В условиях усиления государственного контроля за соблюдением трудового законодательства, проверка подлинности и корректности ведения трудовых книжек становится критически важной задачей для каждого работодателя. Особое внимание уделяется роли Госзнака — государственного предприятия, ответственного за производство и контроль бланков трудовых книжек и вкладышей. В этой статье мы подробно разберём, как проверять трудовые книжки в 2026 году, какие требования предъявляет Госзнак, как отличить поддельный документ и как правильно вести учёт в условиях перехода на электронные трудовые книжки.

Что такое Госзнак и его роль в контроле трудовых книжек

АО «Госзнак», единственный официальный производитель бланков трудовых книжек и вкладышей в Российской Федерации. С 2004 года все бланки, выпускаемые Госзнаком, имеют уникальные серийные номера, водяные знаки, защитные нити, микротекст и другие элементы, предотвращающие подделку.

С 2020 года Госзнак также отвечает за контроль за выпуском и распределением бланков электронных трудовых книжек (ЭТК), обеспечивая их соответствие требованиям ФСС, ПФР и Роструда.

Как проверить, что бланк трудовой книжки — подлинный?

• Серия и номер — каждая трудовая книжка имеет уникальную серию (2 буквы) и 6-значный номер. Эти данные должны соответствовать году выпуска, указанному в реестре Госзнака.
• Год выпуска — серия бланка напрямую связана с годом его производства. Например:
  • Серия АА, 2004–2005 гг.
  • Серия АБ, 2006–2007 гг.
  • Серия АВ — 2008–2009 гг.
  • Серия АГ — 2010–2011 гг.
  • Серия АД — 2012–2013 гг.
  • Серия АЕ — 2014–2015 гг.
  • Серия АЖ — 2016–2017 гг.
  • Серия АЗ — 2018–2019 гг.
  • Серия АИ — 2020–2021 гг.
  • Серия АК — 2022–2023 гг.
  • Серия АЛ, 2024–2025 гг.
  • Серия АМ — 2026 г. и далее
• Защитные элементы: водяные знаки, микротекст «ТРУДОВАЯ КНИЖКА», защитная нить, флуоресцентные элементы, видимые только под УФ-светом.

Если у вас есть сомнения в подлинности трудовой книжки — направьте письменный запрос в АО «Госзнак» с указанием серии, номера и даты выдачи. Ответ приходит в течение 5–10 рабочих дней.

Проверка трудовой книжки: бумажная vs электронная

Проверка бумажной трудовой книжки

При приёме на работу кадровик обязан проверить:

1. Соответствие серии и года выпуска (см. таблицу выше).
2. Отсутствие следов подделки: переписанные записи, исправления без печати, несоответствие шрифтов.
3. Наличие печати работодателя на всех внесённых записях.
4. Наличие подписи ответственного лица и даты внесения записи.
5. Отсутствие «дублей», один и тот же период работы не может быть указан дважды.

Важно! Согласно Приказу Роструда № 20 от , работодатель не обязан проверять подлинность трудовой книжки, если работник предоставил документ, оформленный в установленном порядке. Однако при наличии подозрений (например, несоответствие серии году выпуска, отсутствие защитных элементов) — проверка обязательна.

Проверка электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2020 года работники могут выбрать: хранить бумажную книжку или перейти на электронную форму. Проверка ЭТК осуществляется через:

• Портал Госуслуг — через личный кабинет с подтверждённой учётной записью. Выберите: «Заказать выписку из электронной трудовой книжки».
• Сайт Пенсионного фонда РФ, в разделе «Электронная трудовая книжка».
• Мобильное приложение «ПФР» — доступно для пользователей с подтверждённой учётной записью.

Как убедиться, что работник перешёл на ЭТК?

