Трудовая книжка — основной документ‚ подтверждающий трудовую историю работника․ Иногда требуется предоставить её копию (для банка‚ при получении кредита‚ в суд‚ в органы миграции и т․п․)․ Копию необходимо заверить так‚ чтобы она имела юридическую силу и не вызывала вопросов у получателя․

Содержание статьи

• Нормативно‑правовая база
• Когда нужна заверенная копия трудовой книжки
• Как оформить заявление работника
• Пошаговая процедура заверения копии
• Образцы документов
  • Заявление работника
  • Заверение копии (для работодателя)
  • Нотариальное заверение (при необходимости)
• Полезные рекомендации и типичные ошибки
• Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Оформление и заверение копий трудовой книжки регулируется следующими актами:

1. Трудовой кодекс РФ (ст․ 62‚ 66) – обязанность работодателя выдавать копию по заявлению работника в течение 3 рабочих дней․
2. ГОСТ Р 6․30‑2003 «Система стандартов по информации‚ документации и издательскому делу․ Унифицированные системы документации․ Унифицированные формы документов» – определяет форму заверения (слово «Верно»‚ подпись‚ расшифровка‚ дата)․
3. Приказ Минтруда России № 354н от  г․ – уточняет порядок выдачи копий трудовых книжек․
4. При необходимости – Федеральный закон «Об электронной подписи» (если копия оформляется в электронном виде)․

Когда нужна заверенная копия трудовой книжки

Копию трудовой книжки обычно запрашивают в следующих случаях:

• Получение банковского кредита‚ ипотечного займа;
• Оформление визы‚ миграционных документов;
• Судебные разбирательства (доказательство стажа);
• Перевод в другое предприятие при отсутствии оригинала;
• Трудоустройство в организации‚ где оригинал не требуется‚ но нужен подтверждающий документ․

Как оформить заявление работника

Закон не предписывает фиксированную форму заявления‚ но рекомендуется использовать следующий образец․ Его удобно хранить в шаблонах HR‑отдела․

Заявление
«___» __________ 2026 г․

Я‚ Ф․И․О․ полностью‚ дата рождения‚ паспорт: серия ___ № ___‚
прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (все заполненные листы)
для предоставления в наименование организации/банк/суд․

Контактный телефон: +7 (___) ___‑__‑__

Подпись ______________________

В заявлении указывают:

• Полные персональные данные (ФИО‚ дата рождения‚ паспортные данные);
• Цель получения копии;
• Контактный телефон;
• Дата и подпись․

Пошаговая процедура заверения копии трудовой книжки

Образцы документов

Образец заявления работника

Заявление
«___» __________ 2026 г․

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ дата рождения ‚
паспорт: серия 45 67 № 890123‚
прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (все заполненные листы)
для предоставления в АО «Банк Пример»․

Контактный телефон: +7 (999) -23‑45‑67

Подпись ______________________

Образец заверения копии трудовой книжки (внутреннее)

Заверение делается на каждой странице (если количество листов не превышает 5) либо только на последней странице копии․

Заверение копии трудовой книжки
Верно
Должность: Главный специалист отдела кадров
Подпись: ______________________
Ф․И․О․: Петрова Мария Сергеевна
(при наличии печати) Печать организации

Если заверяется весь разворот (все листы)‚ внизу последнего листа пишут:

Верно․ Копия трудовой книжки полностью соответствует оригиналу․
Должность: Начальник отдела кадров
Подпись: ______________________
Ф․И․О․: Сидоров Алексей Владимирович

Образец нотариального заверения (если требуется)

Нотариальное заверение применяется‚ когда копию необходимо предоставить в органы‚ где требуются нотариальные подтверждения (например‚ в суде)․

Нотариальное заверение копии трудовой книжки

Я‚ Нотариус Иванов Петр Сергеевич‚ нотариус г․ Москва‚
подтверждаю‚ что копия‚ представленная мне в оригинале‚ полностью
соответствует оригиналу трудовой книжки гражданина Иванова Ивана Ивановича․

Верно
Подпись нотариуса: ______________________
М․П․

Полезные рекомендации и типичные ошибки

• Не допускайте исправлений․ Если в оригинале есть исправления‚ они должны быть полностью отражены в копии‚ а слово «Верно» ставится только после проверки․
• Указывайте должность лица‚ заверяющего копию․ Это обязательный элемент ГОСТ Р 6․30‑2003․
• Печать ставится только в том случае‚ если в организации предусмотрена печать для кадровых документов․ В большинстве компаний достаточно подписи и слова «Верно»․
• Сохраняйте оригинал в закрытом месте․ Копию выдавайте только после официального заявления․
• Срок выдачи – 3 рабочих дня․ Если копию требуется срочно‚ можно оформить ускоренный порядок‚ но только с согласия руководства․
• Электронные копии․ При выдаче в электронном виде используется электронная подпись (КЭП) и в подписи указывается «Электронная копия верна»;
• Контрольный лист․ Введите в кадровый журнал запись о выдаче копии (дата‚ Ф․И․О․ работника‚ цель выдачи)․

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли заверить копию без заявления работника?
   Нет․ Трудовой кодекс требует наличия письменного заявления (в любой произвольной форме)․ Без него выдача копии считается нарушением․
2. Нужна ли печать организации?
   По ГОСТ Р 6․30‑2003 печать не является обязательной‚ однако в некоторых компаниях её используют как дополнительный элемент подтверждения․
3. Можно ли заверить копию у прежнего работодателя?
   Да‚ если оригинал находится у прежнего работодателя и он согласен сделать заверенную копию․ При этом необходимо предоставить заявление от работника и согласие прежнего работодателя․
4. Что делать‚ если в копии обнаружены ошибки?
   Ошибки исправляются только в оригинале (по согласованию с работником)․ После исправления оригинала делаем новую копию и заверяем её заново․
5. Можно ли использовать скан копии вместо бумажной?
   Для большинства банков и государственных органов допускается скан‑копия‚ заверенная электронной подписью․ Однако в некоторых случаях (суд‚ миграция) требуется бумажный вариант с подписью и словом «Верно»․

Заверение копии трудовой книжки – достаточно простая‚ но важная процедура․ Соблюдение требований ГОСТ Р 6․30‑2003‚ наличие письменного заявления работника и правильное оформление подписи и даты позволяют избежать отказов со стороны банков‚ судов и иных получателей․

Скачайте готовые шаблоны заявлений и образцов заверения‚ разместите их в кадровом портале компании и обучите ответственных сотрудников – это сократит время обработки запросов и снизит риск ошибок․

Скачать образец заявления | Скачать образец заверения