Ведение книги учёта движения трудовых книжек – обязательный процедурный элемент работы любого работодателя. С 2020 года бумажные формы постепенно уступают место электронным, однако требования к их учету остаются строгими. В этой статье мы разберём, как правильно оформить регистрацию движения трудовых книжек и вкладышей, какие формы и поля заполнять, а также какие изменения вступили в силу в 2026 году.

Что такое книга учёта движения трудовых книжек?

Книга учёта движения трудовых книжек – это официальный документ, в котором фиксируются все операции с трудовыми книжками сотрудников:

• приём на работу;
• выдача новых книжек;
• выдача дубликатов (вкладышей);
• выдача на руки;
• снятие с учёта при увольнении.

Эта книга может вестись в бумажном виде (журнал) или в электронном формате, но её структура регламентирована Приказом Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. (см. Приложение N 3).

Кто отвечает за ведение?

Ответственного за ведение книги назначает приказ руководителя организации. В него включается:

1. ФИО сотрудника, ответственного за учёт;
2. Должность (например, «Специалист по персоналу»);
3. Подпись и печать организации.

В некоммерческих организациях такой документ также обязана вестись, но ответственного назначают в рамках внутренних регламентов.

Форма и содержание книги

В книге используются специальные графы, которые регламентированы Приказом Минтруда. Ниже – основные пункты, которые необходимо заполнить.

В графе 13 делается отметка о выдаче книжки на руки, если сотрудник перешёл на электронный формат. Это важно для последующего контроля.

Пример полного оформления

Графа 1: Т‑987654
Графа 2: 
Графа 3: Петров Петр Петрович
Графа 4: 
Графа 5: Приказ № 15 от 
Графа 13: Выдана на руки на основании заявления (Ф.И.О.)

Как оформить выдачу книжки на руки?

Согласно п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, выдача книжки производится по заявлению сотрудника. После выдачи необходимо:

1. Сделать отметку в книге учёта движения (графа 13).
2. Получить подпись сотрудника о приёме книжки.
3. При необходимости – оформить акт вручения.

Если сотрудник переходит на электронный трудовой договор, бумажную книжку всё равно нужно выдать, но в книге учёта следует зафиксировать факт её выдачи.

Что писать в графе 13?

Требуется указать:

• основание выдачи (приказ, заявление);
• дата выдачи;
• Ф.И.О. сотрудника;
• подпись ответственного лица.

Особенности 2026 года

В 2026 году вступили в силу новые правила, которые изменили некоторые аспекты учёта трудовых книжек.

• Электронный формат – теперь более 70 % организаций используют электронные трудовые книжки. При этом бумажные формы сохраняются для тех, кто не может перейти на электронный формат.
• Записи о совместительстве – в новой форме не требуется указывать сведения о совместительстве, если сотрудник работает только по одному основному месту.
• Вакансия «вахтовый метод» – записи о работе по вахте в книге учёта не вносятся, так как они отражаются в отдельном журнале учёта рабочего времени.
• Обновлённые графы – в Приложении N 3 к Постановлению Минтруда добавлена графа 15 «Примечания», где можно указать причину выдачи дубликата или переход на электронный формат.

Как оформить переход на электронный трудовой договор?

Сотрудник подаёт заявление о переходе на электронный формат.
Работодатель выдаёт бумажную книжку (если она ещё не выдавалась).
В книге учёта делается запись в графе 13 о выдаче на руки.
После получения электронного документа в системе, в книге отмечается «Электронный формат активирован».

Пошаговая инструкция по заполнению книги

1. Подготовка формы – скачайте образец из Приложения N 3 (MS‑Word).
2. Назначение ответственного – подпишите приказ, в котором указано ФИО и должность сотрудника, который будет вести книгу.
3. Заполнение первой страницы – в графу 1 впишите серию и номер первой трудовой книжки, полученной от сотрудника.
4. Регистрация приёма – в графе 2 укажите дату приёма на работу, в графе 3 – ФИО сотрудника.
5. Выдача книжки – после подписания заявления, в графе 4 запишите дату выдачи, в графе 5 – основание (приказ/заявление).
6. Отметка о выдаче на руки – в графе 13 сделайте соответствующую запись, подпишите ответственного.
7. Ведение учётных операций – при каждом изменении (выдача дубликата, увольнение) вносите соответствующие данные в соответствующие графы.
8. Закрытие года – в конце года проверьте соответствие всех записей требованиям Приказа Минтруда и подпишите акт сверки.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Нужно ли вести книгу, если все сотрудники используют электронные трудовые книжки?
  Ответ: Да, даже при полном переходе на электронный формат необходимо вести книгу учёта движения, где фиксируются даты выдачи, переход на электронный формат и выдача дубликатов.
• Вопрос: Как оформить выдачу дубликата (вкладыша)?
  Ответ: Выдача дубликата оформляется так же, как и основной книжки: в книге учёта в графе 1 фиксируется номер и серия дубликата, в графе 4 – дата выдачи, в графе 5 – основание (обычно «заявление о потере»).
• Вопрос: Можно ли использовать один и тот же журнал для нескольких организаций?
  Ответ: Нет, каждый юридический адрес требует отдельного журнала. При наличии нескольких подразделений лучше вести отдельные книги для каждого подразделения.

Правильное управление движением трудовых книжек – это не только формальная процедура, но и важный инструмент контроля над персональными документами сотрудников. Соблюдая требования Приказа Минтруда, используя утверждённые формы и фиксируя все операции в книге учёта движения, вы обеспечите прозрачность работы HR‑отдела и избежите возможных проблем при проверках.

Не забывайте регулярно обновлять формы в соответствии с изменениями законодательства, а также проводить внутренние проверки – так ваш учёт будет всегда актуален и соответствовать требованиям 2026 года.

Для получения дополнительных образцов и готовых шаблонов посетите наш раздел с документацией.