Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ряде ситуаций (при оформлении ипотеки, получении визы, устройстве на новую работу и т.д.) требуется заверенная копия трудовой книжки. Ниже подробно рассмотрим, кто и как может заверить такой документ, какие нормы действуют в 2026 году и какие ошибки следует избегать.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 62 – право работника запросить у работодателя заверенную копию трудовой книжки.
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (с поправками на 2024‑2026 гг.) – требования к оформлению и заверению копий документов, включая трудовые книжки.
- Приказ Минтруда России № 123н от – порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК) и выдачи их копий.
- ФЗ‑125 «О социальном страховании» – хранение сведений об ЭТК в Социальном фонде РФ.
Согласно этим нормативным актам, заверять копию трудовой книжки может только работодатель или лицо, им уполномоченное.
Кто именно может заверить копию трудовой книжки?
В зависимости от структуры организации и наличия специализированных должностей, заверение может выполнять:
- Руководитель организации (директор, генеральный директор, президент).
- Специалист кадровой службы (кадровик, специалист по кадрам, HR‑менеджер).
- Уполномоченное лицо, на которое возложены соответствующие обязанности приказом руководителя (например, заместитель директора по административным вопросам, секретарь, бухгалтер, если в приказе указано право заверять трудовые документы).
- Нотариус – в случаях, когда требуется нотариальное заверение (например, для подачи документов за рубежом). Однако для внутренних целей достаточно заверения работодателем.
Важно: лицо, заверяющее копию, должно иметь письменное уполномочие от руководителя (приказ, распоряжение или должностная инструкция). Без такого уполномочия заверение считается незаконным.
Как правильно оформить заверенную копию трудовой книжки (образец 2026 г.)
Ниже приведён типовой порядок оформления, соответствующий требованиям ГОСТ и практике кадровых служб.
Шаги оформления
- Получить письменное заявление сотрудника о выдаче заверенной копии трудовой книжки (форма свободная, но обязательно указывается ФИО, цель выдачи, дата).
- Сделать точную photocopy (или распечатку ЭТК в форме СТД‑Р) всех листов трудовой книжки.
- На каждой копии проставить отметку «Верно» (или «Копия верна») в правом нижнем углу.
- Указать должность лица, заверяющего документ.
- Поставить подпись с расшифровкой (ФИО полностью).
- Проставить дату заверения (день, месяц, год).
- При наличии организационной печати – поставить её рядом с подписью (печать ставится на всех листах копии или на первом листе с надписью «Копия верна»).
- Сшить копии (если их несколько) и прошить ниткой, затем поставить печать на месте прокола (по желанию организации).
<p>Копия трудовой книжки</p>
<p>Верно</p>
<p>Должность: специалист по кадрам</p>
<p>Подпись: _____________________ / Иванова Анна Сергеевна /</p>
<p>Дата заверения: </p>
<p>(М.П.)</p>
При оформлении электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р) порядок аналогичен: на распечатке делается отметка «Верно», указывается должность уполномоченного лица, подпись, расшифровка и дата;
Требования госорганов и банков к заверенной копии
Разные учреждения могут предъявлять дополнительные условия:
- Банки (при ипотеке, потребительском кредите) часто требуют, чтобы заверение было сделано руководителем организации или главным бухгалтером, а также наличие organisational печати.
- Миграционные службы принимают копию, заверенную любым уполномоченным лицом кадровой службы, при условии наличия указания на его полномочия в приказе.
- Суды и нотариусы могут потребовать нотариальное заверение, если документ будет использоваться в судебном процессе за пределами РФ.
- Госорганы (пенсионный фонд, соцзащита) обычно принимают копию, заверенную кадровиком, если указано его ФИО, должность и дата.
Рекомендуется заранее уточнять требования конкретного органа, чтобы избежать отказа в приёме документов.
Частые ошибки при заверении копии трудовой книжки
Ниже перечислены наиболее типичные недочёты, которые приводят к признанию копии недействительной:
- Отсутствие письменного заявления сотрудника – без него выдача копии нарушает ст. 62 ТК РФ.
- Заверение неуполномоченным лицом (например, обычным оператором без приказа).
- Отсутствие указания должности и ФИО заверяющего – делает отметку «Верно» неподтверждённой.
- Не проставлена дата заверения – документ считается не оформленным надлежащим образом.
- Отсутствие печати там, где она требуется (банки, некоторые госорганы).
- Некачественная photocopy (размытый текст, пропущенные строки) – приводит к невозможности идентификации записей.
- Использование корректирующих средств (замазка, исправительная лента) на копии – запрещено ГОСТ.
Чтобы избежать этих ошибок, рекомендуется завести внутренний инструктаж по заверению документов и periodically проводить аудит оформленных копий.
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК) в 2026 году
С 2021 г. ведение трудовых книжек осуществляется в электронном виде в Социальном фонде РФ. Однако работник всё ещё может потребовать бумажную копию формы СТД‑Р. Процедура её заверения не отличается от описанной выше:
- Запрос сотрудника на выдачу копии СТД‑Р.
- Выгрузка данных из личного кабинета работника в СФР и формирование печатной формы.
- Проверка соответствия данных оригиналу (сверка с электронным реестром).
- Оформление заверения: отметка «Верно», должность уполномоченного лица, подпись, расшифровка, дата, печать (при необходимости).
Важно: электронная трудовая книжка сама по себе не требует заверения, так как её достоверность подтверждается записью в реестре СФР. Заверение необходимо только для бумажной копии, выдаваемой на руки.
Заверение трудовой книжки – это процедура, строго регламентированная законодательством и внутренними нормативными актами организации. Кто может заверить копию? – исключительно работодатель или лицо, им уполномоченное (руководитель, кадровик, иное должностное лицо с соответствующим приказом). При оформлении необходимо соблюсти все requisites: письменное заявление сотрудника, точную копию всех листов, отметку «Верно», указание должности и ФИО заверяющего, подпись с расшифровкой, дату заверения и, при наличии требования, организационную печать.
Соблюдение этих правил гарантирует, что заверенная копия трудовой книжки будет принята банками, госорганами и другими учреждениями без замечаний, а сотрудник получит надёжный документ, подтверждающий его трудовой стаж.
Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и информации из открытых источников на 21 мая 2026 г.