Выписка из трудовой книжки – это документ, содержащий сведения о трудовой деятельности сотрудника (приём, переводы, увольнения, награждения и т.д.). В современных условиях, когда многие организации перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК), формировать такую выписку удобно непосредственно в программе 1С. Ниже представлена подробная пошаговая инструкция, актуальная на 2026 год.
Подготовка к работе в 1С
Прежде чем формировать выписку, необходимо убедиться, что в базе учтены все необходимые справочники и настройки:
- Справочник «Сотрудники» – заполнены личные данные, даты приёма и увольнения, номера трудовых книжек.
- Справочник «Должности» и «Подразделения» – актуальные названия и коды.
- Справочник «Виды наград и взысканий» – если планируется включать информацию о поощрениях.
- Настройка учётной политики – в разделе Зарплата и кадры → Настройки → Учётная политика указать, что ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК) и выбран формат выписки.
- Обновление классификаторов – ОКЗ, ОКВЭД, ОКПД2 должны быть актуальными, иначе 1С может не распознать некоторые должности или виды деятельности.
Если в базе используется конфигурация 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом), большинство настроек уже выполнены по умолчанию. Для 1С:Бухгалтерия или 1С:ERP потребуется активировать модуль «Кадры».
Пошаговая инструкция по формированию выписки
Шаг 1. Открыть карточку сотрудника
Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники, найдите нужного работника и откройте его карточку двойным щелчком.
Шаг 2. Перейти к вкладке «Трудовая деятельность»
В карточке сотрудника выберите вкладку Трудовая деятельность (в некоторых версиях называется Трудовая книжка). Здесь отображаются все записи о приёме, переводах, увольнениях, награждениях и т.д.
Шаг 3. Настроить фильтр и период
Если требуется выписка за определённый период (например, за последние 5 лет), установите фильтр:
- Дата начала – (или другая нужная дата).
- Дата конца – (или текущая дата).
После применения фильтра в списке останутся только записи, попадающие в указанный интервал.
Шаг 4. Сформировать печатную форму
На панели инструментов вкладки нажмите кнопку Печать → Выписка из трудовой книжки. В появившемся окне вы можете:
- Выбрать шаблон выписки (стандартный или пользовательский).
- Указать, включать ли сведения о наградах и взысканиях.
- Добавить подпись руководителя и печать организации (если требуется).
Нажмите ОК – система сформирует предварительный просмотр документа.
Шаг 5. Проверить и исправить данные
В предварительном просмотре внимательно проверьте:
- Правильность ФИО и даты рождения.
- Соответствие дат приёма/увольнения записям в приказов.
- Наличие всех переводов (особенно если сотрудник менял подразделения).
- Отсутствие дублирующих записей.
Если обнаружены ошибки, вернитесь в карточку сотрудника, исправьте нужные записи и повторите шаги 4‑5.
Шаг 6. Сохранить или распечатать выписку
После подтверждения корректности документа вы можете:
- Нажать Сохранить как → выбрать формат PDF или XPS для электронной отправки.
- Нажать Печать и получить бумажный вариант на принтере.
При необходимости выписку можно отправить сотруднику через внутренний электронный документооборот (ЭДО) или загрузить в личный кабинет на портале Госуслуги.
Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)
С 2021 года в России ведение трудовых книжек возможно в электронном виде. В 1С это реализовано через:
- Регистр сведений Электронные трудовые книжки.
- Обмен с ПФР через сервис СЗВ‑ТД (отчёт о трудовой деятельности);
При формировании выписки из ЭТК система автоматически подтягивает данные из регистра, поэтому важно:
- Своевременно отправлять сведения в ПФР (не реже одного раза в месяц).
- Проверять статус обмена в разделе Кадра → Обмен с ПФР.
- Хранить подтверждающие документы (извещения от ПФР) в электронном архиве.
Типичные ошибки и способы их избежать
Ошибка 1. Неактуальные справочники
Если в справочнике «Должности» отсутствует новая позиция, 1С может подставить пустое значение или код «Не определено».
Решение: Периодически (раз в квартал) обновляйте справочники из официальных источников (Минтруд, Росстат) или используйте обработку Обновление классификаторов из поставки 1С.
Ошибка 2. Дублирование записей при переводе
При оформлении перевода иногда создают две записи: одно – увольнение по предыдущей должности, другое – приём на новую, что приводит к дублированию периода работы.
Решение: Используйте документ Перевод сотрудника (вместо пары «Увольнение» + «Приём»), который автоматически корректирует периоды.
Ошибка 3. Отсутствие подписи и печати в электронной выписке
Некоторые организации требуют, чтобы выписка имела электронную подпись руководителя и печать организации.
Решение: Настройте шаблон выписки в разделе Настройки → Печатные формы → Выписка из трудовой книжки, загрузив изображение печати и добавив поле для ЭЦП (можно использовать встроенный криптопровайдер 1С).
Ошибка 4. Неправильный период фильтра
Если указать слишком широкий период, в выписке могут попасть записи о сотрудниках, уже уволенных давно, что делает документ избыточным.
Решение: Всегда уточняйте нужный интервал дат перед формированием выписки и сохраняйте часто используемые периоды как Избранные фильтры.
Формирование выписки из трудовой книжки в 1С – процесс, который при правильной настройке занимает всего несколько минут. Главное – обеспечить актуальность справочников, корректно оформлять кадровые события (приём, перевод, увольнение) и пользоваться готовыми печатными формами, адаптированными под электронные трудовые книжки. Следуя представленной инструкции, вы получите точный и legally значимый документ, который можно предоставить сотруднику, государственным органам или использовать во внутренней отчётности.
Если возникнут вопросы по конкретной версии конфигурации (1С:ЗУП 3.1, 1С:Бухгалтерия 3.0, 1С:ERP и т.д.), рекомендуется обратиться к справочной системе 1С:ИТС или к специалисту по сопровождению вашей информационной системы.