Процесс оформления на работу всегда сопровождается сбором определенного пакета документов. Одним из ключевых документов, подтверждающих профессиональный опыт и стаж сотрудника, является трудовая книжка. В современных реалиях, когда Россия перешла на цифровой формат учета трудовой деятельности, процедура предоставления этого документа имеет свои особенности.
Обязательный пакет документов при приеме на работу
Согласно статье 65 ТК РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю ряд документов. В стандартный список входят:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности (в электронном виде);
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета);
- Документы об образовании (оригиналы дипломов, аттестатов);
- Военный билет или удостоверение призывника (для военнообязанных).
На сегодняшний день сосуществуют два формата учета стажа. В зависимости от того, какой формат использует работник, процедура предоставления сведений различается.
Бумажная трудовая книжка
Если работник продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде, он предъявляет её оригинал работодателю. Специалист по кадрам проверяет наличие всех необходимых записей, включая закрывающую запись с предыдущего места работы, что подтверждает законность увольнения и возможность приема на новую должность.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Если работник перешел на электронный формат или изначально ведет учет в цифровом виде, он не предоставляет физическую книжку. Вместо этого используются следующие документы:
- Форма СТД-Р: выписка из сведений о трудовой деятельности, которую выдает предыдущий работодатель при увольнении.
- Форма СТД-СФР: выписка, которую работник может самостоятельно получить через портал «Госуслуги» или в Социальном фонде России (СФР).
Эти документы содержат полный перечень сведений: даты приема и увольнения, должности, переводы и основания кадровых мероприятий.
Первое трудоустройство: как оформить трудовую книжку
Если человек устраивается на работу впервые в жизни, у него еще нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки. В этом случае процедура выглядит следующим образом:
- Прием на работу: Работодатель заключает трудовой договор с сотрудником.
- Подача сведений: Работодатель подает форму ЕФС-1 (подраздел 1.1) в Социальный фонд России.
- Создание ЭТК: На основании полученных данных СФР автоматически создает электронную трудовую книжку работника.
В некоторых случаях, по согласованию, все еще возможно заведение бумажной книжки, однако общим трендом является переход на цифровой учет.
Переход с бумажного носителя на электронный
Работники, имеющие бумажную трудовую книжку, могут подать заявление о переходе на электронный формат. В этом случае:
- Работодатель делает в бумажной книжке запись о переходе на ЭТК.
- Бумажная книжка остается на руках у работника и больше не передается новым работодателям. Она служит подтверждением стажа, накопленного до момента перехода на цифровой формат.
Резюме для работника и работодателя
Для того чтобы процесс трудоустройства прошел гладко, рекомендуется помнить следующее:
Работнику: заранее подготовить либо оригинал трудовой книжки, либо актуальную выписку СТД-Р/СТД-СФР. Если вы используете ЭТК, убедитесь, что ваша учетная запись на Госуслугах подтверждена для быстрого получения справок.
Работодателю: внимательно проверять предоставленные сведения и своевременно подавать отчетность в СФР, чтобы данные о стаже сотрудника обновлялись корректно и в полном объеме.