С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным․ К 2026 году этот процесс завершился, и теперь каждый работник имеет право самостоятельно выбрать, каким образом ему удобнее хранить сведения о своей трудовой деятельности — в бумажном или электронном виде․ В этой статье мы подробно разберём, как сделать правильный выбор, какие плюсы и минусы есть у каждого варианта, как оформить переход и что делать, если вы уже работаете, но ещё не определились․
Что изменилось с 2020 года?
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , внесённому в Трудовой кодекс РФ, с 2020 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде, в форме электронной трудовой книжки (ЭТК)․ При этом:
- ЭТК формируется автоматически на основе данных, которые работодатель ежемесячно передаёт в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1 (подраздел 1․1)․
- Бумажная трудовая книжка больше не является обязательной для всех — её ведение зависит от выбора самого работника․
- Работники, устраивающиеся на работу впервые после 1 января 2020 года, не получают бумажную трудовую книжку, им оформляется только ЭТК․
Как выбрать: электронную или бумажную трудовую книжку?
Выбор между электронной и бумажной трудовой книжкой — это личное решение каждого работника․ Ниже — пошаговая инструкция, как это сделать․
Шаг 1: Определите, есть ли у вас уже бумажная трудовая книжка
- Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка — вы можете выбрать: оставить её или перейти на электронную․
- Если вы устраиваетесь на работу впервые, вам не выдадут бумажную книжку․ У вас будет только ЭТК․
Шаг 2: Подайте заявление о выборе
Если вы хотите сохранить бумажную трудовую книжку — ничего делать не нужно․ Работодатель будет вести её в традиционном формате наряду с ЭТК․
Если вы хотите перейти на электронную трудовую книжку — вам нужно подать письменное заявление работодателю․ Заявление можно подать:
- в бумажном виде — лично или через канцелярию;
- в электронном виде — через корпоративную почту или личный кабинет на внутреннем портале компании (если это предусмотрено)․
Важно: Заявление должно содержать:
- ФИО работника;
- дату подачи;
- четкую формулировку: «Прошу прекратить ведение бумажной трудовой книжки и вести сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде»;
- подпись и расшифровку․
Шаг 3: Что происходит после подачи заявления?
В течение трёх рабочих дней после получения заявления работодатель обязан:
- Сделать в бумажной трудовой книжке запись: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде на основании заявления работника от [дата]»․
- Выдать бумажную трудовую книжку работнику под подпись — это обязательное требование закона․
- Продолжать передавать данные в СФР в формате ЕФС-1, как и для всех сотрудников․
Важно! После перехода на ЭТК бумажная книжка больше не заполняется․ Все новые записи (прием, увольнение, перевод, награды и т․д․) вносятся только в электронный реестр СФР․
Что будет, если вы не сделаете выбор?
Если вы не подали заявление о переходе на ЭТК, то по умолчанию ваша трудовая деятельность будет вестись в бумажном виде․ Работодатель обязан продолжать вести вашу бумажную трудовую книжку, даже если у других сотрудников уже есть ЭТК․
То есть: отсутствие заявления = сохранение бумажной трудовой книжки․
Плюсы и минусы: электронная vs бумажная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
✅ Плюсы:
- Доступ 24/7 — вы можете посмотреть свою трудовую историю в любое время через личный кабинет на портале Госуслуг или в личном кабинете СФР․
- Нет риска потери — если вы потеряете бумажную книжку, её восстановление — долгий и сложный процесс․ ЭТК хранится в защищённой базе СФР․
- Упрощённый процесс при увольнении — при увольнении вы получаете выписку из ЭТК в электронном виде, которую можно сразу отправить новому работодателю․
- Не нужно хранить физический документ, особенно актуально для тех, кто часто меняет работу или переезжает․
- Автоматическая передача данных — работодатель сам отправляет информацию в СФР, вы не участвуете в этом процессе․
❌ Минусы:
- Требуется доступ к интернету и аккаунт на Госуслугах․
- Некоторые работодатели (особенно в малом бизнесе) могут не всегда корректно заполнять данные в ЕФС-1․
- В редких случаях могут возникать технические сбои в системе СФР․
- Не все работодатели за рубежом признают ЭТК, если планируете уехать на ПМЖ, лучше иметь бумажную книжку․
Бумажная трудовая книжка
- Физический документ — можно показать при устройстве на работу, в банке, при оформлении визы или кредита․
- Не требует цифровой грамотности — подходит пожилым людям, не пользующимся интернетом․
- Признана всеми организациями — включая зарубежные работодатели и консульства․
- Можно хранить как семейную ценность — многие сохраняют трудовые книжки как память о карьере․
- Риск потери, порчи, уничтожения — при пожаре, наводнении или краже документ может быть утерян навсегда․
- Сложно восстановить, если книжка утеряна, нужно собирать справки с предыдущих мест работы, что занимает месяцы․
- Работодатель обязан вести её вручную — это дополнительная нагрузка на кадровую службу․
- При увольнении нужно ждать выдачи — иногда работодатель задерживает выдачу книжки, что мешает начать новую работу․
Можно ли иметь и электронную, и бумажную трудовую книжку одновременно?
