В трудовой книжке (ТК) фиксируются сведения о работе сотрудника: дата приёма‚ перевод‚ увольнение‚ а также наименование должности‚ которую он занимал. Часто в названии должности встречается слово «главный» (главный бухгалтер‚ главный инженер‚ главный специалист и т.д.). Ниже подробно рассмотрено‚ как правильно внести такую запись‚ какие реквизиты обязательны и какие ошибки следует избегать.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ‚ ст. 66 – трудовая книжка как главный документ‚ подтверждающий трудовой стаж.
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Порядок).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (Приложение 1 к Приказу Минтруда РФ от № 69).

Согласно пункту 4 Порядка‚ в разделе «Сведения о работе» заполняются графы:

1. № записи (порядковый номер).
2. Дата приёма на работу (или дата перевода‚ увольнения).
3. Наименование организации‚ структурного подразделения и должности (профессии‚ специальности).
4. Основание для внесения записи (приказ‚ распоряжение‚ договор и т.п.).

Именно в графе 3 указывается должность‚ в которой может присутствовать слово «главный».

Что считается должностью «главный»?

Слово «главный» является частью официального наименования позиции и отражает высший уровень ответственности в рамках подразделения. Примеры:

• Главный бухгалтер;
• Главный инженер;
• Главный специалист по охране труда;
• Главный врач (в медицинских учреждениях);
• Главный менеджер по продажам.

Важно‚ чтобы запись точно соответствовала формулировке‚ указанной в трудовом договоре и приказе о приёме/переводе.

Пошаговая инструкция внесения записи о должности «главный»

1. Подготовьте основание: приказ о приёме на работу (или о переводе) с указанием должности‚ например: «Принять Иванова И.И. на должность главного бухгалтера отдела финансового учёта».
2. Определите порядковый номер записи: если это первая запись после приёма – № 1‚ далее увеличивайте на единицу.
3. Заполните графу 2 (дата): указывается дата‚ с которой сотрудник приступает к исполнению обязанностей (обычно дата из приказа). Формат – ДД.ММ.ГГГГ (двузначные день и месяц).
4. Заполните графу 3: пишется полное наименование организации‚ её структурного подразделения и должность. Пример:
   ООО «Альфа‑Тех»‚ отдел финансового учёта‚ главный бухгалтер.
   Если подразделения нет – указывают только организацию и должность.
5. Заполните графу 4 (основание): реквизиты приказа (№‚ дата) либо номер и дата трудового договора‚ если запись делается на основании договора.
6. Подпись и печать: запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель отдела кадров) и печатью организации (если она используется).

Пример оформления записи в табличном виде (для наглядности):

Частые ошибки при внесении записи о должности «главный»

• Неполное наименование должности: запись только «бухгалтер» вместо «главный бухгалтер» приводит к занижению квалификации и может повлиять на начисление стажа.
• Отказ от указания подразделения: если в организации есть несколько отделов с одинаковыми должностями‚ отсутствие подразделения создаёт неоднозначность.
• Неправильный формат даты: использование слэша или точки в неполном виде (например‚ ) противоречит Порядку‚ требующему ДД.ММ.ГГГГ.
• Отсутствие ссылки на основание: запись без указания номера и даты приказа считается незавершённой и может быть оспорена контролирующими органами.
• Подпись только сотрудника: сам сотрудник не может заверять свою запись в трудовой книжке; требуется подпись уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель).

Особенности записи при внешнем совместительстве

Если сотрудник работает главным специалистом у второго работодателя (внешнее совместительство)‚ запись в его основной трудовой книжке делается на основании:

• справки второго работодателя о приёме на работу;
• копии трудового договора или выписки из приказа о приёме;
• при наличии – печати и подписи ответственного лица второго работодателя.

В графе 3 указывается место работы (полное наименование второго работодателя) и должность‚ например:

ИП «СтройСервис»‚ отдел проектирования‚ главный инженер

Основание – справка № 12 от ‚ выданная ИП «СтройСервис».

Примеры записей для разных ситуаций

Приём на работу главного бухгалтера

№ записи: 1
Сведения о работе: ООО «Финанс‑Групп»‚ бухгалтерия‚ главный бухгалтер
Основание: Приказ № 102 от 
Подпись: ___________________ (И.О. Петров‚ руководитель отдела кадров)
Печать: [печать организации]

Перевод главного инженера в другое подразделение

№ записи: 2
Сведения о работе: АО «ЭнергоСтрой»‚ отдел главного инженера‚ главный инженер
Основание: Приказ № 58 от (перевод из отдела строительства в отдел главного инженера)
Подпись: ___________________ (С.И. Смирнова‚ кадровик)
Печать: [печать организации]

Увольнение главного специалиста по охране труда

№ записи: 3
Сведения о работе: ЗАО «БезопасТруд»‚ служба охраны труда‚ главный специалист по охране труда
Основание: Приказ № 89 от об увольнении по собственному желанию
Подпись: ___________________ (А.В. Кузнецов‚ директор по персоналу)
Печать: [печать организации]

Как проверить правильность внесённой записи

1. Сопоставьте формулировку должности с текстом трудового договора и приказа.
2. Убедитесь‚ что дата в графе 2 совпадает с датой начала работы‚ указанной в приказе.
3. Проверьте‚ что в графе 4 присутствуют номер и дата основания (приказ‚ договор‚ справка).
4. Проверьте наличие подписи уполномоченного лица и‚ если организация использует печать – отпечатка печати.
5. Если запись сделана при внешнем совместительстве‚ убедитесь‚ что указаны реквизиты второго работодателя и его подпись/печать.

При обнаружении несоответствия следует оформить исправительную запись (ссылка на ошибочную запись‚ правильные данные‚ подпись и печать).

Запись о должности‚ содержащей слово «главный»‚ в трудовой книжке оформляется по общим правилам ведения ТК‚ но требует особого внимания к точности формулировки наименования позиции и указанию структурного подразделения. Соблюдение порядка заполнения граф‚ наличие правильного основания и заверения подписью уполномоченного лица гарантируют‚ что запись будет признана законной и не вызовет вопросов у Пенсионного фонда‚ трудовой инспекции или суда.

Помните: трудовая книжка – главный документ подтверждающий ваш трудовой стаж‚ поэтому каждая запись‚ в т.ч. о «главной» должности‚ должна быть безупречной.