С 1 января 2020 года в России введён новый документ – электронная трудовая книжка (ЭТК). Это цифровой аналог привычного бумажного носителя, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности и стаже работника. Вопрос, который часто задают сотрудники и работодатели, – какая статья Трудового кодекса РФ (ТК РФ) регулирует электронную трудовую книжку? В статье мы подробно разберём нормативную базу, порядок её оформления, обязанности сторон и практические рекомендации.

Нормативная база: какие статьи ТК РФ упоминают электронную трудовую книжку?

В Трудовой кодекс РФ несколько статей прямо или косвенно регулируют использование ЭТК:

• Статья 66 ТК РФ – «Трудовая книжка». В пункте 2 этой статьи указано, что работник имеет право выбрать способ ведения трудовой книжки: бумажный или электронный. С 2020 года в текст статьи было внесено уточнение, что электронный вариант считается равнозначным бумажному.
• Статья 66.1 ТК РФ – «Электронная трудовая книжка». Эта статья полностью посвящена ЭТК: определяет её юридический статус, порядок создания, ведения, передачи и хранения сведений в базе данных Социального фонда России (СФР). С 2021 года статья стала обязательной для всех работодателей.
• Статья 62 ТК РФ – «Обязанность работодателя вести трудовые книжки». В ней прописана обязанность работодателя фиксировать сведения о трудовой деятельности. После внесения поправок статья охватывает и электронный формат.
• Дополнительные нормативные акты:
  • Постановление Правительства РФ от  № 1515 «Об организации электронного документооборота в сфере труда»;
  • Приказ Минтруда России от  № 394‑н «Об утверждении формы и порядка заполнения электронных трудовых книжек».

История и этапы внедрения ЭТК

1. 2019 г. Принят закон о переходе на электронный формат трудовых книжек.
2. 1 января 2020 г. Вступление в силу статьи 66.1 ТК РФ – обязательный переход на ЭТК.
3. 2022 г. Полный переход: все работодатели обязаны вести сведения в электронном виде (исключения – только при отсутствии технической возможности).
4. 2025 г. По данным УБРиР, более 17 млн работников уже оформили ЭТК, а оставшиеся 60 млн+ находятся в процессе перехода.

Кто может выбрать электронный формат?

Согласно статье 66 ТК РФ, работник вправе самостоятельно выбрать способ ведения трудовой книжки. При этом:

• Работодатель обязан предоставить возможность выбора при заключении трудового договора.
• Если работник отказывается от ЭТК, ему предоставляется бумажный вариант.
• Для несовершеннолетних (до 14 лет) и некоторых категорий (например, военнослужащих) сохраняется обязательный бумажный вариант.

Обязанности работодателя при ведении ЭТК

Согласно статье 66.1 ТК РФ и статье 62 ТК РФ, работодатель обязан:

• Создать электронный профиль работника в базе данных СФР.
• Заполнять и обновлять сведения о трудовой деятельности (дата приёма, должность, основание прекращения и т.д.) в электронных формах ЕФС‑1 и ЕФС‑2.
• Обеспечить работнику доступ к ЭТК через личный кабинет в Госуслуги или через корпоративные сервисы (например, Контур.Экстерн).
• Своевременно (не позднее 5 рабочих дней) передавать сведения в СФР после изменения.
• Сохранять конфиденциальность персональных данных и обеспечить техническую защиту системы.

Права работника в отношении ЭТК

• Получить доступ к своей электронной трудовой книжке в любой момент.
• Запросить печатную копию (с подписью) в МФЦ, СФР или у работодателя.
• Оспаривать неверные сведения в порядке, установленном ТК РФ (письменный запрос, обращение в суд).
• Перевести ЭТК в бумажный формат (по желанию) – процедура описана в пункте 4 статьи 66 ТК РФ.

Пошаговая инструкция: как оформить сотрудника с ЭТК

1. Выбор формата. При подписании трудового договора уточните, желает ли работник вести ЭТК.
2. Регистрация в СФР. Через сервис «Электронный кадровый документооборот» (ЭКД) введите персональные данные сотрудника.
3. Заполнение формы ЕФС‑1. Укажите дату приёма, должность, основание трудового договора, ставку и т.д.
4. Отправка в СФР. Система автоматически формирует запись в ЭТК и присваивает уникальный номер.
5. Уведомление работника. При помощи SMS или email сообщите работнику о создании ЭТК и предоставьте ссылку на личный кабинет.
6. Обновление данных. При каждом изменении (перевод, повышение, увольнение) заполняйте форму ЕФС‑1/ЕФС‑2 и отправляйте в СФР.

Работа с ЭТК в популярных программных продуктах

Для автоматизации процесса многие организации используют 1С:Зарплата и Управление Персоналом, а также облачные сервисы «Контур.Экстерн». Ниже – основные возможности:

• 1С:Зарплата и Управление Персоналом. Интегрированный модуль «Электронные трудовые книжки» автоматически формирует ЕФС‑1/ЕФС‑2 и передаёт их в СФР через защищённый канал.
• Контур.Экстерн. Позволяет вести ЭТК в режиме онлайн, формировать печатные выписки и получать подтверждения о получении сведений от СФР.
• Госуслуги. Работники могут самостоятельно просматривать и скачивать выписки из ЭТК без участия работодателя.

Частые ошибки работодателей и как их избежать

FAQ – часто задаваемые вопросы

Нужно ли оформлять бумажную трудовую книжку, если у меня уже есть электронная?

Нет, статья 66.1 ТК РФ устанавливает, что электронный документ полностью заменяет бумажный, если работник согласен на такой формат.

Как получить печатную копию ЭТК?

Печатную выписку можно запросить в:

• Многофункциональном центре (МФЦ);
• Отделе кадров вашего работодателя;
• Онлайн‑службе СФР через личный кабинет (выписка будет подписана электронной подписью).

Можно ли изменить данные в ЭТК самостоятельно?

Нет. Внесение или исправление сведений производится только работодателем через форму ЕФС‑1/ЕФС‑2. Работник может только подать запрос на исправление.

Что делать, если электронная трудовая книжка «зависла» в системе?

Обратитесь в службу поддержки СФР (тел. 8‑800‑200‑00‑00) и уточните статус заявки. При необходимости подайте повторную форму через 3‑5 рабочих дней.

Электронная трудовая книжка – это современный и удобный инструмент, который полностью регулируется Трудовым кодексом РФ. Ключевые нормативные положения находятся в статьях 66, 66.1 и 62 ТК РФ. С 2020 года все работодатели обязаны вести ЭТК, а работники имеют право выбора формата и доступа к своим данным в любой момент.

Соблюдение требований статей ТК РФ, своевременная передача форм ЕФС‑1/ЕФС‑2 и использование проверенных программных решений (1С, Контур.Экстерн) позволяют избежать штрафов и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Дата актуализации статьи:  г. 14:10:05