Трудовая книжка остается одним из важнейшим документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Несмотря на цифровизацию, правила внесения записей, использования печатей и оформления копий строго регламентированы. В данной статье мы подробно разберем, какие надписи должны быть в трудовой книжке и как их правильно оформлять в соответствии с актуальными требованиями.
Основные записи при трудоустройстве и перемещениях
Правильное заполнение разделов трудовой книжки позволяет избежать проблем при назначении пенсий и подтверждении стажа.
- Прием на работу: В графе 3 раздела «Сведения о работе» необходимо вначале указать в виде заголовка полное и сокращенное наименование организации (работодателя).
- Переводы и увольнения: Каждая запись должна основываться на приказе или распоряжении. При увольнении обязательно делается надпись со ссылкой на соответствующий пункт ТК РФ.
- Совместительство: При внешнем совместительстве запись вносится в книжку по желанию работника. Важно указать надпись о месте хранения оригинала приказа.
Использование печатей в трудовой книжке
Вопрос о том, какая именно печать должна стоять в документе, часто вызывает споры. Согласно актуальным разъяснениям Роструда:
- Печать отдела кадров: Допускается использование печати кадровой службы, если она содержит наименование организации и информацию о ее местонахождении. Этого достаточно для подтверждения факта работы.
- ьный лист: Печать работодателя ставится в нижнем правом углу ьного листа.
- Особенности: В некоторых случаях (например, при записях о совместительстве) печать может отсутствовать, если соблюдены иные требования к оформлению.
Оформление копий трудовой книжки
Копии трудовых книжек часто требуются для банков, пенсионных фондов или других государственных учреждений. В 2026 году порядок подготовки копий выглядит следующим образом:
Способы заверения:
- Постраничное заверение: На каждом скопированном листе проставляется заверительная надпись «Верно» или «Копия верна», ставится подпись и печать организации.
- Прошивка документов: Все листы ксерокопии сшиваются вместе. В этом случае заверительная надпись («Верно»), подпись и печать ставятся на сшивке документа.
Примечание: Правила оформления записей на копиях также регулируются стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2025 и ГОСТ Р 6.30-2003.
Исправление ошибок и работа с дубликатами
Ошибки в трудовых книжках случаются, и важно знать, как их исправить, не испортив документ.
Исправление ошибок в наименовании
Если в названии организации была допущена ошибка, надпись об исправлении и актуальное наименование работодателя вносятся без указания порядкового номера и без реквизитов подтверждающего документа.
Оформление дубликата
Если трудовая книжка пришла в негодность или была утеряна, оформляется дубликат:
- На старой книжке: На первой странице книжки, пришедшей в негодность, делается надпись «Взамен выдан дубликат», после чего документ возвращается владельцу.
- На новом бланке: В верхнем правом углу ьного листа, рядом с серией и номером бланка, обязательно пишется слово «Дубликат».
Соблюдение правил внесения надписей в трудовую книжку — это залог юридической безопасности как работодателя, так и работника. Рекомендуется всегда сверяться с актуальными ГОСТами и разъяснениями Роструда, чтобы избежать ошибок при заполнении этого важного документа.