Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь сотрудника. Согласно действующему законодательству, работодатель обязан фиксировать в ней не только факты приема и увольнения, но и сведения о профессиональном обучении работника. В частности, речь идет о внесении записей о повышении квалификации.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить такую запись, на какие нормативные акты опираться и какие частые ошибки допускают кадровики.

Нормативная база

При заполнении трудовых книжек работодателям следует ориентироваться на Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н (действителен до 1 сентября 2027 года), утверждающий порядок ведения и хранения трудовых книжек. Этот документ четко регламентирует случаи, когда в бумажную трудовую книжку необходимо вносить записи, и повышение квалификации, один из таких случаев (наряду с получением второй профессии или специальности).

Сведения об образовании, профессии, специальности и квалификации вносятся на основании надлежащим образом оформленных документов: дипломов, удостоверений и свидетельств установленного образца (п. 28 Порядка).

На основании каких документов вносится запись?

Прежде чем сделать запись в трудовой книжке, сотрудник отдела кадров должен получить от работника подтверждающий документ. Вид выдаваемого документа зависит от объема прослушанных часов и типа обучения:

• Удостоверение о повышении квалификации — выдается в том случае, если объем программы составил от 16 до 100 часов.
• Диплом о профессиональной переподготовке, выдается при объеме программы свыше 250 часов (дает право на ведение нового вида деятельности).
• Свидетельство о профессии рабочего / должности служащего — выдается при повышении разряда рабочим.

Важно: Если сотрудник не предоставил документ, подтверждающий уровень его квалификации, работодатель не имеет права вносить запись в трудовую книжку.

Где заполняется запись?

Сведения о повышении квалификации вносятся в специальный раздел трудовой книжки: «Сведения о профессиональной подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке». Указывается:

1. Порядковый номер записи (графа 1).
2. Дата внесения записи (графа 2).
3. Сведения о повышении квалификации: период обучения, название образовательного учреждения, вид программы (графа 3).
4. Наименование документа (удостоверение, диплом), его серия и номер (графа 3, ниже названия программы).

Образец внесения записи о повышении квалификации

Запись вносится по месту работы сотрудника после того, как он предоставил в отдел кадров соответствующий документ. Рассмотрим образец заполнения на примере стандартного бланка трудовой книжки.

Пример заполнения раздела:

Раздел: Сведения о профессиональной подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке

• Графа 1 (№ записи): 1
• Графа 2 (Дата):
• Графа 3 (Сведения): С по проходил обучение в НОУ ДПО «Институт современных технологий» по программе «Современные методы управления персоналом» (повышение квалификации). Удостоверение о повышении квалификации № 778899 от .

Особенности для трудовых книжек старого образца

На практике кадровики часто сталкиваются с ситуацией, когда у работника трудовая книжка старого образца (выданная до 2004 года в РФ или образца 1995 года в Республике Беларусь), в которой отсутствует раздел «Сведения о профессиональной подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке».

Как быть в этой ситуации?

1. Вкладыш: Необходимо вшить в трудовую книжку специальный вкладыш, который содержит данный раздел, и вести записи в нем.
2. Отметка на ьном листе: На ьном листе самой трудовой книжки (в разделе «Образование») делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Вносить записи о повышении квалификации в раздел «Сведения о работе» категорически запрещено, так как это приведет к нарушению структуры документа и может стать причиной для штрафов со стороны трудовой инспекции.

Повышение разряда: в чем специфика?

Отдельно стоит отметить повышение квалификационного разряда для рабочих профессий (например, токарь, сварщик). Работодатель имеет полное право внести запись о повышении разряда в трудовую книжку. Делается это в разделе «Сведения о работе».

Образец записи о повышении разряда:

• Графа 1: 5
• Графа 2:
• Графа 3: Присвоен 5 разряд по профессии «Электрогазосварщик». Приказ от № 45-к;
• Графа 4: Приказ от № 45-к

Частые ошибки и важные нюансы

• Внесение записи без документа: Запись вносится исключительно на основании оригинала удостоверения, диплома или свидетельства. Копия документа подшивается в личное дело сотрудника.
• Незаконченное обучение: Если сотрудник является студентом и не настаивает на внесении записи о незаконченном образовании, работодатель не обязан делать такую запись. Она вносится только по желанию работника.
• Сокращения: При заполнении граф не допускаются произвольные сокращения (например, «пов. кв.» вместо «повышение квалификации»). Название образовательной организации должно совпадать с тем, как оно указано в удостоверении.
• Запись о стажировке: Не стоит забывать, что запись о прохождении стажировки (как части процесса повышения квалификации или переподготовки) также вносится в соответствующий раздел трудовой книжки.

Внесение записи о повышении квалификации, это не просто формальность, а важное подтверждение профессионального роста сотрудника. Грамотное и своевременное заполнение этого раздела трудовой книжки защищает интересы работника в будущем и демонстрирует высокий уровень кадрового делопроизводства в организации. Всегда сверяйтесь с оригиналами предоставленных документов и следуйте актуальным инструкциям Приказа Минтруда № 320н.