В 2026 году вопросы правильного отражения операций с трудовыми книжками в бухгалтерском учете бюджетных учреждений остаются крайне актуальными. Несмотря на цифровизацию процессов, бумажные бланки по-прежнему используются, и их приобретение, хранение и выдача требуют четкого соблюдения норм бюджетной классификации. В данной статье мы подробно разберем, какой код КОСГУ применять при покупке бланков, как вести учет и какие проводки формировать.
Самый важный вопрос, который возникает у бухгалтеров государственных и муниципальных учреждений: за счет какой статьи расходов оплачивать бланки трудовых книжек и вкладышей к ним?
Согласно действующему порядку применения классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ), расходы на приобретение бланков строгой отчетности, к которым относятся трудовые книжки, относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги».
- Код КОСГУ: 226
- Наименование: Прочие работы, услуги
- Обоснование: Бланки трудовых книжек не являются материальными запасами в полном смысле этого слова (как канцтовары), а относятся к бланкам строгой отчетности. Их приобретение расценивается как приобретение услуг по обеспечению бланками.
Важно отметить, что ранее (до изменений в инструкциях) могли возникать споры о отнесении данных расходов на статью 223 «Коммунальные услуги» или 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов», однако сложившаяся практика и разъяснения Минфина РФ однозначно указывают на код 226.
Бухгалтерский учет: основные проводки
Учет бланков трудовых книжек имеет свои особенности, так как они являются бланками строгой отчетности (БСО). Рассмотрим пошагово, как отражать операции в бухучете бюджетного учреждения.
Поступление бланков
При приобретении бланков они не ставятся на баланс как основные средства или материальные запасы в традиционном понимании. Стоимость бланков сразу относится на расходы текущего периода.
Типовая проводка при оплате и оприходовании:
- Дебет 0.401.20.226, Кредит 0.302.26.734 (или 0.208.26.664 при подотчете): Отнесена стоимость приобретенных бланков трудовых книжек на расходы.
Одновременно с этим бланки должны быть приняты на забалансовый учет для контроля их наличия и движения:
- Дебет 006 «Бланки строгой отчетности»: Оприходованы бланки трудовых книжек по количеству штук (или по номинальной стоимости, если такая установлена внутренними актами, но чаще — в количественном выражении).
Выдача работнику
Когда трудовая книжка заводится новому сотруднику или выдается взамен утерянной, она списывается с забалансового учета.
- Кредит 006 «Бланки строгой отчетности»: Списан бланк трудовой книжки, выданный работнику.
Если учреждение взимает с работника стоимость бланка (что является правом, а не обязанностью работодателя, если иное не прописано в локальных актах или коллективном договоре), то в учете отражаются доходы:
- Дебет 0.201.11.510 — Кредит 0.401.40.130: Поступление денежных средств от работника в кассу (или на лицевой счет) в качестве компенсации стоимости бланка.
- Дебет 0.401.40.130 — Кредит 0.401.10.130: Включение суммы компенсации в состав прочих доходов.
Примечание: Код КОСГУ 130 «Доходы от оказания платных услуг, работ» используется для классификации поступлений;
Особенности учета вкладышей
Вкладыши в трудовую книжку заводятся, когда в основной книжке заканчиваются страницы для записей. Учет вкладышей ведется аналогично учету самих трудовых книжек:
- Приобретение отражается по КОСГУ 226.
- Поступление фиксируется на забалансовом счете 006.
- Выдача работнику сопровождается списанием с кредита счета 006.
Стоимость вкладыша также может быть возмещена работником, и эти суммы учитываються как прочие доходы учреждения.
Контроль и документальное оформление
Для правильного учета и предотвращения претензий со стороны контролирующих органов, в учреждении должны вестись следующие документы:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В нее вносятся сведения о получении бланков, их выдаче работникам с указанием серии и номера каждого бланка, а также о работниках, получивших трудовые книжки.
- Приходно-расходная книга. Ведется кадровой службой или бухгалтерией для фиксации движения бланков.
- Отчет о расходовании бланков. Периодически (обычно по итогам года или по требованию) составляется отчет, в котором указываются суммы, полученные от работников, с приложением копий приходных кассовых ордеров.
Важно помнить, что при увольнении работника трудовая книжка вместе с вкладышем (если он есть) должна быть выдана ему в последний день работы. Задержка выдачи или некорректный учет могут повлечь административную ответственность.
Налоговый аспект для работодателей (не бюджетный сектор)
Хотя статья ориентирована на КОСГУ (бюджетники), стоит кратко упомянуть коммерческие организации. Для них приобретение трудовых книжек также является расходом. Если обязанность по выдаче и оплате книжек прописана в трудовом договоре, расходы признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ). В бухгалтерском учете коммерческих организаций проводки схожи: оприходование на счете 10 «Материалы» (субсчет «Бланки строгой отчетности») или сразу на счет 91.2 «Прочие расходы».
Правильный выбор кода КОСГУ 226 для приобретения трудовых книжек в 2026 году позволяет избежать ошибок в бюджетной классификации. Ключевыми моментами остаются:
- Отнесение затрат на статью 226.
- Обязательный забалансовый учет (счет 006).
- Ведение строгой отчетности по движению бланков.
- Своевременное отражение компенсационных выплат от сотрудников в доходах.
Соблюдение этих правил обеспечит прозрачность бухгалтерского учета и соответствие требованиям законодательства РФ.