Да, можно․ Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан вести оба варианта одновременно․
Это означает, что:
- Все изменения (прием, увольнение, перевод, награды) вносятся и в бумажную книжку, и в ЭТК․
- Работодатель несёт двойную ответственность — ошибки в любом из документов могут привести к штрафам․
Однако, если вы подали заявление об отказе от бумажной книжки — её ведение прекращается, и все записи ведутся только в ЭТК․
Как проверить, что ваши данные в ЭТК верны?
Каждый работник может самостоятельно проверить сведения в своей электронной трудовой книжке:
- Зайдите на портал https://es․pfrf․ru (Электронная трудовая книжка)․
- Авторизуйтесь через аккаунт на Госуслугах․
- Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка»․
- Проверьте все записи: даты трудоустройства, увольнения, должности, награды․
Если вы обнаружили ошибку — сразу обратитесь в кадровую службу вашего работодателя․ Он обязан исправить данные и повторно отправить корректную информацию в СФР․
Что делать, если вы уволились и потеряли бумажную книжку?
Если вы уже перешли на ЭТК — не переживайте․ Ваша трудовая история хранится в СФР․ При устройстве на новую работу вы можете предоставить выписку из ЭТК — она имеет ту же юридическую силу, что и бумажная книжка․
Если вы ещё не перешли на ЭТК и потеряли бумажную книжку — вам нужно:
- Написать заявление на имя работодателя о выдаче дубликата․
- Собрать подтверждающие документы: трудовые договоры, справки с предыдущих мест работы, приказы, выписки из архивов․
- Работодатель на основании этих документов оформит дубликат трудовой книжки․
Этот процесс может занять от 1 до 3 месяцев — поэтому лучше заранее перейти на ЭТК и избежать подобных рисков․
Выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой — это вопрос удобства, безопасности и личных предпочтений․
Выбирайте электронную трудовую книжку, если:
- Вы молоды, часто меняете работу;
- Вы уверенно пользуетесь интернетом и Госуслугами;
- Вы хотите избежать риска потери документа;
- Вы планируете работать в России долгосрочно․
Выбирайте бумажную трудовую книжку, если:
- Вы не пользуетесь интернетом или не доверяете цифровым системам;
- Вы планируете уехать за границу на ПМЖ;
- Вы цените физический документ как память о карьере;
- Вы работаете в сфере, где бумажные документы обязательны (например, в некоторых госорганах или при оформлении виз)․
Совет на будущее:
Даже если вы выбрали бумажную трудовую книжку — рекомендуется зарегистрироваться на Госуслугах и проверить ЭТК․ Это поможет вам в случае, если работодатель ошибётся или исчезнет․ Электронная версия — это ваша страховка․
Помните: выбор, за вами․ Ни один работодатель не имеет права навязывать вам один из вариантов․ Ваше право — быть в курсе своей трудовой истории, и в 2026 году у вас есть все инструменты, чтобы сделать это максимально удобно и безопасно․
Проверьте свою трудовую историю сегодня — это займет 5 минут, но защитит вас на годы вперёд․