Трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина․ В ней фиксируются все важные сведения о работе, переводах, награждениях и увольнениях․ С 2020 года в России действуют как бумажные, так и электронные трудовые книжки․ В этой статье мы подробно рассмотрим, какие именно сведения необходимо вносить в трудовую книжку, как это правильно оформлять и какие изменения произошли в последние годы․

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника․ Она содержит:

• Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование и др․);
• Информацию о месте работы (наименование организации, ИНН, КПП);
• Записи о приеме на работу, переводах, увольнениях;
• Сведения о награждениях и поощрениях;
• Записи о присвоении разрядов, классных чинов, званий;
• Основания для внесения записей (приказы, распоряжения)․

Общие сведения о работнике

В начале трудовой книжки (или на первой странице) указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Дата рождения;
• Образование (с указанием учебного заведения и года окончания);
• Профессия или специальность;
• Дата заполнения трудовой книжки․

Сведения о работе

Это основной раздел трудовой книжки, который включает:

1. Запись о приеме на работу
   • Дата приема;
   • Наименование должности (профессии), структурного подразделения;
   • Название организации (с указанием ИНН и КПП);
   • Основание приема (номер и дата приказа)․
2. Записи о переводах на другую постоянную работу
   • Дата перевода;
   • Новая должность (профессия), структурное подразделение;
   • Основание перевода (номер и дата приказа)․
3. Записи об увольнении
   • Дата увольнения;
   • Основание увольнения (пункт статьи ТК РФ);
   • Сумма выплаченных выходных пособий (если применимо);
   • Основание увольнения (номер и дата приказа)․

Сведения о награждениях и поощрениях

В трудовую книжку вносятся сведения о следующих награждениях и поощрениях:

• Почетные звания;
• Государственные награды;
• Награды организации (например, почетная грамота);
• Премии и другие поощрения за трудовые достижения․

Записи о награждениях вносятся на основании соответствующих приказов и должны содержать:

• Наименование награды;
• Дата награждения;
• Основание (номер и дата приказа)․

Сведения о присвоении разрядов, классных чинов, званий

Если работник получает новый разряд, классный чин или звание, эти сведения также вносятся в трудовую книжку:

• Наименование разряда, класса, звания;
• Дата присвоения;
• Основание (номер и дата приказа)․

Сведения о закрытии трудовой книжки

При закрытии трудовой книжки (например, при увольнении) в нее вносится запись о:

• Дата закрытия;
• Основание закрытия (номер и дата приказа);
• Подпись ответственного лица и печать организации․

Особенности ведения электронных трудовых книжек

С 1 января 2020 года в России действуют электронные трудовые книжки (ЭТК)․ В отличие от бумажных, ЭТК ведутся в электронном виде и хранятся в базе Пенсионного фонда России (ПФР)․

Что нужно знать об ЭТК:

• Работодатель формирует сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде;
• Сведения передаются в ПФР в виде отчета по форме ЕФС-1;
• В ЭТК вносятся те же сведения, что и в бумажную трудовую книжку;
• Работник может запросить бумажную выписку из ЭТК в любое время;
• При увольнении работник может выбрать, сохранить ли ЭТК или перейти на бумажную․

Правила внесения записей в бумажную трудовую книжку

Если у работника бумажная трудовая книжка, необходимо соблюдать следующие правила:

Общие требования к записям

• Записи вносятся без сокращений;
• Каждая запись нумеруется;
• Записи вносятся от руки или с помощью принтера/штампа;
• Записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если таковая имеется)․

Сроки внесения записей

• Сведения о приеме на работу или переводе — в течение 5 рабочих дней;
• Сведения об увольнении, в тот же день;
• Сведения о награждениях и поощрениях — в течение 7 дней после издания приказа․

Исправление ошибок

Если в трудовую книжку была внесена неверная запись, ее необходимо исправить:

1. Зачеркнуть неверную запись;
2. Написать правильную запись;
3. Указать основание исправления (например, «Исправлено на основании приказа №12 от «);
4. Заверить исправление подписью ответственного лица и печатью организации․

Что нужно знать о дубликатах трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, работодатель обязан выдать работнику дубликат․ В дубликате указываются:

• Все сведения из оригинальной трудовой книжки;
• Сведения о периодах работы до 1 января 2020 года (если они известны);
• Запись о выдаче дубликата (с указанием основания — приказа или заявления работника)․

Ответственность работодателя за ведение трудовой книжки

Работодатель несет ответственность за:

• Правильность и своевременность внесения записей;
• Сохранность трудовой книжки;
• Соблюдение сроков предоставления сведений в ПФР (для ЭТК);
• Своевременную выдачу дубликатов при утрате или порче․

За нарушение правил ведения трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5․27 КоАП РФ․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить записи о временных работах?

Нет, записи о временных и сезонных работах не вносятся в трудовую книжку․ Они оформляются отдельными документами․

Можно ли вносить записи в трудовую книжку в электронном виде?

Да, с 2020 года разрешается вносить записи в бумажную трудовую книжку с помощью принтера или штампа․

Что делать, если работник отказывается от ведения электронной трудовой книжки?

Работник не может отказаться от ведения электронной трудовой книжки, так как это предусмотрено законодательством․ Однако он может запросить бумажную выписку из ЭТК․

Как часто нужно обновлять сведения в трудовой книжке?

Сведения о приеме, переводе и увольнении вносятся в течение 5 рабочих дней․ О награждениях и поощрениях, в течение 7 дней․

Трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина․ В нее вносятся сведения о приеме на работу, переводах, увольнениях, награждениях и других важных событиях․ С 2020 года действуют электронные трудовые книжки, которые ведутся в базе ПФР․ Работодатель обязан соблюдать все правила ведения трудовой книжки и своевременно вносить записи․

Если у вас остались вопросы по ведению трудовой книжки, обратитесь к специалистам по кадрам или в Пенсионный фонд России․