Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника․ С 1 января 2023 года в России вводятся трудовые книжки нового образца, а старые бланки продолжают использоваться только до их полного израсходования․ Когда же такие бланки (или уже заполненные книжки) необходимо списать, следует строго соблюдать установленный законодательством порядок․
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66․1) – обязанность работодателя предоставлять сведения о трудовой деятельности․
- Приказ Минтруда РФ от № 320н и Приказ Минфина РФ от № 55н – утверждают форму бланков и вкладышей трудовых книжек․
- Постановление Правительства РФ от № 225 – правила ведения и хранения трудовых книжек․
- Федеральный закон «Об архивных документах» и Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (правила N 77) – регламентируют порядок уничтожения архивных документов, в т․ч․ трудовых книжек․
Когда необходимо списать трудовую книжку старого образца?
- Книжка полностью заполнена, а работник уволен и не требует её возврата․
- Бланк трудовой книжки (не заполненный) объявлен излишним после перехода на новый образец․
- Документ содержит персональные данные, срок хранения которых истёк (по закону – 75 лет после смерти работника, но в практике часто применяется более короткий срок, если книжка уже не нужна)․
- Трудовая книжка повреждена, утрачена или подлежит уничтожению в рамках плана утилизации архивных документов․
Подготовительный этап
Формирование реестра
Вести книгу учёта движения трудовых книжек (или электронный реестр)․ В реестре фиксируются:
- Номер книжки (полный номер, указанный в самом документе)․
- ФИО работника, дата рождения, дата начала и окончания трудового стажа․
- Дата поступления в архив/хранилище․
- Причина списания (утрата, износ, переход на новый образец и т․п․)․
- Подпись ответственного лица․
Назначение ответственного
Согласно приказу о назначении ответственного за ведение трудовых книжек, в организации должен быть назначен ответственный за учёт и уничтожение трудовых книжек․ Его ФИО указывается в приказе, а также в реестре․
Подготовка документов
Для списания необходимо подготовить следующие формы (образцы можно взять из КонсультантПлюс или официальных методических рекомендаций):
- Акт о списании трудовых книжек – основной документ, фиксирующий факт уничтожения․
- Приказ о списании (если требуется в организации)․
- Сводная опись дел постоянного хранения (по правилам N 77) – если книжки находятся в архиве․
- Акт о выделении к уничтожению (для архивных документов)․
Пошаговый алгоритм списания
Шаг 1․ Сбор и проверка книжек
Ответственный проверяет, что книжка действительно подлежит списанию:
- Отсутствует требование работника о возврате․
- Отсутствуют обязательные к хранению записи (например, сведения о пенсии, если они ещё актуальны)․
- Книжка имеет признаки износа, повреждения или полностью заполнена․
Шаг 2․ Оформление акта о списании
Примерный шаблон акта (можно скачать в КонсультантПлюс):
АКТ О СПИСАНИИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК г․ ____________ «___» ___________ 20__ Мы, нижеподписавшиеся: ___________ (должность, ФИО) – ответственный за учёт трудовых книжек, ___________ (должность, ФИО) – представитель отдела кадров, составили настоящий акт о списании следующих трудовых книжек старого образца: № | ФИО работника | Дата рождения | Дата начала работы | Дата окончания | Номер книжки | Примечание ---|---------------|----------------|--------------------|----------------|--------------|----------- 1 | Иванов И․И․ | | | | 123-45-6789 | Полностью заполнена Подтверждаем, что указанные документы переданы в утилизацию (уничтожение) в соответствии с правилами N 77․ Подписи: _____________________/ФИО/ _____________________/ФИО/
Шаг 3․ Утверждение акта
Акт подписывается руководителем организации (или его уполномоченным представителем) и ответственным за учёт․ При необходимости акт вносится в протокол заседания комиссии по архивному делу․
Шаг 4․ Уничтожение документа
Уничтожение может быть выполнено двумя способами:
- Физическое уничтожение – шредирование, сжигание, измельчение․ При этом необходимо обеспечить полную невозможность восстановления данных․
- Передача в специализированный архивный сервис – организации, имеющие лицензию на утилизацию архивных документов․
После уничтожения составляется акт о фактическом уничтожении, в котором указываются:
- Дата и место уничтожения․
- Наименование организации‑исполнителя (если использовалась сторонняя фирма)․
- Подписи ответственных лиц․
Шаг 5․ Внесение записи в реестр
В книгу учёта движения трудовых книжек вносятся данные об акте, дате уничтожения и подписи․ Это обеспечивает прослеживаемость и подтверждает законность процедуры․
Примерный приказ о списании
ПРИКАЗ № ___ г․ ____________ «___» ___________ 20__ О списании трудовых книжек старого образца В целях приведения в соответствие с действующим законодательством и обеспечения надлежащего учёта кадровой документации приказываю: Списать трудовые книжки старого образца, указанные в Акте о списании от «___» ___________ 20__ г․ Утвердить форму Акт о списании и Акт о фактическом уничтожении как приложенные․ Ответственному за учёт трудовых книжек (ФИО) обеспечить проведение уничтожения в срок до «___» ___________ 20__ г․ После выполнения работ предоставить в отдел кадров копии актов и внести данные в реестр движения трудовых книжек․ Контроль исполнения: ___________ (ФИО, должность); Подпись _______________________/ФИО/
Особенности при работе с архивом
Если трудовые книжки находятся в государственном архиве или в архивном отделе предприятия, необходимо соблюдать дополнительные требования Правил N 77:
- Составить сводную опись дел постоянного хранения и согласовать её с архивным отделом․
- Получить акт о выделении к уничтожению от руководителя архива․
- Уничтожение должно быть проведено под контролем архивного специалиста, а протокол уничтожения подписывается обеими сторонами․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1․ Можно ли использовать оставшиеся бланки старого образца для новых сотрудников?
Да․ По приказу Минтруда от № 320н бланки старого образца, приобретённые до 2023 года, могут использоваться до полного израсходования․ После их исчерпания следует переходить на новые бланки․
Вопрос 2․ Какой срок хранения трудовой книжки у работодателя?
Трудовая книжка хранится у работодателя до её возврата работнику (по окончании трудовых отношений) либо до её списания в случае, если работник не требует её возврата и документ более не нужен для подтверждения стажа․
Вопрос 3․ Нужно ли уведомлять работника о списании его книжки?
Да․ Работнику следует направить письменное уведомление о том, что его трудовая книжка списана, и предложить получить копию записей (выписку) в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․
Вопрос 4․ Какие штрафы предусмотрены за нарушение порядка уничтожения?
За нарушение требований к хранению и уничтожению персональных данных (в т․ч․ трудовых книжек) предусмотрена административная ответственность в виде штрафов для юридических лиц от 200 000 до 500 000 рублей (ст․ 13․11 КоАП РФ)․
Списание трудовых книжек старого образца – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных актов, правильного оформления документов и контроля за их уничтожением․ При правильном подходе организация обеспечивает:
- Соответствие законодательству о персональных данных и архивных документах;
- Прозрачность и прослеживаемость действий с кадровой документацией;
- Защиту интересов как работодателя, так и работников․
Следуя описанному алгоритму, вы сможете без риска нарушить закон и обеспечить надёжную утилизацию устаревших трудовых книжек․
Дата публикации: