Оформление трудовой книжки сотруднику, который устраивается на работу впервые, — это обязательная процедура, регулируемая Трудовым кодексом Российской Федерации․ В 2026 году работодатели сталкиваются с двумя форматами ведения трудовой деятельности: бумажной и электронной трудовой книжкой․ В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить трудовую книжку новому сотруднику, какие документы нужны, в какие сроки это нужно сделать и как избежать ошибок, которые могут привести к штрафам․
Что такое трудовая книжка в 2026 году?
Согласно статьям 66 и 66․1 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ В 2026 году действуют два вида:
- Бумажная трудовая книжка — традиционный бланк, заполняемый от руки или на компьютере, с печатью и подписями․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК), цифровой аналог, хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР)․ Информация о трудовой деятельности передаётся работодателем в СФР через отчёт ЕФС-1․
Важно! С 2021 года работники имеют право выбирать формат ведения трудовой книжки․ Однако для лиц, впервые поступающих на работу, по умолчанию оформляется электронная трудовая книжка, если они не подали заявление о желании получить бумажную․
Кто обязан оформлять трудовую книжку?
Обязанность оформить трудовую книжку лежит на работодателе — организации или индивидуальном предпринимателе, который принимает сотрудника на работу впервые․ Это не зависит от формы собственности, размера компании или типа договора (срочный или бессрочный)․
Сроки оформления
Согласно законодательству, работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, не позднее пяти рабочих дней со дня фактического выхода на работу․
Важно: Рабочие дни — это дни с понедельника по пятницу, исключая праздничные и выходные․ Например, если сотрудник вышел на работу в понедельник, то крайний срок оформления — следующая пятница (если нет праздников)․
Пропуск срока — нарушение ТК РФ и может повлечь административную ответственность по статье 5․27 КоАП РФ: штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для руководителя․
Какой формат выбрать: бумажный или электронный?
Для сотрудника, устраивающегося впервые, работодатель должен:
- Предоставить сотруднику информацию о двух форматах ведения трудовой книжки (бумажной и электронной)․
- Получить от сотрудника письменное заявление о выборе формата․
Если заявление не подано — автоматически оформляется электронная трудовая книжка․
Сценарий 1: Сотрудник выбирает электронную трудовую книжку
В этом случае работодатель:
- Не выдаёт бумажную книжку․
- Вносит сведения о приёме на работу в систему ПФР через отчёт ЕФС-1 в течение 5 рабочих дней․
- Сообщает сотруднику его индивидуальный номер в системе ЭТК (он совпадает с номером СНИЛС)․
- Обеспечивает доступ сотрудника к личному кабинету на сайте ПФР или портале Госуслуг для просмотра данных․
Сценарий 2: Сотрудник хочет бумажную трудовую книжку
Если сотрудник подал заявление о желании получить бумажную трудовую книжку, работодатель обязан:
- Зарегистрировать сотрудника в системе ПФР как имеющего бумажную книжку (для корректного ведения стажа)․
- Оформить бумажную трудовую книжку в присутствии сотрудника․
- Заполнить все поля в соответствии с установленной формой (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 585)․
- Поставить печать организации (если она есть) и подпись ответственного лица (кадровика или руководителя)․
- Выдать книжку сотруднику под роспись в журнале учёта трудовых книжек․
Как правильно заполнить бумажную трудовую книжку?
Заполнение производится в присутствии сотрудника․ Ошибки недопустимы, исправления вносятся только по строгой процедуре (зачёркивание, подпись, дата, пояснение)․
Обязательные реквизиты для заполнения:
- ьный лист:
- Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте․
- Дата рождения, в формате ДД․ММ․ГГГГ․
- Образование, по паспорту или диплому․
- Специальность — по диплому или справке․
- Раздел «Сведения о работе»:
- Дата приёма — день, когда сотрудник приступил к работе (указывается в приказе)․
- Наименование организации, полное, как в учредительных документах․
- Должность — точно по штатному расписанию․
- Основание для приёма, «приказ (распоряжение) работодателя» + номер и дата приказа․
Пример записи:
Наименование организации: ООО «Светлый путь»
Должность: Менеджер по продажам
Основание: Приказ № 12 от
После заполнения внизу ставится печать (если есть) и подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) с расшифровкой․
Документы, необходимые для оформления
Для оформления трудовой книжки работодателю нужны следующие документы от сотрудника:
- Паспорт (для заполнения ьного листа)․
- СНИЛС (для регистрации в ПФР, даже при бумажной книжке)․
- Документ об образовании (диплом, аттестат, для заполнения графы «Образование»)․
- Заявление о выборе формата трудовой книжки (если сотрудник хочет бумажную)․
- Приказ о приёме на работу (форма № Т-1 или унифицированная)․
Важно: Если сотрудник ранее работал, но трудовая книжка утеряна — он должен написать заявление об утрате и получить дубликат․ Но если он впервые устраивается на работу — дубликат не нужен, книжка оформляется новая․
Что делать, если сотрудник не подал заявление?
Если сотрудник не подал заявление о выборе формата, работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку․ Бумажную книжку в этом случае не выдавать и не заполнять․
При этом работодатель обязан:
- Уведомить сотрудника о том, что ЭТК оформлена․
- Объяснить, как получить доступ к личному кабинету ПФР․
- Внести сведения о приёме в ЕФС-1 в срок до 5 рабочих дней․
Ошибки, которых следует избегать
- Заполнение трудовой книжки без присутствия сотрудника — нарушение․
- Пропуск срока в 5 рабочих дней, штраф․
- Заполнение с ошибками (неправильные ФИО, даты, должности) — требует исправления и может повлиять на начисление пенсии․
- Выдача бумажной книжки без заявления — нарушение выбора формата․
- Не передача данных в ПФР при ЭТК — нарушение законодательства о персональных данных и трудовом стаже․
Почему электронная трудовая книжка — удобнее?
Электронная трудовая книжка имеет ряд преимуществ:
- Нет риска потери, порчи или подделки․
- Доступ к данным — 24/7 через Госуслуги или личный кабинет ПФР․
- Автоматическое формирование стажа для пенсии․
- Упрощённая отчётность для работодателя (один отчёт ЕФС-1 вместо ручного заполнения)․
- Удобно при смене работы — данные передаются автоматически․
Оформление трудовой книжки сотруднику, устраивающемуся на работу впервые, — это не просто формальность, а важный этап, влияющий на будущую пенсию и социальные гарантии работника․ В 2026 году работодатель должен действовать строго в рамках закона: соблюдать сроки, уважать выбор сотрудника, правильно заполнять документы и своевременно передавать данные в ПФР․
Рекомендация для кадровых служб: Создайте чек-лист для оформления новых сотрудников, включающий:
- Получение паспорта, СНИЛС, заявления о выборе формата․
- Издание приказа о приёме․
- Оформление ЭТК (если заявление не подано) или бумажной книжки (если заявление подано)․
- Внесение данных в ЕФС-1 в течение 5 рабочих дней․
- Выдача книжки (если бумажная) под роспись․
- Уведомление сотрудника о доступе к ЭТК․
Правильно оформленная трудовая книжка — залог доверия между работодателем и сотрудником, а также гарантия соблюдения трудового законодательства․
Важно помнить: Сотрудник, впервые устраивающийся на работу, не обязан иметь трудовую книжку до приёма — её оформляет работодатель․ Ваша задача, сделать это быстро, точно и в соответствии с законом․