С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что все newly‑hired сотрудники должны оформлять трудовую деятельность исключительно в электронном виде. Ниже – подробная пошаговая инструкция, как завести свою первую ЭТК.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в Социальном фонде России. В ней фиксируются:

• личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
• сведения о местах работы, должностях, периодах трудовой деятельности;
• информация о наградах, поощрениях и дисциплинарных взысканиях;
• данные о периодах нетрудоспособности и отпусков.

ЭТК появилась в России около 5 лет назад (с 2021 г.) и с тех пор постепенно вытесняет бумажный вариант.

Почему важно завести ЭТК с первого дня работы

1. Обязательность с 2026 г. – после завершения переходного периода работодатели не имеют права вести бумажные трудовые книжки для newly‑hired сотрудников.
2. Удобство доступа – информация доступна в личном кабинете на портале «Госуслуги» и в мобильном приложении Социального фонда.
3. Снижение рисков утери или повреждения – электронный формат невозможно потерять, залить или испортить.
4. Быстрое оформление справок и выписок – при необходимости можно мгновенно получить выписку из ЭТК для банка, посольства или потенциального работодателя.

Подготовка к оформлению первой ЭТК

Прежде чем подавать заявление, убедитесь, что у вас есть следующие документы и данные:

• Паспорт гражданина РФ (страница с фото и регистрацией).
• СНИЛС – страховой номер индивидуального лицевого счета (можно найти на предыдущей трудовой книжке, в выписке из ПФР или заказать через «Госуслуги»);
• ИНН (не обязателен, но полезен для некоторых сервисов).
• Контактный телефон – для получения кодов подтверждения при регистрации в личном кабинете Социального фонда.
• Адрес электронной почты – для уведомлений и восстановления доступа.

Если вы никогда ранее не были трудоустроены, СНИЛС можно получить в отделе Пенсионного фонда или через портал «Госуслуги» (услуга «Получение СНИЛС»).

Пошаговая инструкция: как завести ЭТК первый раз

Шаг 1. Регистрация на портале «Госуслуги»

Если у вас ещё нет учётной записи:

1. Перейдите на gosuslugi.ru.
2. Нажмите «Зарегистрироваться» и следуйте инструкции (ввод ФИО, даты рождения, номера телефона, e‑mail).
3. Подтвердите регистрацию кодом, полученным по SMS.
4. Пройдите верификацию личности (можно через онлайн‑банк, МФЦ или почту России).

Шаг 2. Вход в личный кабинет Социального фонда

После подтверждения учётной записи на «Госуслугах»:

1. В личном кабинете выберите раздел «Социальный фонд» → «Электронная трудовая книжка».
2. Нажмите кнопку «Получить доступ к ЭТК».
3. Система запросит ваш СНИЛС – введите его и подтвердите.

Шаг 3. Создание первой записи в ЭТК

Поскольку это ваша первая трудовая книжка, запись будет создана автоматически при первом трудоустройстве:

1. Уведомите своего работодателя о том, что вы хотите вести трудовую деятельность в электронном виде.
2. Работодатель направит в Социальный фонд сведения о приёме на работу (форма СЗВ‑ТД).
3. После обработки данных в вашем личном кабинете появится первая запись: дата приёма, должность, наименование организации.
4. Вы получите уведомление (SMS и/или e‑mail) о successful добавлении записи.

Шаг 4. Проверка и выписка из ЭТК

Чтобы убедиться, что всё оформлено корректно:

1. В личном кабинете перейдите в раздел «Моя трудовая книжка» → «Выписка».

Шаг 5. Хранение и использование ЭТК

Электронная трудовая книжка хранится бессрочно в базе Социального фонда. Вы можете:

• Получать выписки в любое время через «Госуслуги» или приложение «Социальный фонд».
• Предоставлять выписку потенциальному работодателю (достаточно прислать PDF‑файл).
• Использовать данные для расчёта пенсии, пособий по безработице, больничных и других социальных выплат.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

С 1 января 2026 г. для newly‑hired сотрудников допускается только электронный формат. Если вы уже вели бумажную книжку до этой даты, её можно оставить как архивный документ, но новые записи должны вноситься в ЭТК.

Что делать, если я потерял доступ к личному кабинету?

Воспользуйтесь функцией «Восстановить доступ» на портале «Госуслуги». Потребуется подтверждение личности через СНИЛС, паспорт или данные банковского счёта.

Нужно ли информировать налоговую службу о переходе на ЭТК?

Нет. Социальный фонд автоматически передаёт необходимые сведения в налоговые органы для расчёта налогов и взносов.

Могут ли иностранные граждане оформить ЭТК в России?

Да, если они имеют разрешение на работу и СНИЛС. Процедура оформления идентична.

Завести электронную трудовую книжку первый раз – процесс простой и полностью цифровой. Главное – иметь действующий СНИЛС, подтверждённую учётную запись на «Госуслугах» и своевременно информировать работодателя о своём желании вести трудовую деятельность в электронном виде. После завершения переходного периода (с 1 января 2026 г.) ЭТК станет обязательным элементом трудовых отношений для всех вновь принятых сотрудников, обеспечивая прозрачность, надёжность и удобство учета трудового стажа.

Следуя представленной выше инструкции, вы сможете без труда оформить свою первую ЭТК и пользоваться всеми её преимуществами уже сегодня.