• Проверьте, есть ли в бумажной трудовой книжке запись: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронной форме» с датой и подписью работника.
• Запросите у работника выписку из ЭТК — она должна содержать полную историю трудовой деятельности, включая даты приёма и увольнения, должности, реквизиты работодателей.
• Если работник предоставил только выписку, убедитесь, что в ней есть отметка об отказе от бумажной книжки. Без этой отметки бумажная книжка остаётся действительной.

Обязанности работодателя: учёт, хранение и пломбировка

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 22, 66, 68) и Постановлению Правительства РФ № 225 от , работодатель обязан:

• Вести Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей (КУДТК).
• Хранить трудовые книжки в сейфе или специальном металлическом шкафу с замком — не в обычных шкафах!
• Опломбировать КУДТК сургучной печатью и проставить печать организации на обложке. Отсутствие пломбировки — основание для штрафа!
• Записывать все поступления и выдачи книжек с указанием даты, ФИО работника, номера книжки и подписи получившего.

Важное предупреждение! Если все сотрудники перешли на электронные трудовые книжки, КУДТК нельзя закрывать. Она должна продолжать вестись, в ней фиксируются все бумажные книжки, которые ещё находятся на хранении у работодателя, а также случаи возврата книжек при увольнении.

Как проверить подлинность через Госзнак: пошаговая инструкция

Если вы подозреваете подделку, действуйте так:

1. Соберите данные: серия, номер, дата выдачи, ФИО владельца, наименование работодателя, который выдал книжку.
2. Напишите официальный запрос на бланке организации (с печатью и подписью руководителя).
3. Отправьте запрос по адресу: 127055, г. Москва, ул. Садовая-Самотёчная, д. 13, АО «Госзнак».
4. Или отправьте запрос через официальный сайт: www.goznak.ru → раздел «Контакты» → «Запрос по подлинности документа».
5. Получите ответ в течение 10 рабочих дней — он будет содержать информацию о дате выпуска, партии, месте выдачи и статусе бланка.

Где покупать бланки трудовых книжек в 2026 году?

Закупать бланки можно только у официальных поставщиков, с которыми АО «Госзнак» заключил договоры. Список таких компаний публикуется на официальном сайте Госзнака.

Запрещено покупать бланки на маркетплейсах, в канцелярских магазинах или у частных лиц, это подделка, и использование таких бланков ведёт к:

• Штрафам до 50 000 рублей для ИП и до 200 000 рублей для юрлиц (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Признанию записей в книжке недействительными.
• Рискам при проверке Роструда или ПФР.

Что проверяют инспекторы Роструда?

При выездной проверке инспекторы Роструда проверяют:

• Наличие и заполнение КУДТК.
• Наличие пломбировки и печати на КУДТК.
• Соответствие серии бланков году выпуска.
• Правильность внесения записей (даты, подписи, печати).
• Хранение книжек в сейфе или металлическом шкафу.
• Наличие заявлений работников о переходе на ЭТК.
• Соответствие данных в ЭТК и бумажных книжках (если есть оба варианта).

Нарушения ведут к штрафам и обязательному устранению недостатков в установленный срок.

1. Проверяйте серию и год выпуска — не доверяйте книжкам с несоответствующими данными.
2. Не используйте бланки, купленные не у официальных поставщиков — это подделка.
3. Обязательно опломбируйте КУДТК, даже если все сотрудники на ЭТК.
4. Проверяйте ЭТК через Госуслуги или ПФР, это единственный надёжный способ подтверждения стажа.
5. Храните бумажные книжки в сейфе, не в обычных шкафах!

Помните: ответственность за подлинность трудовой книжки лежит на работодателе. Даже если работник предоставил документ, вы обязаны убедиться в его соответствии требованиям закона. Использование Госзнака как инструмента проверки — не просто рекомендация, а необходимость для избежания рисков и штрафов.

Для актуальных форм и образцов проверочных листов обращайтесь к КонсультантПлюс или на сайт Роструда.

Дата публикации: 23 мая 2026 года. Информация актуальна на 2026 год в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ.