Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Её правильное ведение — прямая обязанность работодателя, за нарушения предусмотрены административные штрафы. В статье рассмотрим, как заполнять трудовые книжки в 2026 году, приведем образцы записей и разберем ключевые нюансы.

Нормативная база: на что ориентироваться в 2026 году?

Основным документом является Приказ Минтруда России № 320н (зарегистрирован ), который утвердил «Порядок ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Он пришел на смену утратившей силу Инструкции от № 69.

Ключевые изменения нового порядка касаются:

• Формы ьного листа и вкладышей.
• Правил внесения записей о совместительстве и работе по гражданско-правовым договорам.
• Оформления дубликатов.

ьный лист: как заполнить без ошибок?

ьный лист заполняется один раз при первом оформлении трудовой книжки. Все данные берутся с паспорта гражданина РФ и документов об образовании.

Образец заполнения ьного листа (новый бланк, с 2023 г.):

Записи о работе: раздел «Сведения о работе»

Это основной раздел. Каждая запись состоит из четырех обязательных граф (столбцов):

1. Дата (день приема на работу, перевода или увольнения).
2. Наименование организации (с указанием структурного подразделения, если оно есть).
3. Сведения о работе (должность, профессия, специальность; режим оплаты труда – постоянная/временная, полная/неполная);
4. Копия приказа (справки) (номер, дата, наименование документа, на основании которого вносится запись).

Образец записи о приеме на работу (первое место работы):

Образец записи о приеме на работу по совместительству:

Образец записи об увольнении:

Образец записи о переводе:

Раздел «Сведения о награждении»

Заполняется при наличии государственных или ведомственных наград, поощрений. Указываеться:

• Дата награждения.
• Наименование награды (орден, медаль, почетное звание, нагрудный знак).
• Номер и дата документа (указанного в графе 4 основной записи).

Особые случаи и исправления

Оформление трудовой книжки впервые (без опыта работы)

Если у гражданина нет трудового стажа, ьный лист заполняется, а разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» остаются пустыми. На последней странице ставится подпись работника и печать работодателя.

Дубликат трудовой книжки (при утере)

Оформляется на чистом бланке того же образца, что и оригинал (старый или новый).

• На ьном листе в графе «Серия, №» указывается номер дубликата (например, «Серия 1234 № 567890 Дубликат»).
• В разделе «Сведения о работе» переписываются все записи из утраченной книжки на основании документов (приказов, выписок из них, справок).
• Внизу последней страницы делается запись: «Дубликат выдан взамен утраченной трудовой книжки серии ____ № ____ от «___» _______ 20__ г.» с подписью и печатью.

Заполнение при работе по гражданско-правовым договорам (ГПД)

С 2023 года записи о работе по ГПД не вносятся в трудовую книжку. Информация о такой деятельности отражается в справке об обучении/о стаже или в ином документе по усмотрению работодателя.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2021 года ведение ЭТК является обязательным для всех работодателей (ст. 66.1 ТК РФ).

Как и когда заполнять ЭТК?

• При приеме на работу: Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней с даты приема создать ЭТК работнику в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности).
• Основание: Приказ о приеме на работу (или иной документ).
• Кто вносит: Кадровик через сервис «СЗВ-ТД» на портале ФНС или через программные средства, интегрированные с системой.

Оформление увольнения в ЭТК

В день увольнения (или следующего рабочего дня) работодатель обязан:

1. Внести в ЭТК запись об увольнении (с указанием основания, даты, номера приказа).
2. Сформировать и передать (напечатать или отправить электронно) работнику справку из ЭТК (форма СЗВ-ТД).

Важно: Бумажная трудовая книжка при наличии ЭТК не выдается. Если у работника уже есть бумажный бланк (выданный до 2021 г.), он может храниться у него, но все новые записи вносятся только в ЭТК. При увольнении выдается только справка из ЭТК.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: Внесение записи «Уволен» в графу 3 без указания основания.
  Правильно: «Уволен по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)».
• Ошибка: Исправление ошибки в старой записи (зачеркивание, надпись сверху).
  Правильно: Ошибочную запись не трогать. Внести новую, корректную запись с указанием: «Запись от «___» _______ 20__ г. № __ неверна. Заменена настоящей записью».
• Ошибка: Несвоевременное внесение записи об увольнении (через несколько дней).
  Правильно: Вносить в день увольнения или на следующий рабочий день.
• Ошибка: Заполнение графы 4 «Копия приказа» некорректно (например, только «Приказ № 123»).
  Правильно: «Приказ от № 123-к».

Правильное заполнение трудовой книжки — это защита интересов как работника, так и работодателя. Следуйте актуальному Приказу Минтруда № 320н, используйте чистые бланки, вносите записи оперативно и на основании документов. При наличии электронной трудовой книжки помните о сроках её ведения (5 дней на прием, 1 день на увольнение). В случае сомнений обращайтесь к официальным образцам, размещенным на портале Минтруда или в справочно-правовых системах.

Дата актуализации материала: май 2026 года. Перед применением рекомендуется проверить актуальность нормативных правовых актов.