Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), но бумажные варианты до сих пор остаются в обороте. Организации обязаны правильно оформлять и вести трудовые книжки как в электронном, так и в бумажном виде — в зависимости от выбора сотрудника. В этой статье подробно разберём, как организация должна завести трудовую книжку для нового работника, какие шаги необходимо выполнить, какие документы подготовить и как избежать ошибок, ведущих к штрафам.

Основные формы трудовой книжки: бумажная и электронная

На 2026 год в России действуют две формы трудовой книжки:

Бумажная трудовая книжка (БТК) — официальный бланк, утверждённый Правительством РФ (форма № Т-2).
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог, хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР).

Важно! Сотрудник имеет право выбрать форму: он может оставить бумажную книжку, перейти на электронную или даже иметь обе формы одновременно. Работодатель не вправе навязывать одну из форм, выбор остаётся за работником.

Когда и как завести трудовую книжку новому сотруднику

Заведение трудовой книжки происходит при первичном приёме на работу. Это касается как новых сотрудников без стажа, так и тех, кто ранее не имел трудовой книжки (например, выпускники вузов, лица, впервые вышедшие на рынок труда).

Для бумажной трудовой книжки

Если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК, организация обязана завести ему бумажную трудовую книжку. Алгоритм действий:

Получите от сотрудника заявление о желании получить бумажную трудовую книжку (если он не подавал заявление на ЭТК).
Выдайте бланк трудовой книжки из запасов организации. Бланки приобретаются у уполномоченных поставщиков (например, типографии, имеющие лицензию ФСС).
Зарегистрируйте бланк в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма № Т-4 или собственная форма, утверждённая приказом).
Заполните ьный лист:
- ФИО работника — как в паспорте;
- Дата рождения;
- Образование;
- Специальность (по диплому или профессия);
- Серия и номер бланка — вносятся в Книгу учёта и на ьный лист.
Сделайте запись о приёме на работу в разделе «Сведения о работе»:
- Графа 1 — порядковый номер записи;
- Графа 2 — дата приёма (дата приказа);
- Графа 3 — наименование организации (полное, как в ЕГРЮЛ);
- Графа 4 — должность (по штатному расписанию);
- Графа 5 — основание (номер и дата приказа о приёме).
Подпишите запись руководителем и работником (если требуется), заверьте печатью организации (если она используется);

Важно! Если в организации нет печати — запись всё равно действительна. Печать не является обязательной с 2013 года.

Для электронной трудовой книжки (ЭТК)

Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК (или не имеет бумажной книжки и не подал заявление на её получение), организация обязана сформировать ЭТК в системе ПФР.

Алгоритм действий:

Получите от сотрудника заявление о формировании ЭТК (форма утверждена Приказом Минтруда № 585н от ).
Проверьте СНИЛС сотрудника — он является уникальным идентификатором в системе ЭТК.
Сформируйте сведения о приёме на работу в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, Контур.Экстерн, Электронный отчёт и т.п.
Отправьте сведения в ПФР через оператора электронного документооборота (ОЭД) — например, через Контур.Экстерн, СБИС, Тендер.ру и др.
Уведомите сотрудника о формировании ЭТК — можно в письменной форме или через личный кабинет на портале Госуслуг.

Важно! Если сотрудник впервые устраивается на работу и не имеет бумажной трудовой книжки — организация обязана сформировать ЭТК, даже если он не подавал заявление. Это требование закона с 2021 года.

Какие документы нужны работодателю

Для заведения трудовой книжки (бумажной или электронной) организация должна иметь:

Заявление сотрудника о выборе формы трудовой книжки (если он хочет ЭТК или отказывается от бумажной);
Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
СНИЛС;
Документы об образовании (если требуется для заполнения ьного листа);
Приказ о приёме на работу (форма № Т-1);
Трудовой договор (договор о работе);
Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей (для бумажных);
Программное обеспечение для формирования ЭТК (если используется электронный формат).

Как вести трудовую книжку после заведения

После заведения книжки организация обязана вести её в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ № 225 от .

