Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж․ В России она имеет два вида: бумажная и электронная․ С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), после чего все новые записи вносятся в электронный формат․ Тем не менее, в ряде случаев требуется вести бумажную трудовую книжку․ Ниже разберём, когда именно выдается трудовая книжка, какие требования к её ведению и какие особенности применяются к электронным и бумажным формам․
Законодательная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации – основной нормативный акт, регулирующий вопросы трудовых книжек․
- Постановление Правительства РФ от 21 января 2021 г․ № 79 – устанавливает переход к электронным трудовым книжкам․
- Постановление Правительства РФ от 30 января 2026 г․ № 12 – завершает переходный период и вводит обязательное ведение ЭТК для всех новых сотрудников․
Кому и при каких условиях выдается трудовая книжка
Общие правила
В соответствии с пунктом 1․1․2 Трудового кодекса, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней․ Это правило относится к:
- постоянным работникам;
- рабочим по договору о выполнении работ (ДОУ);
- рабочим по договору подряда;
- рабочим по договору оказания услуг (если они выполняются в рамках трудовых отношений)․
Если сотрудник проработал в компании менее 5 дней, трудовая книжка не требуется․ Однако в некоторых случаях, даже при коротком сроке работы, работодатель может оформить запись по желанию работника․
Специальные категории работников
Для некоторых групп работников применяются отдельные правила:
- Молодёжь до 18 лет – трудовая книжка выдается только в случае официального трудоустройства, а не в рамках стажировки․
- Служащие военной службы – при переходе из армии в гражданскую службу трудовая книжка оформляется по отдельному регламенту․
- Рабочие в сфере образования и науки – в случае перехода из государственной службы в частную, требуется оформление новой трудовой книжки․
- Незанятые граждане – при приёме на работу в рамках программы «Работа без границ» трудовая книжка оформляется по специальному порядку․
Переход к электронным трудовым книжкам
С 2021 г․ специалисты по кадрам обязаны оформлять только электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Однако в некоторых ситуациях допускается ведение бумажной трудовой книжки:
- при работе в организациях, не участвующих в программе цифровизации (например, небольших семейных предприятиях);
- при оформлении трудовых книжек для иностранных граждан, которые не имеют доступа к электронным сервисам РФ;
- в случае временного отсутствия доступа к интернету (периодические отключения сети)․
ЭТК хранится в Социальном фонде и содержит сведения о:
- личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- дате начала и окончания трудовых отношений;
- должностях и обязанностях;
- суммах заработной платы и начисленных отчислений;
- причинах увольнения․
Как получить трудовую книжку
Бумажная трудовая книжка
Для оформления бумажной трудовой книжки работодатель заполняет форму «Трудовая книжка» и передаёт её сотруднику․ Внутри книги фиксируются:
- дата приёма на работу;
- должность и место работы;
- сведения о стаже и начислениях;
- причина увольнения․
После заполнения книга возвращается в отдел кадров, где она хранится до момента увольнения сотрудника․
Электронная трудовая книжка
Для оформления ЭТК работодатель использует портал «Госуслуги» или специализированные программы, подключённые к системе Социального фонда․ Процесс выглядит так:
- Вход в систему с использованием электронного цифрового сертификата․
- Выбор организации и сотрудника․
- Заполнение полей: дата приёма, должность, стаж, начисления․
- Подтверждение и отправка данных в Социальный фонд․
После подтверждения данные становятся доступными для сотрудника через портал «Госуслуги» и могут быть использованы при оформлении пенсии, социальных выплат и др․
Особенности перехода к электронным трудовым книжкам
- С 1 января 2026 года переходный период завершён, и теперь все новые записи вносятся в ЭТК․
- Бумажные трудовые книжки могут использоваться только в тех случаях, когда электронный формат недоступен․
- Сотрудники могут запросить копию своей трудовой книжки в электронном виде через портал «Госуслуги»․
- При увольнении сотрудник получает электронный сертификат о завершении трудовых отношений, который можно использовать для подтверждения стажа в пенсионном фонде․
Практические рекомендации
- Если вы работаете в компании, которая уже внедрила ЭТК, обязательно уточните, как получить доступ к своему электронному документу․
- При приёме на работу в течение первых 5 дней убедитесь, что работодатель оформил запись в трудовой книжке․
- Если вы потеряли бумажную трудовую книжку, обратитесь в отдел кадров – она может быть восстановлена в электронном виде․
- Для иностранных граждан, работающих в России, рекомендуется оформлять ЭТК, чтобы избежать проблем с подтверждением стажа при возвращении в страну․
Трудовая книжка – ключевой документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ В России она выдается в бумажном и электронном виде, но с 2026 года все новые записи ведутся в электронном формате․ Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего более 5 дней, при этом в особых случаях допускается бумажный вариант․ Знание правил оформления и особенностей перехода поможет избежать ошибок и обеспечит надёжное подтверждение трудового стажа․