Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации (Минтруд) играет ключевую роль в регулировании трудовых отношений, охраны труда и социальной политики в стране. В свете последних изменений в законодательстве, особое внимание работодателей и кадровых служб приковано к вопросам, связанным с функционированием и регистрацией обособленных подразделений компаний.
Что такое обособленное подразделение?
Согласно действующему законодательству, обособленным подразделением признается любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создано на срок более одного месяца.
Важно понимать, что юридического лица в виде отдельного ООО или АО обособленное подразделение не образует — оно выступает лишь частью головной компании, но при этом имеет свои особенности в плане отчетности, уплаты налогов и взаимодействия с контролирующими органами, включая Минтруд и Социальный фонд.
Нововведения: подтверждение основного вида экономической деятельности (ОВЭД)
Одним из самых значимых изменений, о которых необходимо знать работодателям, является обновление порядка подтверждения основного вида экономической деятельности (ОВЭД). Самое главное помнить, что подтверждать основной вид экономической деятельности (ОВЭД) нужно будет по месту нахождения обособленного подразделения.
Суть и значение нового правила
Ранее процедура подтверждения ОВЭД часто проходила централизованно — по юридическому адресу головной организации. Однако новый подход требует раздельного подтверждения для каждого обособленного подразделения. Установят правила, согласно которым компании будут подавать документы в региональные отделения фонда по фактическому адресу нахождения своих филиалов и представительств.
Это изменение продиктовано стремлением государства:
- Повысить прозрачность уплаты страховых взносов и налогов;
- Учитывать региональную специфику и класс профессионального риска конкретного производства в конкретной местности;
- Справедливо распределять тарифы на страхование от несчастных случаев на производстве.
Практические шаги для работодателей
Чтобы избежать штрафов и проблем с контролирующими органами, компаниям с обособленными подразделениями необходимо предпринять ряд шагов:
- Инвентаризация подразделений — составить полный список всех действующих обособленных подразделений с указанием их точных адресов и кодов ОКВЭД.
- Раздельный учет — наладить систему раздельного учета доходов и выплат в пользу физических лиц по каждому обособленному подразделению.
- Подача заявлений — своевременно подать справки-подтверждения основного вида экономической деятельности в территориальные органы по месту нахождения каждого подразделения;
- Контроль корреспонденции, назначить ответственных лиц в подразделениях (или наладить маршрутизацию документов в головном офисе), чтобы не пропустить запросы от Минтруда и фондов;
Роль Минтруда в контроле подразделений
Минтруд и подведомственные ему органы (включая Государственную инспекцию труда) уделяют особое внимание соблюдению трудовых прав работников обособленных подразделений. Ключевые направления проверок:
Охрана труда
Головная организация несет полную ответственность за безопасность условий труда в своих филиалах. На каждое обособленное подразделение должны быть выделены средства на охрану труда, проведена специальная оценка условий труда (СОУТ) и обеспечено прохождение работниками медицинских осмотров.
Кадровый документооборот
Часто в подразделениях возникают ошибки из-за удаленности от головного офиса. Минтруд напоминает: трудовые договоры, приказы, правила внутреннего трудового распорядка и локальные нормативные акты должны быть доступны работникам подразделения в полном объеме и соответствовать ТК РФ.
Социальные гарантии
Работники обособленных подразделений имеют абсолютно те же права на пособия, отпуск и компенсации, что и сотрудники центрального офиса. Передача полномочий по начислению и выплате пособий должна быть строго регламентирована.
Регулирование работы обособленных подразделений становится все более детализированным. Переход на подтверждение ОВЭД по месту нахождения подразделения, это важный шаг к децентрализации контроля и повышению ответственности бизнеса на местах. Компаниям необходимо оперативно адаптировать свои бизнес-процессы, наладить коммуникацию между головным офисом и филиалами, а также внимательно следить за разъяснениями Минтруда, чтобы обеспечить безупречное соблюдение требований закона.