С 2020 года в России функционирует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Переход на цифровой формат существенно упростил документооборот, минимизировал риск потери данных и ускорил процессы кадрового учета. Сегодня работодателю регулярно требуется доступ к данным о стаже и предыдущих местах работы новых или действующих сотрудников. В этой статье мы подробно разберем, как именно работодатель может получить выписку из ЭТК, какие для этого нужны основания и какие сервисы использовать.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Она содержит полную информацию о трудовом стаже работника, его должностях, переводах, увольнениях и основаниях для прекращения трудовых отношений. Все эти сведения хранятся на серверах Социального фонда России (СФР, ранее — Пенсионный фонд РФ) и формируются на основе отчетов, которые ежемесячно сдают работодатели.
Как было отмечено в официальных материалах, связанных с сервисами Госуслуг, электронная выписка формируется мгновенно, что колоссально экономит время и полностью исключает риск утери или порчи бумажного документа. Для трудоустройства и работы россиянам доступен целый ряд электронных документов, которые можно оформить через портал.
Законные основания для запроса выписки
Важно понимать, что данные о трудовой деятельности относятся к персональным данным и защищены законодательством. Работодатель не может просто так зайти в базу и посмотреть историю любого человека. Получить выписку из ЭТК можно только при соблюдении определенных условий:
- Прием на работу: работник вправе предъявить выписку из ЭТК при трудоустройстве вместо бумажной трудовой книжки (согласно ст. 65 ТК РФ).
- Добровольное предоставление: действующий сотрудник может самостоятельно запросить выписку и передать ее работодателю для подтверждения стажа или других кадровых действий.
- Службы занятости: при постановке на учет в качестве безработного.
Если работодателю необходимо проверить данные действующего сотрудника, он должен запросить у него письменное согласие на обработку персональных данных и доступ к сведениям о трудовой деятельности.
Способы получения выписки работодателем
Существует два основных сценария получения данных из ЭТК: когда сотрудник предоставляет документ самостоятельно и когда работодатель запрашивает данные через корпоративные каналы связи с государством;
Способ 1. Сотрудник предоставляет выписку самостоятельно
Это самый частый и простой путь. Кандидат на вакансию или текущий сотрудник самостоятельно формирует документ и передает его в отдел кадров; Сделать это гражданам проще всего через портал Госуслуг.
Как сотрудник формирует выписку на Госуслугах:
- Авторизоваться на портале Госуслуг.
- Перейти в каталог услуг и найти услугу «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Нажать кнопку «Получить услугу» — документ формируется мгновенно в формате PDF или XML.
- Скачать файл и направить его работодателю по электронной почте, через мессенджер или распечатать.
Выписка, скачанная с Госуслуг, подписывается усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) самого сотрудника и содержит все необходимые атрибуты для юридической значимости.
Способ 2. Запрос работодателя через СФР и ЭДО
Работодатель, имеющий доступ к электронному документообороту с государственными органами, может получать сведения о своих сотрудниках напрямую из информационных систем СФР.
Как это работает:
- Через операторов ЭДО: Работодатель подключен к оператору электронного документооборота (Контур, Тензор, СБИС и др.), который интегрирован с СФР. При наличии согласия сотрудника, кадровик может отправить запрос в СФР на получение формы СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) по конкретному застрахованному лицу.
- Через Личный кабинет юридического лица на сайте СФР: Уполномоченный сотрудник работодателя (при наличии соответствующих полномочий и сертификата электронной подписи) может войти в кабинет страхователя и запросить данные по сотрудникам, состоящим с ним в трудовых отношениях.
Как работодателю проверить подлинность выписки
Поскольку выписка может быть предоставлена в электронном виде (файл PDF или XML), работодателю важно убедиться в ее подлинности и отсутствии искажений.
Проверка PDF-выписки с Госуслуг
Если сотрудник принес PDF-файл, скачанный с Госуслуг, работодатель может:
- Открыть файл в программе Adobe Acrobat Reader: при открытии документа появится синяя плашка с информацией о том, что документ подписан электронной подписью.
- Проверить подпись на портале Госуслуг: На главной странице портала есть сервис «Проверка электронного документа». Работодатель загружает полученный PDF-файл и файл открепленной подписи (sig-файл, который сотрудник должен скачать вместе с выпиской). Система мгновенно подтверждает, кто подписал документ и не был ли он изменен после подписания.
Проверка XML-выписки (для кадровых программ)
Если выписка предоставлена в формате XML (машинно-читаемый формат), она загружается напрямую в кадровую программу работодателя (например, 1С:ЗУП). Программа автоматически проверяет электронную подпись и интегрирует данные о стаже в карточку сотрудника.
Форма СТД-Р
При увольнении или при подаче заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, работодатель обязан выдать сотруднику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Эта форма по сути и есть выписка из ЭТК, но формируется она самим текущим работодателем на основе данных СФР и собственных кадровых приказов. Выдается она в день увольнения под подпись (в бумажном или электронном виде).
Получение выписки из электронной трудовой книжки для работодателя, это процесс, который базируется на принципах согласия и защиты персональных данных. Самый оперативный и законный способ получить данные о стаже кандидата — попросить его сформировать выписку на Госуслугах. Это занимает буквально пару минут, исключает бюрократические проволочки и гарантирует работодателю получение достоверной информации, защищенной криптографической подписью государства и самого работника.