Трудовая книжка, это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Поскольку оригинал трудовой книжки должен храниться у работодателя‚ для предоставления в различные инстанции (банки‚ госорганы‚ СФР и т.д.) делается ее копия. Однако копия не имеет юридической силы без правильного заверения. В этой статье мы подробно разберем‚ как заверить копию трудовой книжки с учетом актуальных требований и изменений законодательства 2026 года.

Для чего нужна заверенная копия?

Заверенная копия трудовой книжки требуется в самых разных жизненных ситуациях:

• Оформление кредита или ипотеки: банки запрашивают документ для подтверждения платежеспособности и стабильности заемщика.
• Предоставление в госорганы: для получения субсидий‚ оформления визы‚ подачи документов в Социальный фонд России (СФР).
• Устройство на работу по совместительству: новому работодателю нужно подтвердить опыт сотрудника.

Новые правила заверения копий (изменения 2026 года)

С изменениями в законодательстве‚ вступившими в силу в 2026 году‚ порядок заверения стал более строгим. Теперь стало необходимо сшивать копию трудовой книжки для официального заверения. Если документ оформляется для предоставления в СФР‚ банк или иную организацию‚ заверять ее следует в определенном порядке с обязательным указанием места хранения оригинального бланка.

Пошаговая инструкция: как заверить бумажную трудовую книжку

Разберем пошагово‚ что нужно сделать‚ чтобы копия имела юридическую силу и была принята по месту требования.

Шаг 1. Создание копии

Отсканируйте и распечатайте все заполненные листы‚ начиная с ьного. Обратите внимание: на каждом листе текст разрешено печатать только с одной стороны. Двусторонняя печать не допускается‚ так как это усложняет чтение и сшивание документа.

Шаг 2. Сшивание документа

В соответствии с новыми правилами 2026 года‚ распечатанные листы необходимо сшить. Структура документа должна быть последовательной: листы сшиваются нитками или тонкой лентой‚ концы которых выводятся на оборотную сторону последнего листа.

Шаг 3. Простановка заверительной надписи

На оборотной стороне последнего листа (там‚ где находятся узелки сшива) проставляется заверительная надпись. Она должна содержать:

1. Надпись «Верно» или «Копия верна».
2. Должность лица‚ заверившего копию.
3. Подпись заверяющего лица.
4. Расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
5. Дату заверения.
6. Печать организации (при наличии).

Шаг 4. Указание места хранения оригинала

Это самое важное требование для документов‚ подаваемых в сторонние организации! Если копия предоставляется не для внутреннего использования‚ а в СФР‚ банк или другую организацию‚ на ней обязательно должна быть фраза о месте хранения подлинника. Например:

«Подлинник документа находится в ООО «Название» в деле №__» или «Оригинал трудовой книжки серии ___ №___ хранится в ООО «Название»».

Особенности заверения электронной трудовой книжки (ЭТК)

Если работник перешел на электронную трудовую книжку‚ бумажный вариант не ведется. В этом случае копию оформляют иначе. Копию электронной трудовой книжки оформляют по форме сведений о трудовой деятельности СТД-Р (согласно Приложению 1 к приказу Минтруда от № 713н). Этот документ выдается работодателем и заверяется им же по стандартным правилам.

Типичные ошибки при заверении

Чтобы полученная копия действительно была актуальной и ее приняли по месту предоставления‚ избегайте следующих распространенных ошибок:

• Отсутствие сшивки: с 2026 года несшитая копия для сторонних организаций может быть признана недействительной.
• Двусторонняя печать: нарушает требования к оформлению документа.
• Пропуск пустых страниц: копировать нужно только заполненные листы‚ но важно не пропустить ни одного из них.
• Отсутствие отметки о месте хранения оригинала: без этой фразы банк или госорган с вероятностью 100% вернет документ.
• Нечитаемая печать или подпись: штамп должен ставиться так‚ чтобы частично захватывать сшив‚ копию документа и не закрывать текст.

Кто имеет право заверять копию?

Обязанность по заверению лежит на работодателе. Право заверять документы есть у:

• Руководителя организации (директора‚ гендиректора).
• Главного бухгалтера.
• Специалиста кадровой службы (инспектора по кадрам).
• Иного уполномоченного лица (на основании доверенности или приказа).

Важно помнить: без заверения работодателем копия трудовой книжки — это просто набор бумаг‚ не имеющий юридической силы. Строго следуйте инструкции‚ и у вас не возникнет проблем с оформлением документов в 2026 году!