С 1 января 2021 г. в России введён обязательный переход к электронной трудовой книжке (ЭТК). Однако закон допускает сохранение традиционной бумажной трудовой книжки при условии, что работник подаст соответствующее заявление. В статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок подачи заявления, оформление дубликата и обязанности работодателя.
Правовая база
- Федеральный закон № 115‑ФЗ от г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» – вводит ЭТК и определяет порядок выбора формы ведения трудовой книжки.
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), статья 66 – регламентирует обязательность ведения трудовой книжки и возможность её ведения в электронном виде.
- Приказ Минтруда России № 5н от г. – устанавливает сроки подачи заявлений о выборе формы ведения ТК.
Согласно этим нормативным актам, работник может:
- Перейти на электронную трудовую книжку – решение необратимо;
- Сохранить бумажную трудовую книжку – при условии подачи заявления до 31 декабря 2020 г. (или до 1 января 2021 г. в случае отсутствия заявления).
Кому и когда можно сохранить бумажную трудовую книжку?
Сохранить бумажный вариант могут:
- Работники, у которых уже есть трудовая книжка, оформленная до 1 января 2021 г.;
- Сотрудники, у которых книжка утеряна, испорчена или полностью отсутствует – в этом случае необходимо оформить дубликат;
- Работники, впервые принятые на работу после 1 января 2024 г., если они подали заявление о ведении ТК в бумажной форме (возможность ограничена только для новых работников).
Если заявление не было подано до установленного срока, работодатель обязан вести только электронную трудовую книжку.
Порядок подачи заявления о сохранении бумажной трудовой книжки
Заявление может быть составлено в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
- ФИО работника;
- Должность и подразделение;
- Текст заявления с указанием желания вести ТК в бумажном виде;
- Причину отсутствия (утрата, порча, отсутствие книжки) – если это актуально;
- Дата и подпись работника.
Заявление подаётся работодателю в письменном виде (бумажный лист, скан или PDF). После получения заявления работодатель обязан:
- Вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку, передавая сведения в ПФР;
- Сохранить копию заявления в личном деле сотрудника;
- Обеспечить оформление дубликата, если оригинальная книжка отсутствует.
Образец заявления о сохранении бумажной трудовой книжки
<!-- Образец заявления – можно скопировать и адаптировать под свои нужды --> <h3>Заявление</h3> <p>Я, <b>Иванов Иван Иванович</b>, работающий(ая) на должности <b>инженера‑технолога</b> в <b>ООО «ТехноСервис»</b>, прошу сохранить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде.</p> <p>Причина отсутствия (если применимо): <b>трудовая книжка утеряна</b> (или <b>повреждена</b>).</p> <p>Готов(а) предоставить все необходимые сведения для оформления дубликата и согласен(на) на одновременное ведение электронной трудовой книжки в соответствии с требованиями ПФР.</p> <p>Дата: <br>Подпись: _______________________</p>
Оформление дубликата трудовой книжки
Если оригинальная книжка утеряна или испорчена, работодатель имеет два варианта:
- Использовать старые чистые бланки, приобретённые до 2024 г.;
- Оформить дубликат на бланке нового образца, введённого после 2024 г.
Для оформления дубликата необходимо:
- Получить от работника заявление о необходимости дубликата;
- Заполнить бланк дубликата в соответствии с образцом (разделы «Сведения о трудовой деятельности», «Дата начала работы», и т.д.);
- Подписать дубликат обеими сторонами (работник и уполномоченный представитель работодателя);
- Внести запись в электронную ТК (если она уже ведётся) и в ПФР.
Обязанности работодателя при сохранении бумажной ТК
- Вести двойной учёт – одновременно заполнять бумажную и электронную трудовую книжку;
- Своевременно (не реже одного раза в месяц) передавать сведения в ПФР через Личный кабинет работодателя;
- Обеспечить хранение бумажных ТК в надёжных условиях (защита от потери, порчи, доступа посторонних лиц);
- Не требовать от работника два противоречащих заявления – достаточно одного заявления о сохранении бумажной формы.
Переход на электронную трудовую книжку и невозможность обратного перехода
Работник, решивший перейти на ЭТК, может изменить своё решение только в сторону сохранения бумажной ТК. Обратный переход – с электронного на бумажный – не предусмотрен законом. Поэтому перед подачей заявления о переходе необходимо тщательно обдумать своё решение.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Что делать, если я не помню, подавал ли заявление до 31 декабря 2020 г.?
- Ответ: Обратитесь к кадровой службе вашего работодателя. Если в личном деле нет копии заявления, подайте новое заявление о сохранении бумажной ТК – оно будет принято, если вы ещё не начали вести ЭТК.
- Вопрос: Можно ли вести только бумажную ТК, если я подал заявление?
- Ответ: Нет. По закону работодатель обязан вести обе формы – бумажную и электронную – до тех пор, пока работник не перейдёт полностью на ЭТК.
- Вопрос: Сколько стоит оформление дубликата?
- Ответ: По закону бланки трудовых книжек предоставляются бесплатно. Расходы могут возникнуть только на печать (если бланк уже готов) и административные услуги работодателя.
- Вопрос: Можно ли использовать бланк, приобретённый в 2022 г., для дубликата?
- Ответ: Да, если бланк соответствует требованиям (чистый, без печатей, с актуальной нумерацией). После 2024 г. рекомендуется использовать новые образцы, но старые бланки, приобретённые до 2024 г., допускаются.
Сохранение бумажной трудовой книжки – реальный вариант для тех, кто ценит привычный формат или имеет особые причины (утрата, порча оригинала). Главное – своевременно подать заявление, обеспечить двойной учёт и помнить, что переход на электронный формат необратим. При правильном оформлении и соблюдении требований законодательства процесс проходит без осложнений.
Дата публикации: г.