Награждение сотрудника ведомственной наградой от министерства, это значимое событие, которое подчеркивает его высокий профессионализм и вклад в развитие отрасли. Безусловно, такую высокую оценку труда необходимо правильно и своевременно отразить в трудовой книжке работника. В 2026 году правила ведения трудовых книжек имеют свои нюансы, связанные с параллельным существованием бумажного и электронного форматов. В этой статье мы подробно разберем, как корректно внести запись о награждении от министерства, чтобы избежать нарушений законодательства.
Особенности учета награждений в 2026 году: бумажный и электронный форматы
Прежде чем вносить запись, работодателю необходимо убедиться, что он имеет право делать отметки в бумажной трудовой книжке сотрудника. В 2026 году записи могут быть внесены разными способами, но главное условие — работник не перешел полностью на электронный формат (ЕФС-1).
Проверить это просто: если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в его бумажном бланке должна стоять специальная закрывающая запись. При ее наличии новый или текущий работодатель уже не имеет права вносить в бумажный документ записи о трудовой деятельности и награждениях.
Важно понимать, что электронная трудовая книжка (ЕФС-1) имеет свои ограничения. Она показывает только стаж работы и основные изменения в трудовых отношениях. Сведения о награждениях в электронную форму не переносятся автоматически. Если работник хочет сохранить информацию о министерской награде, он может продолжать использовать бумажную книжку. Если же бумажный вариант уже закрыт, для подтверждения награды придется использовать другие документы, например, копию приказа о награждении или сам наградной лист.
Обязанность работодателя и ответственность
Согласно пункту 4 Порядка ведения трудовых книжек, в них вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе, увольнении, а также сведения о награждении за успехи в работе.
Если на момент награждения у работодателя имеется обязанность по внесению записей в бумажную трудовую книжку (сотрудник не отказывался от нее), невнесение записи о награждении образовывает собой состав административного правонарушения. Поэтому игнорировать этот шаг нельзя — запись должна быть сделана в обязательном порядке.
Пошаговая инструкция: как внести запись о награждении от министерства
Запись о награждении вносится в специальный раздел бумажной трудовой книжки — «Сведения о награждении». Обратите внимание: если вы по ошибке внесете запись о работе в этот раздел, это нужно будет обязательно исправить, так как разделы предназначены для разных целей.
Порядок внесения сведений о награждении следующий:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация в рамках раздела).
- Графа 2: указывается дата награждения в формате ДД.ММ.ГГГГ (дата подписания приказа или распоряжения).
- Графа 3: в виде заголовка указывается полное наименование работодателя (юридического лица или ИП). Под этим заголовком вписывается сама запись: кем награжден работник, за какие достижения и какая именно награда присуждена.
- Графа 4: указывается наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или иной документ работодателя о направлении к награждению), его дата и номер.
Важные правила формулировок
При внесении записи о министерской награде формулировка должна точно соответствовать документу о награждении (указу, приказу министерства, протоколу). Недопустимо сокращать наименование министерства или самой награды.
Образец записи о награждении от министерства
Рассмотрим конкретный пример. Сотрудник Иванов И.И. награжден Почетной грамотой Министерства здравоохранения РФ за большой личный вклад в развитие здравоохранения. На основании приказа работодателя о направлении представлении к награде и самом приказе Министерства, запись будет выглядеть так:
Пример заполнения раздела «Сведения о награждении»:
- Графа 1 (№ записи): 5
- Графа 2 (Дата):
- Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «МедСервис» (ООО «МедСервис»)
Награжден Почетной грамотой Министерства здравоохранения Российской Федерации за большой личный вклад в развитие здравоохранения и многолетний добросовестный труд - Графа 4 (Документ-основание): Приказ от № 45-к
Как исправить ошибку в разделе «Сведения о награждении»
Человеческий фактор неизбежен, и иногда при заполнении допускаются ошибки. Исправление ошибки в разделе «Сведения о награждениях» трудовой книжки производите точно так же, как и в разделе «Сведения о работе».
Для этого:
- В графе 1 под следующим порядковым номером впишите: «Запись за номером таким-то недействительна».
- В графе 3 сделайте правильную формулировку записи о награждении.
- В графе 4 повторно укажите реквизиты приказа (или нового приказа, если ошибка была в основании).
Зачеркивать неверные записи в трудовой книжке категорически запрещено!
Внесение записи о награждении от министерства — это не просто формальность, а важный юридический факт, подтверждающий признание заслуг работника на государственном уровне. В 2026 году внимательно следите за статусом трудовой книжки сотрудника (ведется ли она на бумаге), строго соблюдайте нумерацию, не сокращайте наименования ведомств и всегда опирайтесь на официальные приказы. При возникновении сомнений всегда можно воспользоваться актуальными образцами заполнения от справочных систем, чтобы избежать штрафов со стороны трудовой инспекции.