Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. В неё вносятся не только сведения о приёме, переводе и увольнении, но и информация о награждениях и поощрениях за трудовые заслуги. Однако не все виды поощрений подлежат отражению в трудовой книжке. Ниже подробно рассмотрено, какие именно поощрения должны быть внесены, а какие – нет, с опорой на действующее законодательство РФ и разъяснения контролирующих органов.

Нормативная база

• Статья 66 ТК РФ – регулирует ведение трудовых книжек и указывает, что в них вносятся сведения о награждениях за успехи в работе.
• Статья 191 ТК РФ – перечисляет виды поощрений за труд (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию «лучший по профессии» и др;).
• Письма и разъяснения Минтруда России, КонсультантПлюс, ГАРАНТ.РУ – уточняют, какие из перечисленных поощрений действительно подлежат записи в трудовую книжку.

Что считается поощрением, подлежащим внесению в трудовую книжку

Согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ и разъяснениям ведомств, в трудовую книжку вносятся сведения о:

1. Государственных наградах и почетных званиях (ордена, медали, звания «Заслуженный работник», «Почетный гражданин» и т.п.).
2. Почетных грамотах, благодарностях и похвальных листах, объявленных работодателем в соответствии с внутренними нормативными актами (коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, уставом организации).
3. Ценными подарками, врученными за особые трудовые достижения, если такая форма поощрения предусмотрена локальными актами.
4. Присвоением звания «Лучший по профессии» или аналогичными корпоративными ами, утверждёнными в положении о поощрении труда.
5. Иными видами поощрений, прямо указанными в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине, которые носят нерегулярный, разовый характер и не являются частью системной оплаты труда.

Что не заносится в трудовую книжку

Не подлежат записи в трудовую книжку следующие выплаты и поощрения:

• Премии, предусмотренные системой оплаты труда (ежемесячные, квартальные, годовые и т.п.), даже если они носят разовый характер, но выплачиваются согласно положению о премировании, включённому в состав заработной платы.
• Доплаты и надбавки
• Единовременные выплаты, не оформленные как поощрение (например, компенсация заunused отпуск, пособия при увольнении).
• Поощрения, не закреплённые локальными нормативными актами (спонтанные благодарности в устной форме, не оформленные документально).

Примеры записей в трудовую книжку

Запись о поощрении оформляется в разделе «Сведения о награждении (поощрении)» трудовой книжки. Типовой формат:

2025.09.15 Поощрение: объявлена благодарность за успешное выполнение проекта «Автоматизация учета» (Приказ № 45 от ).

Или:

2025.11.02 Награждён ценным подарком (наручные часы) за высокие показатели продаж за IV квартал 2025 г. (Приказ № 78 от ).

В электронной трудовой книжке (ЭТК) запись вносится аналогичным образом в поле «Награждение/Поощрение» с указанием даты, основания (приказа, распоряжения) и описания поощрения.

Рекомендации для кадровых служб

1. Утвердить локальные нормативные акты (положение о поощрении труда, коллективный договор), в которых чётко перечислены виды поощрений, подлежащие внесению в трудовую книжку.
2. Оформлять каждое поощрение приказом или распоряжением, указывая основание, дата и форму поощрения (благодарность, грамота, подарок и т.п.).
3. Разделять системные премии и разовые поощрения: если выплата относится к системе оплаты труда – не вносить; если выплата носит разовый характер и утверждена локальным актом – вносить.
4. Вести журнал регистрации поощрений для удобства последующего переноса сведений в трудовую книжку и ЭТК.
5. Обучать сотрудников отдела кадров различиям между «премией» (часть зарплаты) и «поощрением» (награждение за успехи в работе), чтобы избежать ошибочных записей.

В трудовую книжку вносятся только те поощрения, которые носят разовый, несистемный характер и закреплены локальными нормативными актами организации (коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о поощрении труда). Государственные награды, почетные звания, благодарности, грамоты, ценные подарки и присвоение корпоративных ов – всё это подлежит записи. Системные премии, являющиеся частью заработной платы, в трудовую книжку не заносятся. Соблюдение этих правил обеспечивает корректность ведения трудовых книжек и минимизирует риски споров с работниками и контролирующими органами.