В 2024 году в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая заменяет традиционную бумажную․ Важной частью кадрового учета является правильное оформление записей о награждениях и поощрениях․ Ниже приведён пошаговый алгоритм, который поможет работодателю и сотруднику корректно внести данные в ЭТК․
Что такое запись о награждении?
Запись о награждении фиксирует факт вручения сотруднику официального признания (премии, грамоты, медали) за выдающиеся результаты работы․ В ЭТК она оформляется в разделе «Сведения о награждении» (или «Сведения о поощрении»)․
Куда вносить сведения о награждении?
Согласно Росруд и порталу Кадровик‑практик, сведения о награждении не вносятся в бумажную трудовую книжку и не размещаются в Т‑2․ Они фиксируются только в электронном виде, в разделе «Сведения о награждении» ЭТК․
Порядок внесения записи в ЭТК
- Определите порядковый номер записи․ Нумерация должна быть непрерывной и расти по мере добавления новых записей․ Если это первая запись о награждении, номер будет 1․
- Укажите дату внесения записи․ Это дата, когда запись была добавлена в систему․
- Заполните графу 3 – «Сведения о награждении»; В этой графе указываются:
- Полное наименование организации, в которой работник был награждён․
- Сокращённое наименование (если применимо)․
- Наименование награды (например, «Почётная грамота»)․
- Краткое описание основания награждения (например, «За выдающиеся результаты в проекте X»)․
- Сохраните запись․ После заполнения всех полей система автоматически присвоит уникальный идентификатор и сохранит запись в базе данных․
Пример заполнения записи о награждении
| Графа | Содержание |
|---|---|
| Порядковый номер записи | 15 |
| Дата внесения записи | 2026‑05‑23 |
| Сведения о награждении | Полное название организации: ООО «ТехноПром» Сокращённое название: ТехноПром Наименование награды: Почётная грамота Основание награждения: За выдающиеся результаты в проекте «Энергосбережение 2025» |
Как проверить корректность записи
После внесения записи в ЭТК можно выполнить проверку:
- Откройте личный кабинет сотрудника в системе «Кадры»․
- Перейдите в раздел «Трудовая книжка» → «Сведения о награждении»․
- Убедитесь, что номер записи, дата и сведения совпадают с тем, что вы ввели․
Что делать, если запись была внесена неверно?
Если при проверке обнаружены ошибки, необходимо:
- Внести новую запись с правильными данными․
- В графе 3 новой записи указать: «Запись за номером ___ недействительна»․
- Сохранить изменения․ Система автоматически отметит старую запись как недействительную․
Ссылки и источники
- Роструд – официальная информация о ЭТК
- Кадровик‑практик – ответы на вопросы о записи о награждении
- КонсультантПлюс – образцы и инструкции по заполнению
- Образцы записей в ЭТК (по ссылке)
Запись о награждении в электронную трудовую книжку – это обязательный элемент кадрового учета․ Следуя приведённому алгоритму, вы гарантируете правильность данных, соответствие законодательству и удобство доступа для всех заинтересованных сторон․