При изменениях в трудовой деятельности

В трудовую книжку вносятся записи о:

Переводе на другую работу;
Увольнении;
Награждении;
Назначении на должность;
Изменении наименования организации (например, переименование).

Пример: Если организация сменила наименование, в графе 3 вносится запись: «Организация [старое наименование] переименована в [новое наименование]», в графе 2 — дата государственной регистрации в ЕГРЮЛ.

При увольнении

При увольнении в трудовой книжке делается запись с указанием:

Причина увольнения (по ст. 77 ТК РФ);
Номер и дата приказа;
Ссылка на пункт закона (например, «п. 3 ч. 1 ст; 77 ТК РФ»).

Запись заверяется подписью руководителя и печатью (если есть). Книжка выдаётся сотруднику под роспись в день увольнения.

Электронная трудовая книжка: особенности ведения

ЭТК не существует как отдельный документ — это набор сведений, передаваемых в ПФР. Работодатель не «заводит» ЭТК как физический объект, а формирует и передаёт сведения.

Какие данные передаются в ПФР?

ФИО, СНИЛС, дата рождения;
Дата приёма, должность, организация;
Дата и основание перевода;
Дата и основание увольнения;
Информация о наградах (по желанию работодателя).

Как исправить ошибку в ЭТК?

Если в ЭТК внесена ошибка, работодатель должен:

Сформировать новую сведения с исправлением;
Отправить её в ПФР с пометкой «Исправление»;
Уведомить сотрудника о внесении изменений.

Ошибки в ЭТК могут привести к нарушению учёта стажа и, как следствие, к уменьшению пенсии, поэтому важно проверять данные перед отправкой.

Юридические риски и штрафы

Нарушения при ведении трудовых книжек влекут административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

За отсутствие трудовой книжки у работника — штраф от 10 000 до 20 000 руб. для организации;
За несвоевременную передачу сведений в ПФР — штраф от 30 000 до 50 000 руб.;
За неправильное заполнение — штраф от 5 000 до 10 000 руб.;
За отказ от ведения ЭТК при отсутствии бумажной — штраф до 50 000 руб.

Также возможны жалобы сотрудников в трудовую инспекцию и суды, если из-за ошибок в книжке нарушены права на пенсию или социальные выплаты.

Как работнику посмотреть свою трудовую книжку?

Сотрудник может получить доступ к своим данным:

В бумажной книжке, лично у работодателя или при увольнении;
В ЭТК — через:
- Личный кабинет на портале Госуслуги;
- Сайт Пенсионного фонда России pfrf.ru;
- МФЦ;
- При обращении в отделение ПФР;
- Через работодателя (по запросу).

С 2025 года сотрудники могут получить выписку из ЭТК в электронном виде, она имеет юридическую силу и приравнивается к бумажной книжке.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли завести трудовую книжку ИП?

Да. Индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки для своих сотрудников так же, как и ООО или АО. Для ЭТК — передают сведения через ОЭД.

Вопрос 2: Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?

Организация выдаёт дубликат в течение 15 дней. На ьном листе ставится надпись «Дубликат». Все записи переносятся из архива организации.

Вопрос 3: Нужно ли завести ЭТК, если сотрудник уже имеет бумажную книжку?

Нет. Если сотрудник имеет бумажную книжку и не подал заявление на переход, организация продолжает вести бумажную книжку. ЭТК не создаётся автоматически.

Вопрос 4: Можно ли отказаться от ЭТК после перехода?

Да. Сотрудник может подать заявление о возврате к бумажной книжке. Работодатель обязан сформировать выписку из ЭТК и передать её сотруднику, после чего завести бумажную книжку.

Заведение трудовой книжки — это не просто формальность, а важнейшая обязанность работодателя, напрямую влияющая на социальные права сотрудника. В 2026 году организация должна быть готова работать с двумя формами: бумажной и электронной. Главное правило, уважать выбор сотрудника и действовать строго в рамках закона.