В 2026 году ведение трудовых книжек регулируется Приказом Минтруда России от № 320н. Несмотря на активный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), бумажный формат остается актуальным для тех работников, кто не перешел на цифровой учет, а также для архивного хранения истории стажа. Одним из важных разделов документа является «Сведения о награждении», куда вносятся данные о грамотах, благодарностях и иных поощрениях.
В этой статье мы подробно разберем, какие именно грамоты подлежат внесению, как правильно оформить запись и какие ошибки чаще всего допускают кадровики.
Какие грамоты вносятся в трудовую книжку?
Согласно действующему законодательству, в раздел «Сведения о награждении» вносятся не все поощрения, а только те, которые предусмотрены федеральными законами или локальными нормативными актами организации. Важно помнить главное правило:
- Вносятся: Грамоты, дипломы, благодарности, присвоенные почетные звания, занесение на Доску почета, в Книгу почета.
- Не вносятся: Денежные премии (если они не сопровождаются вручением грамоты с конкретным названием), разовые материальные поощрения, благодарности, не оформленные приказом.
Основанием для внесения записи всегда служит приказ (распоряжение) работодателя. Если грамота вручена, но приказа о поощрении не было, запись в трудовую книжку делать нельзя.
Правила заполнения раздела «Сведения о награждении»
Записи в этом разделе производятся по тем же правилам, что и в разделе «Сведения о работе». Данные вносятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными). Текст должен быть четким, разборчивым и не должен содержать сокращений (кроме общепринятых).
Структура записи включает четыре графы:
- Графа 1: Порядковый номер записи (нумерация сквозная в пределах раздела).
- Графа 2: Дата награждения (дата приказа).
- Графа 3: Наименование организации, должность работника, вид награждения и основание.
- Графа 4: Реквизиты приказа (номер и дата).
Образец правильной записи
Рассмотрим пример, как должна выглядеть запись о вручении почетной грамоты:
| № записи | Дата | Сведения о награждении | Наименование, дата и номер документа |
|---|---|---|---|
| 15 | Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» Менеджеру Петрову Ивану Сергеевичу объявлена благодарность и вручена Почетная грамота за высокие показатели в работе и успешное выполнение плана продаж в 2025 году. | Приказ от № 45-к |
Обратите внимание: В графе 3 сначала указывается полное и сокращенное наименование организации (если оно менялось), затем должность и ФИО работника, после чего следует формулировка награждения.
Пошаговая инструкция для кадровика
Чтобы запись была внесена корректно и имела юридическую силу при подтверждении стажа или пенсии, следуйте алгоритму:
- Проверьте основание. Убедитесь, что издан приказ о поощрении, и в нем четко указано: «вручить грамоту», «объявить благодарность», «занести на Доску почета».
- Определите актуальность. Убедитесь, что данный вид награждения предусмотрен правилами внутреннего трудового распорядка или положением об оплате труда вашей организации.
- Заполните графы. Внесите данные в трудовую книжку чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование гелевых ручек допускается, если они не размываются.
- Заверьте запись. После внесения данных запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется). Также необходима подпись работника.
Частые ошибки и как их избежать
Ошибки при заполнении трудовых книжек могут привести к проблемам при назначении пенсии. Вот чего делать нельзя:
- Вносить записи о денежных премиях без грамоты. Фраза «премировать в размере 10 000 рублей» в раздел о награждении не вносится.
- Использовать сокращения. Нельзя писать «гр.», «приказом», «дир-ру». Пишите полностью: «грамота», «приказом», «директору».
- Делать исправления зачеркиванием. В трудовых книжках зачеркивания запрещены. Если допущена ошибка, она исправляется путем признания записи недействительной и внесения новой правильной записи со ссылкой на корректирующий приказ.
- Вносить записи задним числом без оснований. Дата в графе 2 должна соответствовать дате приказа.
Электронные трудовые книжки и грамоты
С 2021 года для новых работников и тех, кто подал заявление о переходе на ЭТК, бумажные трудовые не ведутся. Однако информация о награждениях также передается в Социальный фонд России (СФР).
Работодатель обязан подать форму ЕФС-1 (раздел 1.1 «Кадровые мероприятия») с указанием соответствующего кода мероприятия, если награждение влияет на стаж или является основанием для льгот. Хотя детализация всех грамот в электронном виде может отличаться от бумажной, наличие приказа о поощрении в архиве работодателя остается обязательным требованием.
Правильное внесение записи о грамоте в трудовую книжку — это не только соблюдение бюрократических процедур, но и гарантия того, что достижения сотрудника будут учтены в его официальном трудовом стаже. Помните, что бланки трудовых книжек старого образца (2004 года) и нового (2023 года) имеют равную юридическую силу, и правила заполнения для них едины.
Всегда проверяйте формулировки в приказах перед переносом их в документ, используйте актуальные образцы 2026 года и не допускайте сокращений. Это убережет сотрудника от проблем с пенсией, а организацию — от штрафов трудовой инспекции.