В современной практике кадрового делопроизводства заверение копий трудовой книжки остаётся важной процедурой‚ особенно при оформлении документов для новых работодателей‚ банков‚ миграционных служб‚ судов или при получении льгот. Даже в условиях перехода на электронные трудовые книжки (с 2025 года)‚ многие бывшие сотрудники всё ещё используют бумажные версии‚ и их копии требуют официального заверения.

Почему нужно заверять копию трудовой книжки?

Заверенная копия трудовой книжки подтверждает:

• Факт трудоустройства и увольнения;
• Сроки работы на предыдущем месте;
• Должности и стаж;
• Отсутствие спорных или неофициальных записей.

Без заверения копия не имеет юридической силы и может быть отклонена государственными и коммерческими организациями.

Кто имеет право заверять копию трудовой книжки?

Заверить копию трудовой книжки может только уполномоченное лицо‚ согласно Трудовому кодексу РФ и Гражданскому кодексу РФ. Это:

1. Работодатель (или его уполномоченный представитель), если копия запрашивается в течение 3 лет после увольнения. В этом случае заверение производится на основании оригинала‚ хранящегося в архиве организации.
2. Нотариус — если работодатель ликвидирован‚ реорганизован или отказывается заверять копию. Нотариус заверяет копию на основании предъявленного оригинала трудовой книжки.
3. Организация‚ хранящая трудовые книжки — например‚ архив или центр занятости‚ если трудовая книжка передана на хранение.

Важно!

Сотрудник сам не может заверить свою копию. Только официальные лица‚ действующие в рамках своих полномочий‚ имеют право проставить печать и подпись.

Пошаговая инструкция по заверению копии

Шаг 1: Получите копию трудовой книжки

Бывший сотрудник должен запросить у работодателя (или архива) копию трудовой книжки. Запрос подаётся в письменной форме — можно в виде заявления или электронного письма с уведомлением о получении.

Шаг 2: Проверьте полноту копии

Копия должна содержать:

• Все записи о приеме на работу;
• Все переводы и награды;
• Запись об увольнении с указанием основания;
• Сведения о стаже и наградах (если есть).

Если какие-то записи отсутствуют — запросите их восстановление.

Шаг 3: Подготовьте документы для заверения

Для заверения копии потребуется:

• Оригинал трудовой книжки (для сверки);
• Копия трудовой книжки (на бумаге‚ в формате А4);
• Паспорт заявителя;
• Заявление на заверение копии (если требуется работодателем).

Шаг 4: Заверение копии

На каждой странице копии (или на последней) проставляется надпись:

«Копия верна»
«Подпись» — подпись уполномоченного лица
«Должность» — ФИО и должность
«Печать» — печать организации (если есть)
«Дата» — дата заверения

Пример оформления:

«Копия верна»
Подпись: ___________________ /И.И; Иванов/
Должность: Главный бухгалтер
Печать: [штамп организации]

Шаг 5: Получение заверенной копии

Копия выдаётся заявителю под расписку. Рекомендуеться сохранить копию заявления и уведомление о выдаче — в случае споров это станет доказательством.

Что делать‚ если работодатель отказывается заверять копию?

Если бывший работодатель:

• Ликвидирован;
• Отказывается заверять копию без объяснения причин;
• Не отвечает на запросы;

— тогда единственный законный способ — обратиться к нотариусу. Нотариус заверит копию на основании оригинала‚ который вы предъявите лично. Стоимость услуги — от 300 до 1000 рублей в зависимости от региона.

Особенности при электронной трудовой книжке

С 2025 года многие сотрудники работают с электронными трудовыми книжками (ЭТК). В этом случае:

• Копия не печатается — выдаётся выписка из ЭТК через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ или портале Госуслуги;
• Выписка имеет электронную цифровую подпись (ЭЦП) и считается юридически значимым документом;
• Если требуется бумажная копия — её можно распечатать и заверить у нотариуса или в центре занятости.

Сроки действия заверенной копии

Законодательно срок действия заверенной копии трудовой книжки не установлен. Однако:

• Банки и государственные органы обычно принимают копии‚ заверенные не ранее 3–6 месяцев назад;
• Для оформления виз‚ иммиграции или ипотеки — рекомендуется заверять копию не позднее чем за 30 дней до подачи документов.

Частые ошибки при заверении

1. Заверение без оригинала — копия‚ заверенная без сверки с оригиналом‚ не имеет юридической силы.
2. Отсутствие печати — если организация имеет печать‚ её отсутствие может быть основанием для отказа.
3. Неправильная формулировка — вместо «Копия верна» пишут «Сверено» или «Подлинно» — это не соответствует требованиям.
4. Заверение сотрудником без полномочий — например‚ обычный бухгалтер без приказа о полномочиях не может заверять документы.

Заверение копии трудовой книжки — это не формальность‚ а важный юридический акт‚ обеспечивающий защиту прав бывшего сотрудника. Независимо от того‚ работаете ли вы с бумажной или электронной трудовой книжкой‚ соблюдайте правила оформления и сохраняйте все подтверждающие документы. Если возникают сложности — не бойтесь обращаться к нотариусу: это гарантированно надёжный и законный способ получить юридически значимую копию.

Помните: ваша трудовая книжка — это история вашей профессиональной жизни. Её копия, ваше право на будущее. Заверяйте её правильно‚ вовремя и с соблюдением всех формальностей.