С 1 января 2020 года в России введены новые правила ведения трудовых книжек. Работники получили право выбора между бумажной и электронной формой. Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, работодатель обязан отразить этот факт в отчете СЗВ-ТД. Рассмотрим подробно, как правильно заполнить этот документ.

Что такое СЗВ-ТД и зачем она нужна

СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) — это отчетная форма, которую работодатели обязаны представлять в Пенсионный фонд России (ПФР); Она содержит информацию о:

• Приеме на работу;
• Переводах на другую должность;
• Увольнении;
• Выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная).

Когда нужно заполнять СЗВ-ТД при выборе электронной трудовой книжки

СЗВ-ТД заполняется в следующих случаях:

1. При первом представлении сведений о трудовой деятельности работника (впервые);
2. При изменении формы ведения трудовой книжки (переходе с бумажной на электронную);
3. При любых кадровых изменениях (прием, перевод, увольнение), если ранее отчет не подавался.

Особенности при первом представлении

При первом представлении в ПФР сведений о трудовой деятельности одновременно подаются данные о трудовой книжке работника по состоянию на 1 января 2020 года. Это необходимо, чтобы ПФР мог сформировать полную историю трудовой деятельности сотрудника.

Как заполнить СЗВ-ТД в зависимости от ситуации

Работник впервые выбирает электронную трудовую книжку

Если сотрудник до 2020 года имел бумажную трудовую книжку и теперь выбирает электронную, в СЗВ-ТД нужно:

• Указать все его трудовые отношения с момента приема на работу до 1 января 2020 года;
• В графе «Способ ведения трудовой книжки» указать «Электронная»;
• Указать дату выбора электронной формы (дата подачи заявления работником).

Работник уже выбрал электронную трудовую книжку ранее

Если сотрудник уже выбирал электронную форму и ранее отчет СЗВ-ТД подавался, то:

• Не нужно дублировать информацию о приемах-переводах, которые уже были отражены в предыдущих отчетах;
• Достаточно указать только те изменения, которые произошли с последнего отчета;
• В графе «Способ ведения трудовой книжки» указать «Электронная».

Кадровые изменения (перевод, увольнение) при электронной трудовой книжке

При любых кадровых изменениях (перевод, увольнение) в СЗВ-ТД нужно:

1. Указать состояние до изменения (например, до перевода);
2. Указать само изменение (например, перевод);
3. Если изменение произошло в январе, то в отчете за январь нужно отразить как состояние до 1 января, так и изменение в январе.

Пошаговая инструкция по заполнению СЗВ-ТД

Шаг 1. Подготовка данных

Перед заполнением отчета соберите следующие данные:

• Личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС);
• Дата приема на работу;
• Дата перевода (если был);
• Дата увольнения (если был);
• Дата выбора электронной трудовой книжки;
• Дата последнего отчета СЗВ-ТД (если подается не впервые).

Шаг 2. Заполнение формы

Форма СЗВ-ТД состоит из нескольких разделов. Рассмотрим основные:

Раздел 1. Общие сведения

• Тип формы: Исходная / Дополняющая / Отменяющая;
• Отчетный период: Месяц и год, за который подается отчет;
• Код причины представления: Указывается в зависимости от типа формы;
• Код формы по ОКУД: 0503940.

Раздел 2. Сведения о трудовой деятельности

В этом разделе указываются все изменения в трудовой деятельности сотрудника. Для каждого изменения создается отдельная строка.

Раздел 3. Сведения о кадровых изменениях

Если в отчетном периоде были кадровые изменения (перевод, увольнение), они отражаются в этом разделе.

Шаг 3. Проверка и корректировка

После заполнения формы:

1. Проверьте правильность заполнения всех полей;
2. Убедитесь, что все изменения отражены корректно;
3. Если обнаружены ошибки, подайте корректирующий отчет;
4. При необходимости отмените ошибочно поданный отчет.

Как заполнить СЗВ-ТД в программе 1С

В программе 1С (ЗУП) заполнение СЗВ-ТД происходит следующим образом:

1. Перейдите в раздел «Кадры» → «Трудовая деятельность»;
2. Нажмите «Создать» → «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)»;
3. Заполните необходимые поля;
4. Убедитесь, что в кадровых документах установлен флажок «Отразить в трудовой книжке»;
5. Сформируйте и отправьте отчет в ПФР.

Сроки сдачи СЗВ-ТД

СЗВ-ТД подается в ПФР:

• Не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным;
• При первом представлении — не позднее 1 марта года, следующего за годом, в котором работник выбрал электронную трудовую книжку.

Частые ошибки при заполнении СЗВ-ТД

Наиболее распространенные ошибки:

• Не указана дата выбора электронной трудовой книжки. Это приводит к тому, что ПФР не может корректно сформировать историю;
• Не отражены все трудовые отношения до 2020 года. При первом представлении нужно указать всю историю;
• Не указаны кадровые изменения. Если был перевод или увольнение, они должны быть отражены в отчете;
• Ошибки в персональных данных. Неправильный СНИЛС или ФИО приведут к отказу в приеме отчета;
• Неправильный тип формы. Если нужно подать корректирующий отчет, нужно указать тип «Дополняющая» или «Отменяющая».

Что изменилось в 2024 году

С 1 января 2024 года форма СЗВ-ТД заменена на новый отчет, ЕФС-1. В нем:

• Вместо СЗВ-ТД нужно заполнять подраздел 1 и подраздел 1.1 раздела 1;
• Сроки сдачи остались прежними;
• Правила заполнения аналогичны СЗВ-ТД.

Заполнение СЗВ-ТД при выборе электронной трудовой книжки — важная процедура, которая требует внимательности и точности. Основные моменты, которые нужно помнить:

1. При первом представлении нужно указать всю историю трудовой деятельности до 2020 года;
2. При выборе электронной формы нужно указать дату подачи заявления;
3. Все кадровые изменения должны быть отражены в отчете;
4. При работе в 1С нужно установить флажок «Отразить в трудовой книжке»;
5. Сроки сдачи — не позднее 15-го числа следующего месяца;
6. За ошибки предусмотрены штрафы.

Следуя этим правилам, вы сможете корректно заполнить СЗВ-ТД и избежать ошибок при взаимодействии с ПФР.

Полезные ссылки

• Официальный сайт Пенсионного фонда России
• Официальный сайт 1С
• Официальный сайт СБИС