Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако на практике работодатели часто сталкиваются с ситуацией‚ когда сотрудник увольняется‚ забирает расчет‚ но за своим документом так и не появляется. В таком случае трудовая книжка приобретает статус невостребованной. Что делать с ней работодателю‚ чтобы не нарушить закон и не получить штрафы? Разберем все шаги подробно.

Почему трудовые книжки остаются невостребованными?

Причины‚ по которым бывшие сотрудники не забирают свои документы‚ могут быть разными:

• Банальная забывчивость или небрежность: сотрудник считает‚ что документ ему сейчас не нужен.
• Переезд в другой город или страну: у работника нет возможности приехать лично.
• Конфликт с работодателем: нежелание пересекаться с бывшим руководством.
• Смерть работника: когда за документом некому прийти‚ или родственники не осведомлены о его месте нахождения.

Законодательные нормы

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения. Если в этот день выдать документ невозможно (работник отсутствует или отказывается его забирать)‚ работодатель должен:

1. Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
2. Сохранить документ до момента его выдачи работнику или его доверенному лицу.

Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Пошаговый алгоритм действий работодателя

Шаг 1. Оформление записи об увольнении

Даже если работник исчез‚ запись об увольнении в трудовой книжке должна быть сделана в обязательном порядке. В графе «Подпись работника» в данном случае ничего не ставится‚ но сама запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Шаг 2. Отправка уведомления

Это самый важный этап! Необходимо составить письменное уведомление и отправить его увольняемому сотруднику по последнему известному адресу его проживания; Уведомление лучше отправить ценным письмом с описью вложения‚ чтобы у вас остались документальные доказательства.

В уведомлении следует указать:

• Информацию о том‚ что трудовая книжка готова к выдаче.
• Просьбу явиться за документом в отдел кадров.
• Предложение переслать трудовую книжку по почте (для этого работник должен прислать письменное согласие).

Шаг 3. Хранение невостребованного документа

Если работник не ответил на уведомление или отказался забирать документ‚ трудовая книжка должна остаться в организации.

Сроки хранения:

• До 1 июля 2021 года действовали правила‚ согласно которым невостребованные трудовые книжки хранились 75 лет.
• После 1 июля 2021 года вступили в силу новые правила (Приказ Росархива № 236). Теперь невостребованные трудовые книжки работников хранятся 50 лет с даты их внесения в реестр невостребованных документов.

Документ должен находиться в специальном сейфе или несгораемом шкафу в отделе кадров‚ отдельно от книжек действующих сотрудников.

Шаг 4. Выдача при позднем обращении

Если бывший сотрудник объявится через несколько лет‚ работодатель обязан выдать ему трудовую книжку. При этом:

• Работник должен написать заявление с просьбой выдать документ.
• В трудовую книжку вноситься дополнительная запись о том‚ что за период с даты увольнения по текущий момент стаж не приобретался (по желанию работника‚ оформляется отдельной строкой).
• Выдача фиксируется в книге учета движения трудовых книжек‚ где работник ставит свою подпись;

Что делать‚ если работник умер?

В случае смерти работника трудовая книжка также может остаться невостребованной. В этой ситуации:

1. Работодатель вносит запись: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника‚ пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
2. Документ хранится у работодателя на общих основаниях (50 лет).
3. Выдать трудовую книжку можно родственникам умершего (супругу‚ детям‚ родителям) под расписку при предоставлении свидетельства о смерти и документов‚ подтверждающих родство.

Чего делать категорически нельзя?

• Выбрасывать или уничтожать документ. Это прямое нарушение закона‚ которое влечет за собой административную ответственность (штраф по ст. 5.27 КоАП РФ).
• Отправлять по почте без согласия. Высылать трудовую книжку почтой можно только в том случае‚ если работник письменно об этом попросил. Иначе‚ если письмо потеряется‚ ответственность ляжет на работодателя.
• Игнорировать отправку уведомления. Пока у вас нет квитанции об отправке уведомления‚ вы несете ответственность за задержку выдачи трудовой книжки (вплоть до выплаты компенсации за вынужденный прогул).

Невостребованная трудовая книжка — это не просто бумажка‚ а важный кадровый документ‚ который требует строгого учета и аккуратного хранения. Главное правило для работодателя: сделать запись об увольнении‚ отправить уведомление с предложением пересылки и терпеливо хранить документ в течение 50 лет. Соблюдение этого алгоритма защитит компанию от штрафов и судебных исков‚ а бывший сотрудник сможет забрать свой стаж в любой удобный для него момент.