Дата публикации: 01:19:45
Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательным документом для большинства работников России с 2021 года. Однако вопрос о том, какой документ подтверждает наличие ЭТК, часто вызывает затруднения как у сотрудников, так и у работодателей.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной формы, в которой фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, периоды занятости, стаж, сведения о наградах и др.
Согласно п; 5 ст. 2 Закона от № 439‑ФЗ, переход на ЭТК возможен у любого работодателя в любой момент.
Как выглядит ЭТК?
- ФИО сотрудника
- СНИЛС
- Дата рождения
- Сведения о местах работы и должностях
- Сведения о стаже и должностных изменениях
ЭТК хранится в Социальном фонде и доступна сотрудникам через личный кабинет на портале ФНС или через сервис Госуслуги.
Какой документ подтверждает наличие электронной трудовой книжки?
Подтверждением того, что у сотрудника действительно есть ЭТК, служит выписка из личного кабинета в системе ФНС или справка о наличии ЭТК, которую можно запросить в отделении Социального фонда.
Эта справка может быть получена:
- Онлайн через личный кабинет на сайте ФНС
- В отделении Социального фонда по месту жительства
- Через портал Госуслуги
Для получения документа необходимо:
- Запросить “Справку о наличии электронной трудовой книжки”
- Указать ФИО и ИНН
- Получить PDF‑файл, который можно распечатать или отправить работодателю
Как открыть документ онлайн с компьютера?
Открыть ЭТК онлайн можно несколькими способами:
- Веб‑версия Документов – зайдите в сервис Google Документы, найдите нужный файл и кликните на него. Документ откроется в веб‑редакторе.
- Дисковое хранилище – используйте Яндекс.Диск или Google Диск, загрузите файл ЭТК и откройте его в режиме онлайн.
- Портал ФНС – авторизуйтесь на сайте ФНС, перейдите в раздел “Мои документы” и откройте ЭТК.
После открытия документа вы можете:
- Просмотреть сведения о стаже
- Скопировать данные для подачи в другие организации
- Сохранить файл в формате PDF или DOCX
Переходный период и особенности внедрения ЭТК
С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что:
- Все новые сотрудники оформляются сразу в электронном виде.
- Для существующих работников возможен выбор: оставить бумажную форму или перейти на ЭТК.
- Цифровой стаж не может полностью заменить реальный опыт работы – бумажный документ остаётся главным подтверждением.
По прогнозам Актион Кадры, полный переход на электронный кадровый документооборот состоится не раньше 2025 года.
Как оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку?
Для перехода на ЭТК необходимо написать заявление; Ниже пример формы:
ЗАЯВЛЕНИЕ О переходе на электронную трудовую книжку Я, ______________________ (ФИО), паспорт: ___________, СНИЛС: ___________, прошу включить меня в реестр сотрудников, оформленных в электронной форме трудовой книжки.
Заявление можно подать:
- Лично в отделении кадров работодателя
- Через электронную почту организации
- Онлайн на портале Кадровый сервис
После подачи заявления работодатель оформляет ЭТК и отправляет подтверждающий документ в Социальный фонд.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать ЭТК для оформления пенсии? – Да, в ней отображаются все сведения, необходимые для расчёта стажа.
- Что делать, если ЭТК утеряна? – Обратитесь в Социальный фонд за выпиской и запросите восстановление данных.
- Можно ли распечатать ЭТК? – Да, выписка доступна в формате PDF и может быть распечатана.
- Какие преимущества у ЭТК? – Быстрый доступ, защита от потери, возможность совместного редактирования.
Электронная трудовая книжка – современный и удобный способ документирования трудовой деятельности. Подтверждением её наличия является официальная выписка из личного кабинета ФНС или справка из Социального фонда. Переход на ЭТК упрощает работу как работников, так и работодателей, ускоряя процесс оформления и снижая риск потери бумажных документов.
Если вы ещё не перешли на электронную форму, следуйте инструкциям выше, подайте заявление и получите подтверждающий документ, который можно открыть онлайн в любой момент.
Помните: цифровая форма – это не замена, а дополнение к традиционной системе, которое делает процесс более прозрачным и доступным.