Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности сотрудников в электронном виде через Пенсионный фонд. Сервис СБИС (Saby) является одним из ключевых инструментов для автоматизации этого процесса. В этой статье подробно разберём, как сформировать и распечатать выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК) в системе СБИС.

Что важно знать об электронных трудовых книжках в СБИС?

Электронная трудовая книжка — это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в базе Пенсионного фонда России (ПФР). Работодатель обязан ежеквартально (по форме ЕФС-1) или при увольнении сотрудника направлять в ПФР сведения о его работе.

В СБИС для удобства пользователей выделен отдельный раздел «Трудовые книжки». Это позволяет:

Вести учёт как электронных, так и бумажных трудовых книжек в одном месте.
Автоматически формировать и отправлять форму СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) в ПФР.
Получать актуальные выписки для сотрудников.

Важно! С 2026 года при увольнении сотрудника работодатель обязан предоставить ему выписку из ЭТК (форму СТД-Р). Бумажная трудовая книжка может выдаваться только по заявлению работника, если он не перешёл на электронный формат ранее.

Пошаговая инструкция: как распечатать выписку (СТД-Р) в СБИС

Процесс может незначительно отличаться в зависимости от версии и обновлений системы, но общая логика следующая:

Шаг 1: Подготовка данных в системе

Убедитесь, что по сотруднику в СБИС:

В карточке сотрудника в графе «Трудовая книжка» указано значение «Электронно» и есть дата заявления о переходе на ЭТК.
Все периоды работы (приёмы, увольнения) внесены корректно.
Форма СЗВ-ТД (или ЕФС-1) за соответствующий период уже сформирована и отправлена в ПФР. Данные в ЭТК обновляются после успешной приёмки отчётности ПФР.

Шаг 2: Переход в раздел «Трудовые книжки»

В главном меню СБИС найдите и откройте раздел «Трудовые книжки» (или «Управление персоналом» → «Трудовые книжки»).

Шаг 3: Поиск нужного сотрудника

В разделе найдите сотрудника, для которого нужно распечатать выписку. Можно использовать фильтры по ФИО, подразделению или ИНН.

Шаг 4: Формирование выписки (СТД-Р)

В карточке сотрудника или в списке найдите кнопку/ссылку для формирования выписки. Это может быть:

«Сформировать выписку» или «СТД-Р».
В некоторых версиях выписка формируется из отчетов для ПФР. Нужно перейти в раздел отчётности, выбрать нужный период (например, за квартал или за весь период работы) и отметить галочкой только отчёт СЗВ-ТД (как указано в одной из сводок).

Система сгенерирует документ в формате PDF. На нём будет виден электронный штамп ПФР (если данные уже поступили в фонд).

Шаг 5: Распечатка и заверение

После генерации документа:

Нажмите кнопку «Распечатать» в окне предпросмотра PDF.
Распечатайте документ на принтере.
Обязательно поставьте на распечатке подпись ответственного лица и печать организации. Без этого документ не считается заверённым и может не быть принят, например, в отдел кадров другой компании или для визы.

Примечание: Если штамп ПФР на выписке отсутствует, это может означать, что сведения о работе сотрудника ещё не были приняты Пенсионным фондом. Проверьте статус отправленной формы СЗВ-ТД в разделе отчётности СБИС.

Типичные проблемы и их решения

Не могу найти раздел «Трудовые книжки».
Убедитесь, что у вашей организации подключена соответствующая услуга в СБИС. Раздел появился после обновлений 2021-2022 годов. Если его нет, обратитесь в техподдержку СБИС или к вашему бухгалтеру.
В выписке нет данных за последний период.
Проверьте, была ли сформирована и успешно ли отправлена в ПФР форма СЗВ-ТД за истекший период (квартал). Данные в ЭТК обновляются только после приёмки отчётности ПФР.
Нужен штамп ПФР на распечатке.
Штамп появляется автоматически в системе после того, как ПФР примет вашу отчётность. Если срочно нужен документ, можно распечатать выписку без штампа, но она будет иметь статус «не заверённая». Для официального использования штамп обязателен.
Как распечатать СЗВ-ТД со штампом прямо сейчас?
Как указано в сводках, можно сформировать и распечатать отчёт СЗВ-ТД из раздела отчётности для ПФР, предварительно отметив его галочкой. После успешной отправки и получения подтверждения от ПФР, в системе обновится и штамп на документе.

Краткий итог и рекомендации

Переход на электронные трудовые книжки в России завершится в 2026 году. СБИС предоставляет удобный инструмент для их ведения.
Для печати выписки используйте отдельный раздел «Трудовые книжки» в интерфейсе СБИС.
Основной документ для сотрудника — выписка СТД-Р. Формируйте её из карточки сотрудника или через отчёты.
Всегда распечатывайте, подписывайте и заверяйте печатью организации полученный документ.
Проверяйте, что данные за нужный период уже отправлены и приняты ПФР (наличие электронного штампа).
При возникновении сложностей обращайтесь в службу поддержки СБИС или к ответственному бухгалтеру/кадровику вашей компании.

Таким образом, процесс распечатки электронной трудовой книжки в СБИС стандартизирован и автоматизирован. Главное — обеспечить своевременное и корректное направление сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд через систему.