Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный формат ведения учета трудовой деятельности сотрудников, который постепенно вытесняет традиционные бумажные трудовые книжки. С 2020 года в России действует переход на ЭТК, и работодатели обязаны вести трудовые книжки сотрудников в электронном виде. В данной статье мы подробно рассмотрим, как вести электронную трудовую книжку работодателю в системе СБИС, что необходимо знать и какие шаги предпринять.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника. Она хранится в Пенсионном фонде России (СФР) и доступна как работнику, так и работодателю. Электронная трудовая книжка заменяет бумажную трудовую книжку и обеспечивает удобство и оперативность в ведении учета.

Преимущества использования ЭТК

• Удобство: Доступ к информации о трудовой деятельности в любое время и в любом месте.
• Оперативность: Быстрое внесение и обновление информации о трудовой деятельности.
• Безопасность: Защита данных от физического повреждения и утери.
• Экологичность: Сокращение использования бумаги.
• Автоматизация: Интеграция с другими системами учета (например, с кадровыми системами).

СБИС – это комплексная система для управления бизнесом, которая предоставляет функционал для ведения электронных трудовых книжек. Вот пошаговая инструкция по использованию СБИС для ведения ЭТК:

Подготовка к переходу на ЭТК

• Уведомление сотрудников: Обязательно уведомите всех сотрудников о переходе на электронную трудовую книжку.
• Получение заявления: Получите от каждого сотрудника заявление о выборе формата трудовой книжки (электронная или бумажная).
• Ознакомление с правилами: Ознакомьтесь с требованиями законодательства к ведению электронных трудовых книжек.

Создание и настройка ЭТК в СБИС

• Перейдите в раздел «Трудовые книжки»: В СБИС найдите раздел, отвечающий за ведение трудовых книжек. Обычно он находится в разделе «Кадры» или «Персонал».
• Добавьте сотрудника: Создайте новую запись о сотруднике в системе.
• Выберите формат трудовой книжки: Укажите, что для сотрудника будет использоваться электронная трудовая книжка.
• Настройте параметры ЭТК: Укажите необходимые параметры, такие как дата приема на работу, должность и т.д.

Внесение данных в ЭТК

• Добавление записей о приеме на работу: Внесите запись о приеме на работу сотрудника в электронную трудовую книжку.
• Добавление записей о перемещениях: Внесите записи о перемещениях сотрудника между должностями.
• Добавление записей об увольнении: Внесите запись об увольнении сотрудника.
• Добавление других записей: Внесите другие необходимые записи, такие как записи о наградах, поощрениях, отпусках и т.д.

Отчетность в Социальный фонд России (СФР)

• Форма ЕФС-1: Работодатель обязан представлять в СФР сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме ЕФС-1.
• Автоматическая генерация: В СБИС можно автоматически генерировать отчет ЕФС-1 на основе данных, внесенных в электронные трудовые книжки.
• Отправка в СФР: Отправьте отчет ЕФС-1 в СФР через интернет.

Как работнику посмотреть электронную трудовую книжку?

Работники могут просматривать свою электронную трудовую книжку через:

• Личный кабинет на портале Госуслуг: После регистрации на портале Госуслуг работник может получить доступ к своей ЭТК.
• Личный кабинет работодателя в СБИС: Работодатель может предоставить сотруднику доступ к его ЭТК через личный кабинет в СБИС.
• Специализированные мобильные приложения: Некоторые работодатели используют мобильные приложения для предоставления доступа к ЭТК.

Юридические аспекты и частые ошибки

• Обязанность ведения ЭТК: Работодатель обязан вести электронные трудовые книжки сотрудников с 1 января 2020 года.
• Заявление работника: Работодатель должен получить от работника заявление о выборе формата трудовой книжки.
• Сроки внесения данных: Данные о трудовой деятельности должны вноситься в ЭТК в течение 14 дней с момента наступления события.
• Ответственность: Работодатель несет ответственность за достоверность и полноту информации, содержащейся в ЭТК.
• Ошибка в данных: В случае обнаружения ошибки в ЭТК, необходимо оперативно исправить ее.

Где найти дополнительную информацию?

• Сайт СБИС: [https://www.sbis.ru/](https://www.sbis.ru/)
• Сайт Пенсионного фонда России: [https://pfrf.gov.ru/](https://pfrf.gov.ru/)
• Нормативные документы: Трудовой кодекс Российской Федерации, Постановление Правительства РФ № 125 от 16 февраля 2020 г. «Об утверждении Правил ведения электронных трудовых книжек».

Ведение электронных трудовых книжек в СБИС – это современный и удобный способ учета трудовой деятельности сотрудников. Соблюдение требований законодательства и правильная настройка системы СБИС позволит избежать ошибок и обеспечить эффективное управление кадровым учетом. Регулярно обновляйте информацию в ЭТК, своевременно представляйте отчетность в СФР и предоставляйте сотрудникам доступ к их электронным трудовым книжкам.