Увольнение сотрудника — это процесс, который требует максимального внимания к деталям и строгого соблюдения норм трудового законодательства. Одним из важнейших этапов этого процесса является правильное оформление трудовой книжки. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), у многих работников по-прежнему остаются бумажные бланки, которые требуют корректного заполнения. В этой статье мы подробно разберем, как заполнить трудовую книжку при увольнении, приведем образцы записей и учтем актуальные требования закона.
Важные нюансы: бумажная или электронная?
С 1 января 2023 года в России начали использоваться трудовые книжки нового образца и вкладыши к ним. Если сотрудник не перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК), работодатель обязан продолжать вести бумажный вариант на новых бланках.
В день увольнения работнику выдается трудовая книжка (в случае продолжения ведения бумажной книжки) или представляются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (в случае перехода на ведение электронной трудовой книжки). Сведения по форме СТД-Р выдаются под роспись сотрудником.
Общие правила заполнения трудовой книжки
Прежде чем вносить запись об увольнении, важно помнить о базовых правилах:
- Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц, двузначными, год — четырехзначными (например, ).
- Записи производятся аккуратным почерком, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером. Цвет чернил должен быть светопрочным: черный, синий или фиолетовый.
- Сокращения слов не допускаются (нельзя писать «пр.», «расп.», «ТК РФ» вместо «Трудового кодекса Российской Федерации»).
- Записи нумеруются по порядку в графе 1.
Пошаговая инструкция заполнения сведений об увольнении
Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе». В этом разделе содержится таблица из 4 граф. Разберем, как заполнять каждую из них:
Графа 1: № записи
Проставляется порядковый номер записи, следующий за последней имеющейся в трудовой книжке.
Графа 2: Дата увольнения
Указывается дата прекращения трудового договора (день увольнения). Это последний рабочий день сотрудника.
Графа 3: Причина увольнения
Вносится запись о причине увольнения. Формулировка должна строго соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ (или иного федерального закона). При этом обязательно указывается:
- Причина увольнения (например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника…»).
- Основание увольнения со ссылкой на пункт, часть и статью ТК РФ (например: «…пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
Графа 4: Основание (документ)
Указывается документ, на основании которого внесена запись: приказ (распоряжение) работодателя. Указываются его дата и номер (например: «Приказ от № 45-к»).
Образцы заполнения записей об увольнении
Ниже приведены самые частые варианты увольнений с примерами заполнения 3-й графы.
Увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Графа 3: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Графа 3: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение в связи с сокращением штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
Графа 3: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение за прогул (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
Графа 3: «Трудовой договор расторгнут за однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей — прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Заверение записей при увольнении
После внесения записи об увольнении трудовую книжку необходимо правильно заверить. Согласно актуальным правилам (постановление Правительства РФ от № 225 с учетом изменений), все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:
- Подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (с указанием его должности).
- Печатью работодателя (при наличии печати). С 2023 года, если у организации нет печати, она не ставится.
- Подписью самого работника. После ознакомления со всеми записями сотрудник ставит свою подпись в трудовой книжке (в разделе «Сведения о работе») и в личной карточке.
Важно: подпись работника должна выглядеть так: «С записями ознакомлен(а), Ф.И.О., подпись». Нельзя просто ставить роспись без расшифровки.
Выдача трудовой книжки
В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Если в день увольнения выдать документ невозможно (работник отсутствует или отказывается от получения), работодатель должен:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
- Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Что делать с электронной трудовой книжкой (ЕФС-1)?
Для сотрудников, перешедших на электронный формат, бумажная трудовая книжка выдается на руки в день увольнения с соответствующей записью о подаче заявления о переходе на ЭТК.
Что касается электронной отчетности, то при увольнении работодатель обязан не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении, представить в Социальный фонд России (СФР) соответствующие сведения по форме ЕФС-1 (подраздел 1.2 раздела 1). Таким образом, электронная трудовая книжка будет обновлена в системе автоматически на основе данных, переданных работодателем.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка в дате. Проверяйте, чтобы дата увольнения совпадала с датой в приказе и последним рабочим днем.
- Неверная формулировка причины. Не пишите «Уволен по собственному желанию». Правильно: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника…».
- Неполная ссылка на статью. Обязательно указывайте пункт, часть и статью полностью, без сокращений.
- Отсутствие подписи работника. Это грубое нарушение, которое может привести к штрафам при проверке ГИТ.
Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении, это залог спокойствия как для работодателя, так и для работника. Четкое следование инструкциям, отсутствие сокращений и точное цитирование Трудового кодекса помогут избежать ошибок, судебных разбирательств и штрафов от трудовой инспекции. Всегда сверяйтесь с актуальными редакциями законов и помните, что в 2026 году действуют бланки трудовых книжек нового образца, а также актуальные правила их заверения.