С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Для работодателей это означает обязательную сдачу сведений о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд России (ПФР) по форме СЗВ‑ТД и отправку заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки․ В этой статье мы разберём‚ как сформировать и отправить заявление в ПФР через программу 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)․
Что нужно подготовить перед отправкой?
- Убедитесь‚ что у вас установлена последняя версия 1С:ЗУП (рекомендовано 8 ред․3 или 9 ред․1)․
- Проверьте‚ что у вас есть доступ к сервису 1С‑Отчетность (или к СБИС/СФР‚ если вы используете их)․
- Убедитесь‚ что в системе настроено подключение к ПФР: в меню Настройки → Подключения → ПФР должна быть активна запись «ПФР»․
- Проверьте‚ что у всех сотрудников заполнены обязательные реквизиты: ФИО‚ дата рождения‚ серия и номер паспорта‚ дата начала работы․
Создание заявления о переходе на ЭТК в 1С
- Откройте 1С:ЗУП и перейдите в раздел Кадры → Электронные трудовые книжки․
- Нажмите кнопку Создать (или Создать заявление)․
- Выберите сотрудника (или группу сотрудников)‚ для которых вы хотите оформить заявление․
- В открывшемся окне выберите тип заявления:
- Сведения в бумажной трудовой книжке – если работник предпочёл бумажный вариант․
- Сведения в электронной форме (ЭТК) – если работник согласен с переходом на электронный формат․
- Заполните обязательные поля: дата подачи заявления‚ подпись руководителя (если требуется)‚ комментарий (необязательно)․
- Нажмите Сохранить․ Документ автоматически получает статус «Создан»․
Важно!
После создания заявления в 1С автоматически формируется документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности‚ который можно распечатать и передать сотруднику для подписи‚ если это требуется в вашем регионе․
Формирование отчёта СЗВ‑ТД
Отчёт СЗВ‑ТД содержит сведения о всех кадровых событиях за выбранный период․ Для отправки заявления в ПФР он должен быть сформирован и подписан․
- В главном меню выберите Отчёты → СЗВ‑ТД (или найдите его в разделе Отчётность → ПФР)․
- Укажите период‚ за который вы хотите отправить данные (обычно календарный месяц)․
- Нажмите кнопку Сформировать․ 1С соберёт все необходимые сведения о сотрудниках‚ включая данные о заявлении на ЭТК․
- Проверьте корректность отчёта: убедитесь‚ что в колонке «Вид заявления» указаны правильные варианты (бумажная или электронная)․
- Нажмите Подписать (если у вас настроен электронный сертификат)․
- Сохраните готовый файл в формате XML или PDF (обычно XML предпочтительнее для автоматической отправки)․
Отправка отчёта в ПФР через 1С‑Отчетность
- Откройте модуль 1С‑Отчетность (можно через меню Отчётность → 1С‑Отчетность)․
- Выберите пункт ПФР → СЗВ‑ТД и нажмите Отправить․
- В открывшемся окне выберите ранее сформированный XML‑файл․
- Нажмите Отправить․ 1С автоматически передаст файл в систему ПФР через электронный документооборот (ЭДО);
- После успешной отправки вы получите подтверждение в виде отчёта о приёме с номером и датой․
Если вы используете СБИС/СФР
В этом случае вам нужно:
- Зарегистрироваться в системе СБИС и получить доступ к сервису СФР․
- Сформировать отчёт СЗВ‑ТД в 1С и экспортировать его в формате XML․
- Войти в СБИС‚ перейти в раздел Отчётность → ПФР → СЗВ‑ТД и загрузить файл․
- Подтвердить отправку и сохранить копию подтверждения․
Проверка статуса заявления в ПФР
После отправки вы можете проверить статус заявления через портал ПФР:
- Перейдите на сайт www․pfr․ru․
- Войдите в личный кабинет по вашим учетным данным․
- Перейдите в раздел Отчётность → Статус заявлений․
- Найдите ваш документ СЗВ‑ТД по номеру и дате отправки․
- Проверьте‚ что статус «Принято» и дата подтверждения․
Частые ошибки и как их избежать
- Неверный формат даты – используйте формат ГГГГ‑ММ‑ДД․
- Отсутствие подписи – убедитесь‚ что сертификат установлен и активен․
- Несоответствие реквизитов сотрудника – проверьте‚ что ФИО‚ дата рождения и паспортные данные совпадают с данными в ПФР․
- Отсутствие подключения к ПФР – проверьте настройки подключения в 1С․
- Отправка устаревшего отчёта – всегда формируйте отчёт за актуальный период․
Переход на электронные трудовые книжки в 1С требует точного соблюдения последовательности действий: от создания заявления до отправки отчёта в ПФР․ Следуя описанным шагам‚ вы сможете:
- Соблюдать законодательные требования по сдаче сведений о трудовой деятельности․
- Сократить бумажный документооборот и ускорить обработку кадровых данных․
- Обеспечить прозрачность и контроль над статусом заявлений в ПФР․
Если вы столкнулись с проблемами при отправке‚ обратитесь в службу поддержки 1С или к вашему системному администратору․ Переход на ЭТК – важный шаг в цифровизации кадровой работы‚ и правильная настройка 1С поможет вам выполнить его без лишних задержек․