Вкладыш в трудовую книжку – важный документ‚ отражающий изменения в трудовой деятельности работника. Он заполняется‚ когда в основной части трудовой книжки заканчиваются страницы одного из разделов (Сведения о работе или Сведения о награждении). Правильное заполнение вкладыша – это обязанность работодателя‚ и от этого зависит сохранность трудовой истории сотрудника. В этой статье мы подробно рассмотрим‚ как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку‚ какие данные необходимо указать и как оформить его выдачу работнику.
Когда нужен вкладыш?
Вкладыш заполняется‚ когда в основной части трудовой книжки исчерпаны все страницы одного из разделов:
- Сведения о работе: Этот раздел содержит информацию о местах работы сотрудника‚ периодах работы‚ занимаемых должностях и причинах увольнения.
- Сведения о награждении: Этот раздел содержит информацию о наградах и поощрениях‚ полученных сотрудником.
Что нужно для заполнения вкладыша?
Вам понадобится:
- Новый вкладыш: Бланк вкладыша можно приобрести в типографии или заказать в специализированных компаниях. В соответствии с приложением 1 к приказу Минтруда России № 320н от г. в новом вкладыше 12 разворотов для раздела «Сведения о работе» и 5 разворотов для раздела «Сведения о награждении».
- Ручка: Для аккуратного и разборчивого заполнения.
- Печать организации (при наличии): Для подтверждения правильности заполнения.
- Подпись руководителя организации или уполномоченного лица: Для подтверждения правильности заполнения.
Как заполнить вкладыш?
Заполнение вкладыша требует внимательности и аккуратности. Вот пошаговая инструкция:
ьный лист вкладыша
На ьном листе вкладыша необходимо указать следующую информацию:
- Наименование организации: Полное наименование организации‚ выдавшей трудовую книжку.
- Дата выдачи вкладыша: Дата заполнения вкладыша.
- ФИО работника: Полное имя‚ отчество и фамилия работника.
- Должность работника: Должность‚ занимаемая работником на момент заполнения вкладыша.
- Образование работника: Уровень образования работника.
- Серия и номер трудовой книжки работника: Указываются серия и номер‚ указанные в основной части трудовой книжки.
- Дата зачисления в трудовую книжку: Дата‚ когда работник был впервые зачислен в трудовую книжку.
- Номер страницы вкладыша: Указывается порядковый номер страницы вкладыша‚ продолжающий нумерацию трудовой книжки.
- Штамп «Выдан вкладыш»: На ьном листе необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша.
Пример заполнения ьного листа:
ООО «Ромашка»
Выдан вкладыш
Дата выдачи: 2026-05-20
ФИО работника: Иванов Иван Иванович
Должность: Менеджер по продажам
Образование: Высшее
Серия и номер трудовой книжки: 55 номер 123456
Дата зачисления в трудовую книжку: 2020-01-01
Номер страницы вкладыша: 1
Заполнение разделов вкладыша
После ьного листа вкладыш делится на разделы. В зависимости от того‚ какой раздел заполняется‚ необходимо указать следующую информацию:
Раздел «Сведения о работе»
- Дата зачисления в должность: Дата‚ когда работник был принят на новую должность.
- Наименование организации: Наименование организации‚ где работает работник.
- Отрасль: Отрасль‚ в которой работает организация.
- Ведомство: Ведомство‚ к которому относится организация.
- Должность: Должность‚ занимаемая работником.
- Дата увольнения (если применимо): Дата увольнения работника.
- Причина увольнения: Причина увольнения работника (например‚ по собственному желанию‚ по сокращению штата).
Раздел «Сведения о награждении»
- Наименование награды: Наименование награды‚ полученной работником.
- Дата награждения: Дата‚ когда работник был награжден.
- Основание награждения: Основание‚ по которому работник был награжден (например‚ за высокие достижения в работе).
Важно:
- Записи в вкладыше должны быть сделаны четко и разборчиво.
- Не допускается исправлять ошибки в вкладыше. Если допущена ошибка‚ необходимо сделать поправку и поставить подпись лица‚ вносящего поправку.
- Нумерация записей в вкладыше должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке.
Оформление выдачи вкладыша
После заполнения вкладыша необходимо оформить его выдачу работнику.
Подпись на ьном листе: На ьном листе вкладыша руководитель организации или уполномоченное лицо ставит свою подпись и печать организации (при наличии)‚ подтверждая правильность заполнения.
Внесение записи в трудовую книжку: В основной части трудовой книжки вносится запись об оформлении вкладыша. В графе 6 (Сведения о документе) указывается «Вкладыш в трудовую книжку». В графе 12 (Отметка о выдаче вкладыша) ставится отметка о выдаче вкладыша с указанием даты выдачи.
Где купить вкладыш?
Вкладыши для трудовых книжек можно приобрести в:
- Типографиях: Большинство типографий предлагают вкладыши для трудовых книжек.
- Специализированных компаниях: Существуют компании‚ которые специализируются на производстве и продаже документов для ведения кадрового учета.
- Интернет-магазинах: В интернет-магазинах можно найти широкий выбор вкладышей для трудовых книжек.
Важные моменты
- Заявление о выдаче вкладыша: В законодательстве не предусмотрено обязательное оформление заявления о выдаче вкладыша. Однако‚ если в трудовой книжке сотрудника заполнены все страницы одного из разделов‚ а вам необходимо внести новую запись‚ оформление вкладыша на новом бланке является обязательным.
- Хранение вкладыша: Трудовая книжка с вкладышем должна храниться в кадровом делопроизводстве организации.
Правильное заполнение вкладыша в трудовую книжку – важная задача‚ требующая внимательности и аккуратности. Соблюдение всех требований законодательства поможет избежать ошибок и обеспечит сохранность трудовой истории работника. Если у вас возникли вопросы по заполнению вкладыша‚ обратитесь к специалистам кадрового делопроизводства.