Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В некоторых ситуациях работнику необходимо официально запросить её выдачу или выписку. Ниже представлена пошаговая инструкция, как составить письмо‑запрос для получения трудовой книжки, а также образец такого документа.

Когда требуется письмо о выдаче трудовой книжки

• При приёме на новую работу, если предыдущая книжка утеряна или повреждена.
• При переходе с бумажной трудовой книжки на электронную форму (или наоборот).
• При необходимости получить выписку из трудовой книжки для подачи в государственные органы (пенсионный фонд, суд, банк и т.д.).
• При увольнении, если работник хочет получить книжку на руки сразу после расчёта.

Какие документы понадобятся для оформления запроса

• Паспорт гражданина РФ (или вид на жительство для иностранных работников).
• Трудовой договор или приказ о приёме на работу (для подтверждения трудовых отношений).
• Заявление о выдаче трудовой книжки (в некоторых организациях принимается вместо отдельного письма).
• Если запрос направляется в Социальный фонд России (СФР) – копия СНИЛС.

Структура письма‑запроса

Письмо должно быть официальным, лаконичным и содержать все необходимые реквизиты. Ниже перечислены обязательные элементы:

1. Шапка – реквизиты отправителя (ФИО, должность, подразделение, контактный телефон, e‑mail) и получателя (название организации, отдел кадров или бухгалтерии, адрес).
2. Дата и номер incoming/outgoing (если ведётся внутренний документооборот).
3. – например, «Заявление о выдаче трудовой книжки» или «Письмо‑запрос о предоставлении трудовой книжки».
4. Текст обращения – краткое изложение сути просьбы, ссылка на нормативный акт (ст. 66 ТК РФ) и указание желаемой формы выдачи (бумажная/электронная).
5. Перечень прилагаемых документов (список приложений).
6. Подпись – ФИО отправителя, дата, подпись (если письмо отправляется в бумажном виде).

Образец письма‑запроса о выдаче трудовой книжки

Иванов Иван Иванович
Должность: инженер‑конструктор
Подразделение: отдел проектирования
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: i.ivanov@example.com

Получателю: Отдел кадров ООО «СтройИнвест»
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 205
Вх. №: 2026‑05‑23/01

Заявление о выдаче трудовой книжки
Прошу выдать мне трудовую книжку в бумажной форме в связи с утерей предыдущего документа (акт о утере составлен 15 мая 2026 г., прилагаю копию). 

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, трудовая книжка является обязательным документом о трудовой деятельности работника, и её выдача осуществляется по письменному заявлению сотрудника.

Прилагаю к заявлению:

 
Копия пастраницы с данными паспорта;
 
Копия трудового договора от 01 марта 2024 г.;
 
Акт о утере трудовой книжки (составлен 15 мая 2026 г.).


Прошу рассмотреть данное заявление в течение трёх рабочих дней и известить меня о готовности документа для получения.

Подпись: ___________________ /Иванов И.И./

Особенности запроса для электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 г. в России завершён переходный период на электронные трудовые книжки. Если работник желает получить выписку из ЭТК или оформить бумажный дубликат, в письме следует указать:

• Желание получить выписку из электронной трудовой книжки (форма ЕФС-1) либо бумажный дубликат;
• Ссылку на ст. 66.1 ТК РФ о праве выбора формы ведения трудовой книжки;
• Указание, что работник не подавал заявление об отказе от бумажной книжки (если требуется одновременно вести оба варианта).

Пример фразы для включения в текст:

Прошу предоставить мне выписку из электронной трудовой книжки (форма ЕФС-1) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, либо оформить бумажный дубликат трудовой книжки.

Сроки рассмотрения и выдачи

Согласно внутренним регламентам большинства организаций и рекомендациям Минтруда:

• Рассмотрение заявления – не более 3 рабочих дней.
• Выдача трудовой книжки (или выписки) – в день готовности документа, но не позже 5 рабочих дней с даты подачи заявления.
• При необходимости срочного получения (например, для оформления пенсии) можно указать в заявлении просьбу об ускоренной выдаче и приложить подтверждающие документы (направление из ПФР, судебное решение и т.д.).

Полезные советы

1. Всегда сохраняйте копию отправленного письма и подтверждение о его получении (например, расписку в отделе кадров или подтверждение получения электронного письма).
2. Если отправляете письмо электронной почтой, используйте официальный корпоративный адрес и тему письма, четко отражающую суть запроса.
3. При личной подаче в отдел кадров попросите расписаться в журнале incoming/outgoing документов.
4. В случае отказа или затягивания срока выдачи имеете право обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или в суд, ссылаясь на ст. 66 ТК РФ.

Письмо‑запрос о выдаче трудовой книжки – простой, но важный инструмент для защиты своих трудовых прав. Соблюдая официальный стиль, указывая ссылки на нормативные акты и прилагая необходимые документы, вы значительно ускорите процесс получения нужного документа. Независимо от того, требуется ли вам бумажная трудовая книжка, электронная выписка или дубликат, правильно составленное заявление поможет избежать задержек и недоразумений.

Удачной работы и уверенности в своих трудовых правах!