С 1 января 2020 года в России введён цифровой аналог привычной бумажной трудовой книжки – электронная трудовая книжка (ЭТК). Сведения о трудовой деятельности хранятся в базе Социального фонда России (СФР) и доступны через портал «Госуслуги» и мобильные приложения. Ниже – подробная инструкция, как правильно зарегистрировать ЭТК, какие документы нужны и какие ошибки часто допускают.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это сведения о трудовой деятельности работника, оформленные в электронном виде и хранящиеся в единой государственной информационной системе. По своей функции она полностью заменяет бумажный документ, но при этом обладает рядом преимуществ:
- мгновенный доступ к данным через интернет;
- автоматическое обновление записей работодателем;
- отсутствие риска потери или порчи бумажного носителя;
- возможность получения выписки в любой момент.
Законодательная база
ЭТК регулируется статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ, а также приказами Министерства труда и социальной защиты. В законе нет отдельного термина «электронная трудовая книжка», но в нормативных актах указано, что сведения о трудовой деятельности могут вестись в электронном виде.
Кто может оформить ЭТК?
ЭТК может получить любой работник, у которого впервые оформляется трудовая книжка после 1 января 2020 года, а также те, кто уже имеет бумажную книжку и желает перейти на электронный формат. Исключения:
- работники, находящиеся в пенсионном возрасте (можно оставить бумажную книжку);
- лица, не имеющие ИНН (в этом случае необходимо сначала получить ИНН).
Какие документы нужны для регистрации?
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
- СНИЛС.
- ИНН (если уже есть).
- Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (можно заполнить онлайн).
- Согласие работодателя о передаче данных в СФР (для новых записей).
Все перечисленные сведения вводятся в личный кабинет на портале Госуслуги или в мобильном приложении «Электронная трудовая книжка».
Пошаговая инструкция регистрации ЭТК
Для работника (самостоятельная регистрация)
- Авторизация на портале «Госуслуги». Если у вас ещё нет аккаунта – пройдите процедуру регистрации, указав телефон, электронную почту и подтвердив личность через СМС.
- Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка» (в меню «Мои услуги» → «Труд и занятость»).
- Нажмите кнопку «Оформить новую запись» и выберите пункт «Регистрация ЭТК».
- Заполните форму заявления, указав:
- полные ФИО;
- дату рождения;
- ИНН (если есть);
- номер СНИЛС;
- контактный телефон и e‑mail.
- Загрузите сканы (или фотографии) требуемых документов (паспорт, СНИЛС, ИНН).
- Подтвердите согласие на обработку персональных данных и отправьте заявку.
- Система автоматически проверит данные в государственных реестрах. При успешной проверке вы получите уведомление о создании ЭТК и сможете просмотреть её в личном кабинете.
Для работодателя (регистрация новой записи в ЭТК сотрудника)
- Войдите в корпоративный аккаунт на портале «Госуслуги» (или используйте сервис «ЭТК для работодателей»).
- Выберите раздел «Электронная трудовая книжка» → «Оформление новой записи».
- Введите ИНН сотрудника (или его СНИЛС) и подтвердите, что он уже имеет ЭТК.
- Заполните реквизиты трудового договора:
- дата начала работы;
- должность;
- вид занятости;
- условия оплаты труда.
- При необходимости укажите сведения о предыдущих местах работы (если они уже внесены в ЭТК).
- Подтвердите запись электронной подписью (если у организации есть квалифицированный сертификат) или через СМС‑код.
- Система сразу отразит запись в ЭТК сотрудника. Сотрудник получит уведомление о внесённой записи.
Как получить выписку из ЭТК?
Выписка – официальное подтверждение сведений о трудовой деятельности, которое может потребоваться при получении кредита, оформлении пенсии и т.д.
- Войдите в личный кабинет «Госуслуги».
- В разделе «Электронная трудовая книжка» нажмите «Выписка».
- Выберите период, за который нужна выписка (можно указать «все записи»).
- Скачайте документ в формате PDF. При необходимости подпишите его электронной подпись.
Как внести исправления или добавить запись?
Внести изменения может только работодатель, а работник может лишь запросить исправление, если обнаружил ошибку.
- Для исправления записи: работодатель в личном кабинете выбирает нужную запись, указывает корректные данные и подтверждает изменение.
- Для добавления новой записи: работодатель оформляет новый трудовой договор и повторяет процесс из пункта 4.
После изменения система отправит уведомление работнику, который может проверить корректность данных.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отказаться от ЭТК и вернуться к бумажной?
Да, работник имеет право отказаться от электронного формата. Для этого необходимо подать заявление в отдел кадров работодателя, а работодатель в течение 30 дней переводит сведения в бумажную форму и выдаёт традиционную трудовую книжку.
Нужна ли регистрация ЭТК в книге учёта работодателя?
Нет. Сведения о трудовой деятельности хранятся в центральной базе СФР, а работодателю достаточно вести учёт в своей внутренней системе и передавать данные в СФР через портал «ЭТК для работодателей».
Что делать, если система не принимает мои документы?
Проверьте, что сканы чёткие, все поля заполнены полностью, а паспортные данные совпадают с данными в базе ФМС. При повторных ошибках обратитесь в службу поддержки «Госуслуг» (тел. 8‑800‑555‑35‑35).
Можно ли оформить ЭТК, если у меня нет ИНН?
Да. В заявлении указывается «ИНН отсутствует», а в качестве идентификатора используется СНИЛС. После получения ИНН его можно добавить в ЭТК через раздел «Редактировать профиль».
Ошибки, которых стоит избегать
- Неправильный ввод даты рождения. Ошибка приводит к отклонению заявки.
- Отсутствие согласия работодателя. Без подтверждения от работодателя запись не будет принята.
- Использование устаревших версий браузера. Портал «Госуслуги» оптимизирован под современные браузеры (Chrome, Edge, Firefox).
- Неактуальные контактные данные. Система отправит уведомления на указанный телефон/e‑mail, поэтому они должны быть актуальны.
Регистрация электронной трудовой книжки – процесс, который занимает минимум времени, если подготовить все необходимые документы и следовать пошаговой инструкции. После регистрации вы получаете:
- доступ к полной истории трудовой деятельности в любой момент;
- возможность быстро получать выписки для банков, пенсионных фондов и государственных органов;
- гарантию того, что сведения о вашей работе находятся в надёжной государственной базе.
Помните, что правильное заполнение заявки и своевременное подтверждение от работодателя – ключ к безошибочной регистрации ЭТК.
Дата актуализации информации: