель не имеет права отказать ему в трудоустройстве только по этой причине. В такой ситуации необходимо:

• Попросить сотрудника написать заявление о выдаче новой трудовой книжки с указанием причины («в связи с утратой»).
• Оформить новую трудовую книжку.
• Внести в нее сведения о общем стаже работы до поступления в данную организацию на основании подтверждающих документов (справки от прежних работодателей, выписки из архивов, договоры и т.д.). Если таких документов нет, вносится только запись о текущей работе.

Трудовая книжка осталась на прежнем месте работы

Иногда недобросовестные работодатели удерживают документ уволившегося сотрудника. Это незаконно. Если работник объясняет отсутствие книжки этим фактом, вы можете:

1. Посоветовать сотруднику направить бывшему работодателю официальное заявление о выдаче трудовой книжки заказным письмом с уведомлением.
2. Напомнить, что по закону бывший работодатель обязан выдать документ в день увольнения или в течение трех дней после получения такого заявления.
3. Оформить сотрудника на работу без предоставления книжки на основании его письменного объяснения, а затем, когда он заберет документ у бывшего работодателя, внести записи в новую книжку или подшить старую.

Переход на электронный формат (ЭТК)

С 2020 года в России ведутся электронные трудовые книжки (ЭТК). Вся информация хранится в Социальном фонде. В ней отражаются данные о сотруднике (ФИО, СНИЛС, дата рождения) и его стаже. Если сотрудник в 2020 году подал заявление о переходе на ЭТК и отказался от бумажного носителя:

• Он не обязан приносить бумажную трудовую книжку на новое место работы.
• Работодатель самостоятельно запросит сведения о стаже сотрудника из Социального фонда через систему электронного документооборота (СЭДО).
• Предоставить СНИЛС в таком случае для сотрудника — обязательно.

Можно ли принять на работу без трудовой книжки?

Многие работодатели задаются вопросом: что делать, если человек просто отказывается или забывает принести документ? Отказать в приеме на работу из-за отсутствия трудовой книжки можно, так как это нарушение статьи 65 ТК РФ. Однако есть нюансы:

Гражданско-правовой договор (ГПХ)

Если вы заключаете с человеком договор гражданско-правового характера (подряда, оказания услуг), то трудовая книжка не нужна. Отношения в этом случае регулируются Гражданским кодексом, а не Трудовым. Но важно помнить, что подмена трудового договора договором ГПХ грозит серьезными штрафами от трудовой инспекции.

Дистанционная работа

При приеме на дистанционную работу (если иное не предусмотрено внутренними правилами компании) трудовая книжка может не предоставляться. Сведения о дистанционной работе могут не вноситься в бумажную книжку вообще, если сотрудник работает удаленно постоянно.

Ответственность работодателя

Если вы приняли сотрудника на работу по трудовому договору, но не завели или не потребовали трудовую книжку (в случаях, когда это обязательно), это является нарушением трудового законодательства. В случае проверки ГИТ (Государственной инспекции труда) на организацию может быть наложен административный штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для индивидуальных предпринимателей, от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Алгоритм действий: краткая инструкция

Чтобы не совершить ошибку при приеме на работу, следуйте простому алгоритму:

1. Узнайте причину. Попросите сотрудника объяснить, почему нет документа.
2. Проверьте СНИЛС. Убедитесь, не перешел ли работник на электронную трудовую книжку.
3. Запросите заявление. Если книжка утеряна или испорчена, получите от работника письменное заявление о выдаче новой.
4. Оформите документ. Используйте новые бланки или старые запасы (если они есть, это разрешено делать до их окончания).
5. Внесите записи. При наличии подтверждающих документов впишите прошлый стаж, при отсутствии — начните с текущей работы.

Отсутствие трудовой книжки у нового сотрудника — это не повод для паники, но и не повод для игнорирования закона. Главное для работодателя, действовать в рамках правового поля: выяснить причину, получить необходимые заявления и правильно оформить новый документ или запросить данные из Социального фонда. Помните, что грамотное ведение кадрового учета защищает не только работника, но и саму организацию от возможных штрафов и судебных споров.