Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Что такое трудовая книжка и её виды
2. Когда необходимо оформить (получить) трудовую книжку
3. Какие документы нужны для получения
4. Получение бумажной трудовой книжки
5. Электронная трудовая книжка (ЭТК): как получить выписку
6. Подпись усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)
7. Сроки выдачи
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка и её виды

Трудовая книжка – документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина. В России существуют два официальных формата:

• Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, который продолжают вести у работников, у которых книжка была оформлена до 2021 года.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – выписка из базы данных СФР, оформляемая в виде электронного документа, подписанного УКЭП. На законодательном уровне «ЭТК» как отдельный документ не определён, но выписка имеет ту же юридическую силу, что и бумажный оригинал.

Когда необходимо оформить (получить) трудовую книжку

Трудовая книжка требуется в следующих случаях:

• Первый раз поступаете на работу – необходимо оформить новую книжку.
• Потеря, порча или уничтожение бумажной книжки – требуется её замена.
• Переход на электронный формат – необходимо получить выписку из ЭТК.
• Оформление пенсии, соцвыплат, миграционных документов – требуется подтверждение стажа.

Какие документы нужны для получения

Ниже перечислены обязательные и рекомендованные бумаги. В зависимости от способа получения (бумажный/электронный) список может немного отличаться.

Обязательные документы

1. Паспорт гражданина РФ (оригинал + копия).
2. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
3. ИНН (при наличии).
4. Документ об образовании (диплом, сертификат);
5. Заявление работника (письменное, с подписью). Пример формулировки:
   

   «Прошу выдать мне трудовую книжку (или выписку из электронной трудовой книжки) в соответствии со ст. 34 Трудового кодекса РФ».

Для получения ЭТК (выписки) дополнительно

• Старую бумажную трудовую книжку (если она есть) – требуется для переноса записей.
• УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) – если хотите, чтобы документ был подписан электронно.

Для замены утерянной/повреждённой книжки

• Справка из отдела кадров о потере/повреждении (по форме 2‑н).
• Заявление о выдаче новой книжки.

Получение бумажной трудовой книжки

Бумажную книжку выдаёт работодатель в течение трёх рабочих дней после получения письменного заявления.

Пошаговый алгоритм

1. Подготовьте перечисленные в разделе обязательные документы.
2. Составьте письменное заявление (можно взять образец в отделе кадров).
3. Передайте заявление и копии документов в отдел кадров вашего работодателя.
4. Работодатель оформляет запись в трудовой книжке и выдаёт её вам.
5. Проверьте правильность всех записей (дата, название организации, должность, сроки).

Если у вас нет бумажной книжки (вы только начинаете работать), работодатель оформит её «с нуля» и сразу внесёт первую запись.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): как получить выписку

ЭТК – это выписка из базы данных СФР. Получить её можно несколькими способами:

• Через портал Госуслуги – самый быстрый вариант (пару минут).
• В Многофункциональном центре (МФЦ) – при личном обращении.
• В отделении СФР – если требуется бумажный вариант выписки.
• У работодателя – за период работы у текущего работодателя (на бумажном носителе или в виде электронного документа).

Получение ЭТК через Госуслуги

1. Зайдите на gosuslugi.ru и авторизуйтесь (по СНИЛС, паролю, или через УКЭП).
2. В каталоге услуг найдите «Выписка из электронной трудовой книжки».
3. Заполните форму: укажите ФИО, СНИЛС, ИНН (при наличии) и период, за который нужна выписка.
4. Выберите способ получения:
   • Электронный документ (PDF/XML) – будет подписан УКЭП СФР РФ.
   • Бумажный вариант – СФР отправит вам по почте (обычно 5‑7 дней).
5. Подтвердите запрос и оплатите (услуга бесплатна, но может потребоваться оплата за доставку бумажного документа).
6. Система сформирует документ и разместит его в разделе «Заявления». Скачайте, сохраните, распечатайте при необходимости.

Получение ЭТК в отделении СФР

1. Возьмите с собой оригиналы паспорта, СНИЛС, ИНН и, если есть, бумажную трудовую книжку.
2. Заполните заявление «О выдаче выписки из электронной трудовой книжки» (форма 1‑н).
3. Сотрудник СФР проверит данные, сформирует выписку и подпишет её УКЭП.
4. Получите готовый документ (PDF) на месте или в виде распечатки.

Подпись усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)

Электронный документ, полученный через Госуслуги или СФР, подписывается УКЭП. Это гарантирует:

• Юридическую силу, равную бумажному документу.
• Подтверждение подлинности данных (подпись проверяется в реестре ФСБ).
• Защиту от подделки (криптографический хеш).

Если у вас нет УКЭП, её можно оформить в аккредитованных центрах сертификации (например, в банке или в специализированных ИТ‑компаниях). После получения подписи документ будет готов к использованию в любых государственных и частных структурах.

Сроки выдачи

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки?

Да. Если работник подаёт письменное заявление об отказе от бумажного варианта, работодатель обязан вести только электронную запись. При этом в системе СФР сохраняются все сведения.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Составьте заявление о потере в отделе кадров.
Получите справку из отдела кадров (форма 2‑н).
Обратитесь в СФР (или через Госуслуги) за выпиской из ЭТК.
По получении выписки можно оформить новую бумажную книжку у работодателя.

Нужно ли платить за выписку из ЭТК?

Само получение выписки бесплатно. Плата может взиматься только за доставку бумажного варианта (почтовая услуга) или за оформление УКЭП.

Можно ли получить ЭТК, если у работодателя нет УКЭП?

Да. Работодатель может выдать вам выписку на бумажном носителе, а затем вы самостоятельно запросите электронную версию через Госуслуги или СФР.

Как проверить, что работодатель правильно передал сведения в СФР?

Войдите в личный кабинет на Госуслугах и в разделе «Трудовая книжка» просмотрите актуальную выписку. Если данные не совпадают, обратитесь в отдел кадров с требованием исправить запись.

Получение трудовой книжки (бумажной или электронной) – процесс, требующий лишь базового набора документов и соблюдения чётких сроков. Современные цифровые сервисы (Госуслуги, СФР) позволяют оформить выписку за считанные минуты, а наличие УКЭП гарантирует юридическую силу электронного документа. При правильном подходе вы сможете быстро подтвердить свой трудовой стаж для пенсии, соцвыплат и любых иных целей.

Помните: без письменного заявления работодатель не обязан выдавать книжку, а без подписи УКЭП электронный документ не будет признан в судах и государственных органах.