Трудовая книжка — один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и права работника. За последние годы в России произошли существенные изменения: переход к электронной трудовой книжке, отмена выпуска новых бумажных бланков и уточнение обязанностей работодателей. В статье разберём, в каких случаях можно (и нужно) завести новую трудовую книжку, какие документы требуются и как правильно оформить её в 2026 году.

Общие положения Трудового кодекса РФ

• Трудовая книжка (бумажная или электронная) — документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника.
• Согласно ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку, если работник не отказался от её ведения в бумажной форме.
• С 1 января 2023 года введена новая форма бумажной трудовой книжки, однако с 2026 года выпуск новых бумажных экземпляров полностью прекращён.
• В случае утраты, порчи или невозможности предоставить оригинал, работник имеет право оформить дубликат или получить новую электронную трудовую книжку.

Текущее состояние: бумажные vs электронные трудовые книжки

2.1 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК официально введена в эксплуатацию в 2022 году (Письмо Минтруда России от 3 июня 2022 г.). С 2025 года она стала единственным обязательным форматом для новых работников, если они не подали письменный отказ от электронного ведения.

• Ведётся в единой государственной информационной системе «Электронный трудовой документ».
• Записи вносятся работодателем в режиме онлайн, без необходимости физически передавать бумажный документ.
• Работник может просматривать свою книжку через портал Госуслуг или мобильное приложение «Трудовая книжка».

2.2 Бумажная трудовая книжка

С 2026 года новые бумажные бланки больше не печатаются. Ведут её только:

• Работники, которые не отказались от бумажного формата и уже имеют действующую книжку.
• Сотрудники, получившие дубликат в случае утраты (дубликат оформляется на основе выписки из ЭТК).

Если у работника нет ни оригинала, ни дубликата, а он желает вести бумажный документ, ему необходимо оформить новую электронную трудовую книжку и, при желании, получить её печатный дубликат.

Когда необходимо заводить новую трудовую книжку?

1. Утрата или порча оригинала (включая случаи кражи, пожара, затопления).
   Работник подаёт письменное заявление с указанием причины утраты. Работодатель формирует новую книжку (бумажную, если работник не отказался от неё, либо электронную).
2. Первичное трудоустройство (работник впервые выходит на рынок труда после 2021 года).
   С 2022 года такие сотрудники автоматически получают электронную трудовую книжку, если не подали отказ.
3. Восстановление на прежнем месте работы после судебного решения.
   В случае, когда запись о восстановлении в старой книжке невозможна (например, конфликт с предыдущими записями), рекомендуется оформить новую трудовую книжку – иначе могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа.
4. Перевод в другую организацию в рамках единой группы компаний.
   Если в новой организации используется только электронный формат, работнику будет выдана новая ЭТК.
5. Отказ от бумажного формата.
   Работник подаёт заявление об отказе, после чего ему открывается электронный вариант.

Порядок оформления новой трудовой книжки

4.1 Письменное заявление работника

Согласно рекомендациям Роструда, работодатель обязан оформить новую книжку только по письменному заявлению работника, в котором указана причина отсутствия (утрата, порча, отказ от бумажного формата).

4.2 Необходимый пакет документов

4.3 Шаги для работодателя

1. Получить от работника подписанное заявление.
2. Проверить наличие у работника действующего электронного профиля в системе «Электронный трудовой документ».
3. Если работник желает бумажный вариант – оформить дубликат на основании выписки из ЭТК (платно).
4. Внести запись в электронную систему (или заполнить бумажный бланк, если это предусмотрено).
5. Выдать работнику готовый документ и подписать акт приёма‑передачи.

4.4 Сроки

Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления, если все необходимые документы предоставлены.

Электронная трудовая книжка: преимущества и порядок ведения

• Доступность 24/7 – запись можно просмотреть в любой момент через портал Госуслуг.
• Отсутствие риска утраты – данные хранятся в государственной базе.
• Упрощённый процесс – при смене места работы запись переносится автоматически.
• Экономия времени и средств – нет необходимости в печати, штамповке и пересылке бумажных документов.

Для начала работы с ЭТК работнику необходимо:

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуги (если ещё не зарегистрирован).
2. Подать заявление о заведении электронной трудовой книжки через личный кабинет (раздел «Трудовая книжка»).
3. Получить подтверждение от работодателя о внесении первой записи.
4. Периодически проверять актуальность сведений и при необходимости вносить исправления (по согласованию с работодателем).

Особенности для разных категорий работников

6.1 Новички (первый раз в трудовой деятельности)

Если сотрудник начал работать после 2021 года и не подал отказ от электронного формата, ему сразу открывается электронная трудовая книжка. При желании получить бумажный дубликат – подаёт заявление.

6.2 Восстановленные после суда

Запись о восстановлении в старой книжке может конфликтовать с предыдущими записями. В таком случае рекомендуется оформить новую трудовую книжку (обычно электронную) и добавить туда запись о восстановлении.

6.3 Дистанционные (удалённые) работники

Для удалённых сотрудников, работающих полностью онлайн, тоже требуется оформление новой книжки по их письменному заявлению (в т.ч. в электронном виде). Это требование фиксировано в рекомендациях БУХ.1С от 18 декабря 2023 г.

6.4 Сотрудники, отказавшиеся от бумажного формата

Отказ оформляется заявлением. После этого все записи вносятся только в электронную систему, а бумажный дубликат выдаётся лишь по отдельному запросу и за отдельную плату.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить дубликат бумажной трудовой книжки?

Да. Дубликат выдаётся на основании выписки из ЭТК. За него взимается государственная пошлина (около 200 руб).

Обязан ли работодатель вести электронную трудовую книжку, если у работника уже есть бумажный документ?

Если работник не подал письменный отказ от бумажного формата, работодатель может вести как бумажную, так и электронную книжку одновременно. Однако по новому регламенту предпочтение отдается ЭТК.

Сколько времени занимает оформление новой трудовой книжки?

В большинстве случаев – до 3 рабочих дней после получения полного пакета документов.

Можно ли использовать старый бланк (до 2023 года) для новой записи?

Нет. С 2023 года действует новая форма. Старый бланк считается недействительным для новых записей.

Что делать, если работодатель отказывается оформить новую книжку?

Работник может обратиться в Роструд или в Трудовую инспекцию с письменной жалобой. По закону отказ без уважительных причин считается нарушением ТК РФ.

В 2026 году заводить новую трудовую книжку можно в нескольких типах ситуаций: утрата оригинала, первый трудовой опыт, восстановление после суда, отказ от бумажного формата или перевод в организацию, использующую только электронный документ. Основным инструментом ведения трудовых записей стала электронная трудовая книжка, а выпуск новых бумажных бланков полностью прекращён.

Ключевые рекомендации для работодателей и работников:

• Всегда оформляйте письменное заявление работника с указанием причины отсутствия книжки.
• Проверяйте наличие электронного профиля в системе «Электронный трудовой документ».
• Соблюдайте трехдневный срок оформления новой книжки.
• При желании бумажного дубликата – учитывайте государственную пошлину и необходимость выписки из ЭТК.
• Следите за изменениями законодательства (Минтруд регулярно публикует разъяснения).

Соблюдая эти правила, вы гарантируете законность трудовых отношений и сохранность стажа, а также избежите возможных проблем при проверках со стороны инспекций.

Дата публикации:  г. 19:57:41