Трудовая книжка ౼ это важный документ, который подтверждает трудовую деятельность сотрудника. С 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), которая является цифровым аналогом бумажного документа. В этой статье мы расскажем, как заполнить трудовую книжку новому сотруднику и какие преимущества имеет электронная трудовая книжка.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажного документа, в котором отражается весь трудовой путь владельца: дата приема на работу, перевода, увольнения, должность, квалификация, наименование организации. Все данные хранятся в виртуальной информационной системе Социального фонда России (СФР).
Преимущества электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка имеет несколько преимуществ перед бумажной:
- Стало проще нанимать сотрудников дистанционно.
- При записи в ЭТК снижается риск ошибок в данных: сотрудник может проверять сведения самостоятельно.
- Сотруднику легче получить выписку.
- ЭТК делает сбор и анализ данных сотрудника более удобным и доступным.
- Оформить дубликат трудовой книжки невозможно: система не позволит открыть вторую трудовую книжку одному человеку.
- Отдел кадров не отвечает за хранение трудовых книжек сотрудников компании.
Как заполнить трудовую книжку новому сотруднику
Для оформления ЭТК при трудоустройстве любого сотрудника отдел кадров формирует индивидуальный отчет по форме СЗВ-ТД. Этот отчет содержит сведения о трудовой деятельности сотрудников и хранится в информационной системе СФР.
Чтобы заполнить трудовую книжку новому сотруднику, необходимо:
- Внести в отчет реквизиты организации, данные сотрудника и информацию об изменениях, которые происходят в его работе, а также информацию об относящихся к его деятельности документах, например номера приказов.
- Передать отчет в СФР на следующий день после приема человека на работу или его увольнения.
Электронная трудовая книжка — это удобный и безопасный способ хранения информации о трудовой деятельности сотрудников. Она имеет несколько преимуществ перед бумажной трудовой книжкой и упрощает процесс нанимания сотрудников и хранения их данных. Чтобы заполнить трудовую книжку новому сотруднику, необходимо сформировать индивидуальный отчет по форме СЗВ-ТД и передать его в СФР.