Вопрос о том, какие поощрения необходимо фиксировать в трудовой книжке, часто возникает у кадровиков и руководителей․ Неправильное оформление может привести к юридическим спорам и потере прав работника․ В статье подробно рассматриваются правовая база, виды поощрений, подлежащих записи, порядок внесения сведений и типовые образцы документов․

Правовая база

Оформление поощрений регулируется несколькими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66, часть 4 (об обязательном внесении сведений о награждениях);
• Коллективный договор и локальные нормативные акты организации (правила внутреннего трудового распорядка, положения о поощрениях, о премировании, о почётных грамотах, о доске почёта и др․);
• Федеральный закон «О государственной гражданской службе» (для государственных наград);
• Приказы и распоряжения руководителя, подтверждающие факт награждения․

Согласно ч․ 4 ст․ 66 ТК РФ сведения о награждениях за успехи в работе вносятся в трудовую книжку․ При этом в трудовую книжку не вносятся сведения о премиях и иных регулярных выплатах, если они не являются награждением в виде почётного знака, грамоты, звания или ценного подарка․

Виды поощрений, предусмотренные ТК РФ

Трудовой кодекс выделяет несколько основных форм поощрения:

1. Благодарность (письменная или устная) – может фиксироваться в трудовой книжке, если оформлена приказом․
2. Премия – единоразовая выплата за особые достижения․ Вносится в книжку только в том случае, если премия сопровождается наградой (почётной грамотой, ценным подарком)․
3. Ценный подарок (например, автомобиль, ценный металл) – обязательно фиксируется․
4. Почётная грамота – обязательный элемент записи․
5. Государственное или профессиональное звание (например, «Лучший работник года», «Мастер спорта») – фиксируется в трудовой книжке․
6. Государственная награда (орден, медаль) – обязательно вносится․

Другие формы поощрения (например, доска почёта, упоминание в корпоративных новостях) могут быть зафиксированы в трудовой книжке только при наличии соответствующего приказа и если они предусмотрены локальными нормативными актами․

Какие поощрения подлежат обязательной записи в трудовую книжку

Согласно практике и рекомендациям Государственной инспекции труда в Приморском крае, в трудовую книжку вносятся:

• Государственные награды и почётные звания;
• Почётные грамоты и благодарности, оформленные приказом;
• Ценные подарки, переданные в качестве награды;
• Единоразовые премии, сопровождаемые наградой (грамотой, подарком, званием);
• Иные поощрения, предусмотренные коллективным договором или локальными нормативными актами, при условии их документального оформления․

Не вносятся в трудовую книжку:

• Регулярные премии (ежемесячные, квартальные) без наградного компонента;
• Стимулирующие выплаты (производственная премия, надбавки, компенсации);
• Неформальные благодарности без приказа;

Порядок внесения записи о поощрении

Для корректного отражения поощрения в трудовой книжке необходимо выполнить следующие шаги:

1. Подготовка приказа (распоряжения) руководителя․ В приказе указываются:
   • ФИО работника;
   • Наименование и дата награждения;
   • Основание (успехи в работе, достижение плановых показателей и т․д․);
   • Форма поощрения (грамота, подарок, звание);
   • Подпись руководителя и печать организации․
2. Согласование с отделом кадров․ К приказу прикладываются:
   • Копия наградного документа (грамоты, сертификата, свидетельства о присвоении звания);
   • При необходимости – акт приёма‑передачи ценного подарка․
3. Внесение записи в трудовую книжку․ Запись делается в следующем виде (пример):

    2026 г․ – Награждён почётной грамотой «За выдающиеся результаты в работе», приказ № 45 от г․
    

   Запись делается чернилами (чёрным или синим), без исправлений и с подписью лица, вносящего запись․

4. Уведомление работника․ Работнику высылается копия приказа и подтверждение о внесении записи․

Образцы документов

5․1 Приказ о награждении

<pre>
Приказ № 45
от г․

О награждении сотрудника Иванова И․И․ почётной грамотой «За выдающиеся результаты в работе»

В соответствии со статьей 66 ТК РФ и Положением о поощрениях организации
приказываю:

Наградить Ивана Ивана Ивановича, сотрудника отдела продаж, почётной грамотой «За выдающиеся результаты в работе»․
Внести запись в трудовую книжку о награждении в соответствии с ч․ 4 ст․ 66 ТК РФ․
Руководителю отдела продаж – обеспечить вручение грамоты․

Генеральный директор ___________________ /Петров П․П․/
</pre>

5․2 Запись в трудовую книжку

2026 г․ – Награждён почётной грамотой «За выдающиеся результаты в работе», приказ № 45 от г․

5․3 Заявление сотрудника о внесении записи (по желанию)

<pre>
Заявление
от г․

Я, Иванов И․И․, прошу внести в мою трудовую книжку запись о награждении почётной грамотой «За выдающиеся результаты в работе», выданной приказом № 45 от г․

Подпись ___________________ /Иванов И․И․/
</pre>

Частые ошибки и рекомендации

• Отсутствие приказа․ Запись без приказа считается недействительной – обязательно оформляйте документ․
• Неправильный формат записи․ Запись должна содержать дату, наименование награды, номер приказа и дату приказа․
• Использование исправлений․ В трудовой книжке нельзя делать исправления чернилами; в случае ошибки – оформить новое исправление с указанием причины․
• Неучёт локальных нормативных актов․ Если в организации предусмотрены дополнительные виды поощрений (например, «Доска почёта»), они также должны быть отражены в приказе․
• Электронные трудовые книжки․ При работе с ЭЛКОД (электронной трудовой книжкой) запись вносится через специализированную систему, но содержание записи остаётся тем же․

Запись всех видов поощрений в трудовую книжку – важный элемент кадровой политики, который защищает права работника и подтверждает его профессиональные достижения․ Правильное оформление требует:

• Соблюдения требований ТК РФ (ст․ 66, ч․ 4);
• Наличие приказа, подтверждающего факт награждения;
• Точности в формулировке записи;
• Согласования с локальными нормативными актами организации․

Тщательно выстроенный процесс документирования поощрений повышает мотивацию персонала, укрепляет корпоративную культуру и минимизирует риск юридических конфликтов․

Источник информации: материалы Государственной инспекции труда в Приморском крае, КонсультантПлюс, нормативные акты Трудового кодекса РФ, локальные нормативные документы организаций (2025‑2026 гг․)․