Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж, должности, награды и поощрения. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, в неё вносятся сведения не только о приёме и увольнении, но и о награждениях и поощрениях, имеющих значимый характер. Однако не все виды поощрений подлежат обязательному отражению; В этой статье мы подробно разберём, какие поощрения вносятся в трудовую книжку, на каком основании, как правильно оформить запись и какие ошибки чаще всего допускают работодатели.

Что считается поощрением в трудовом законодательстве?

Согласно статье 191 Трудового кодекса РФ, поощрение, это мера, применяемая работодателем для стимулирования высоких результатов труда. К поощрениям относятся:

• благодарность (устная или письменная)
• вручение почетной грамоты
• вручение ценного подарка
• награждение денежной премией за достижения, выходящие за рамки обычных обязанностей
• присвоение звания «Лучший работник года»
• награждение государственными или ведомственными наградами

Важно! Трудовое законодательство рассматривает понятия «награждение» и «поощрение» как равнозначные. Это подтверждается позицией Минтруда России и судебной практикой: «Награждение и поощрение в точки зрения трудового законодательства равносильные понятия».

Какие поощрения обязательно вносятся в трудовую книжку?

Согласно пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого Постановлением Правительства РФ от № 225, в трудовую книжку вносятся сведения о следующих поощрениях:

1. Награждение государственными наградами (орденами, медалями, почетными званиями РФ и СССР).
2. Ведомственные награды (грамоты, дипломы, знаки отличия от министерств, ведомств, организаций).
3. Почётные грамоты от руководства организации, независимо от уровня (даже если выдана директором компании).
4. Звания («Лучший специалист», «Почётный работник», «Ветеран труда» и т.п.), присвоенные работодателем.
5. Денежные премии, если они выплачиваются не как часть системы оплаты труда, а как единовременное вознаграждение за выдающиеся достижения.

Примеры поощрений, которые вносятся в трудовую книжку:

• «Награждён почетной грамотой Министерства труда и социальной защиты РФ за высокие результаты в работе»
• «Присвоено звание «Лучший бухгалтер года» по итогам 2025 года»
• «Награждён денежной премией в размере 50 000 рублей за внедрение инновационной системы учёта»
• «Награждён медалью «За добросовестный труд» от Ассоциации работодателей»

Какие поощрения НЕ вносятся в трудовую книжку?

Согласно позиции Минтруда России и КонсультантПлюс, не подлежат внесению в трудовую книжку:

• Регулярные премии, предусмотренные системой оплаты труда (например, ежемесячные премии по итогам месяца, квартальные бонусы, премии за выполнение плана).
• Премии за отсутствие прогулов или за соблюдение дисциплины — если они являются частью стандартной системы мотивации.
• Премии по итогам аттестации, если они не связаны с выдающимися достижениями, а являются стандартной частью оплаты труда.

Ключевой критерий: если премия выплачивается регулярно и закреплена в локальных нормативных актах (Положении об оплате труда, Коллективном договоре), — она не вносится в трудовую книжку. Если же премия — единовременная, нестандартная и связана с конкретным достижением, — она вносится.

Примеры поощрений, которые не вносятся в трудовую книжку:

• «Премия за выполнение плана продаж за март 2026 года»
• «Ежемесячная премия за отсутствие нарушений трудовой дисциплины»
• «Премия по итогам квартальной аттестации» (если она предусмотрена в штатном расписании)

Как правильно оформить запись о поощрении?

Внесение записи в трудовую книжку — это не просто формальность, а юридически значимое действие. Нарушение порядка может привести к спорам с работником и штрафам со стороны Роструда.

Этапы оформления:

1. Издание приказа — основание для внесения записи. Приказ должен содержать:
   • ФИО работника
   • должность
   • основание для поощрения (например, «за внедрение новой системы учёта»)
   • вид поощрения (грамота, премия, звание)
   • дату поощрения
   • подпись руководителя и печать организации
2. Ознакомление работника с приказом под роспись (обязательно!)
3. Внесение записи в трудовую книжку в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях».

Правильная формулировка записи:

Пример правильной записи:

«Награждён почетной грамотой генерального директора ООО «Свет» за высокие результаты в работе и внедрение системы электронного документооборота, »

Неправильные формулировки:

• «Премия за работу» — слишком расплывчато.
• «Получил премию» — не указано основание и вид поощрения.
• «Премия по итогам квартала» — не подлежит внесению, если это регулярная выплата.

Электронная трудовая книжка и поощрения

С 2021 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки. С 2026 года большинство работодателей обязаны вести только электронные версии. Однако принципы внесения информации остаются теми же:

• Записи о поощрениях вносятся в электронную трудовую книжку в том же порядке, что и в бумажную.
• Работник может в любое время запросить выписку из своей электронной трудовой книжки через портал Госуслуг или в Пенсионном фонде.
• Работодатель обязан внести запись в течение 5 рабочих дней с даты издания приказа.

Последствия несвоевременного или неправильного внесения записи

Если работодатель:

• не вносит запись о значимом поощрении — работник может обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием внести запись.
• вносит запись о регулярной премии — это нарушение порядка ведения трудовой книжки, может повлечь штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 рублей для юрлиц).
• не ознакомляет работника с приказом — запись считается недействительной.

Судебная практика: в 2025 году суды в 87% случаев встали на сторону работников, требовавших внести в трудовую книжку запись о почетной грамоте или единовременной премии за достижение, если она была оформлена приказом и не была частью регулярной системы оплаты труда.

Рекомендации для кадровиков и бухгалтеров

1. Разграничивайте регулярные премии и единовременные поощрения. Ведите отдельный реестр поощрений.
2. Уточните в локальных актах (Положении об оплате труда), какие премии являются частью системы оплаты, а какие — поощрениями за достижения.
3. Всегда издавайте приказ о поощрении — без него запись в трудовую книжку невозможна.
4. Ознакомляйте работника с приказом под роспись — это обязательное условие.
5. Проверяйте формулировки записей: они должны быть точными, официальными и соответствовать тексту приказа.
6. Сохраняйте копии приказов не менее 75 лет (срок хранения трудовых книжек).

В трудовую книжку вносятся только значимые, нестандартные поощрения, подтверждающие высокие достижения работника. Регулярные премии, являющиеся частью системы оплаты труда, — не вносятся. Правильное оформление записей о поощрениях — это не только соблюдение закона, но и важный инструмент мотивации, повышения престижа компании и защиты прав работника при трудоустройстве в будущем.

Помните: запись в трудовой книжке — это не просто формальность. Это официальное признание заслуг работника, которое может повлиять на его карьеру, пенсионные права и репутацию. Относитесь к этому с ответственностью.

Если сомневаетесь — лучше внести запись, чем не внести. Но если премия — часть зарплаты — не вносите. Знайте разницу, и вы избежите споров и штрафов.