Оформление записи о назначении на должность директора (генерального директора, исполнительного директора) имеет свои особенности по сравнению с обычным приемом на работу․ Это связано с особым порядком избрания или назначения руководителя организации․ Неправильное оформление может создать проблемы при увольнении, расчете стажа или проверках․
Ключевое отличие: «Назначен» или «Избран»?
Главный принцип: запись в трудовой книжке должна точно отражать тот документ, на основании которого лицо фактически стало руководителем․
Важно запомнить:
- Если директор избирается Общим собранием участников (акционеров), в записи используется слово «избран»․
- Если директор назначается вышестоящей организацией, Учредителем или Советом директоров, в записи используется слово «назначен»․
- Фраза «принят на работу» для директора не используется, так как он не «принимается», а именно назначается или избирается на уже существующую должность в рамках организации․
На какой документ ссылаться в графе 4?
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н), в графе 4 (Подпись, дата) указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя․
Для директора «иное решение», это чаще всего:
- Протокол (решение) Общего собрания участников (акционеров) об избрании директора․
- Решение Учредителя о назначении директора․
- Приказ (распоряжение) вышестоящей организации (если директор назначается в дочернем обществе)․
- Протокол заседания Совета директоров об избрании (назначении) директора․
Важно: Нельзя ссылаться на приказ о приеме на работу, если он не является первичным основанием․ Основанием является именно акт избрания/назначения․
Образцы записей в трудовой книжке директора
Образец 1: Директор избран Общим собранием участников
Графа 1 (Дата):
Графа 2 (Наименование организации): Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»
Графа 3 (Сведения о работе): Избран генеральным директором
Графа 4 (Подпись, дата документа): На основании протокола № 5 от Общего собрания участников ООО «Вектор»
Графа 5 (Подпись работника): _________________ / Иванов И․И․ /
Образец 2: Директор назначен Учредителем
Графа 1 (Дата):
Графа 2 (Наименование организации): Акционерное общество «Старт»
Графа 3 (Сведения о работе): Назначен исполнительным директором
Графа 4 (Подпись, дата документа): На основании решения Учредителя № 12-А от
Графа 5 (Подпись работника): _________________ / Петрова А․С․ /
Образец 3: Директор назначен приказом вышестоящей организации
Графа 1 (Дата):
Графа 2 (Наименование организации): Общество с ограниченной ответственностью «Филиял-Сервис» (дочернее общество АО «Группа Компаний»)
Графа 3 (Сведения о работе): Назначен директором
Графа 4 (Подпись, дата документа): На основании приказа АО «Группа Компаний» № 45-к от
Графа 5 (Подпись работника): _________________ / Сидоров В․П․ /
Что делать, если приказ о приеме на работу все же издан?
Иногда кадровики оформляют стандартный приказ о приеме на работу директора․ В этом случае запись будет выглядеть так:
Графа 3: Принят на работу генеральным директором
Графа 4: Приказ № 101-к от
Но это не рекомендуется! Такая запись формально верна, но не отражает реального правового основания (избрание/назначение)․ В случае спора суд или трудовая инспекция могут потребовать подтверждения, что директор был избран/назначен в установленном Уставом порядке․ Поэтому всегда лучше ссылаться на первичный документ — решение/протокол․
Частые ошибки и как их избежать
- Сокращения в графе 4․ Нельзя писать «пр․ №», «нак․ №», «реш․ №»․ Пишите полностью: «Приказ №», «Решение №», «Протокол №»․
- Неточное наименование должности․ Указывайте точное наименование должности из Устава или штатного расписания (Генеральный директор, Исполнительный директор, Директор)․
- Ссылка на несоответствующий документ․ Нельзя ссылаться на приказ о приеме, если основание, протокол собрания․ Ссылайтесь на тот документ, который фактически наделил лицо полномочиями․
- Отсутствие даты в графе 1․ Дата в первой графе — это дата вступления в должность (дата избрания/назначения), а не дата подписания приказа․ Они могут не совпадать․
Практический совет
Перед оформлением записи всегда запросите у юриста или секретаря собрания оригинал или заверенную копию документа (протокола, решения, приказа), на основании которого происходит назначение․ Проверьте в нем:
- Точное наименование должности․
- Дату вступления в должность (она и пойдет в графу 1)․
- Номер и дату самого документа (для графы 4)․
Запись о назначении директора, это не формальность, а юридически значимый акт, подтверждающий начало трудовых отношений на руководящей должности․ Правильное оформление защищает как работника (в части стажа и полномочий), так и работодателя от рисков при проверках и судебных спорах․ Всегда основывайтесь на первичном документе об избрании/назначении и заполняйте все графы без сокращений․
Материал подготовлен на основе анализа актуальной практики и требований Приказа Минтруда России № 320н․ Рекомендуется согласовывать сложные случаи с юристом организации․