В 2026 году процесс трудоустройства в России окончательно закрепился в гибридном формате, где цифровые технологии соседствуют с проверенными бумажными процедурами. Несмотря на активное внедрение электронных реестров, вопрос о необходимости трудовой книжки остается одним из самых актуальных. Зачем она нужна, если все данные есть в базе Социального фонда России (СФР)? Какие документы обязательно запрашивать? Разберем подробно в этой статье.
Трудовая книжка: основной документ о стаже
Трудовая книжка (ТК) — это документ установленной формы, который является основным подтверждением трудового стажа гражданина. Согласно Трудовому кодексу РФ, она необходима для:
- Подсчета общего трудового стажа, который напрямую влияет на размер будущей пенсии.
- Решения спорных моментов при начислении пенсионных выплат.
- Подтверждения опыта работы при поиске нового места (работодатель видит реальную историю, а не только слова из резюме).
- Расчета пособий (например, по временной нетрудоспособности), где важен непрерывный стаж или стаж в определенных условиях.
Бумажная или электронная: что актуально в 2026 году?
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). На текущий момент (май 2026 года) ситуация с документами выглядит следующим образом:
Для тех, кто выбрал электронную трудовую
Если сотрудник ранее подал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки, то при приеме на работу он предоставляет сведения о трудовой деятельности. Это может быть:
- Выписка по форме СТД-Р (выдается последним работодателем).
- Выписка по форме СТД-СФР (запрашивается через Социальный фонд России или портал Госуслуг).
В этом случае бумажный документ работодатель не ведет и не хранит. Все сведения о приеме, переводах и увольнениях передаются в СФР в составе отчета ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления приказа.
Для тех, кто сохранил бумажную трудовую
Если сотрудник не писал заявления об отказе от бумажной книжки (или у него нет закрывающей записи об увольнении в старой книжке), работодатель обязан:
- Принять бумажную трудовую книжку.
- Внести в нее запись о приеме на работу в соответствии с правилами Минтруда.
- Вести ее по прежним правилам и обеспечить хранение в организации.
- Параллельно передавать сведения в электронном виде в СФР (отчет ЕФС-1).
Важно: оригиналы всех документов, включая паспорт и СНИЛС, после снятия копий и внесения необходимых данных сразу возвращаются владельцу. Исключение составляет только бумажная трудовая книжка, которая хранится у работодателя до дня увольнения сотрудника.
ТОП-5 обязательных документов при трудоустройстве
Чтобы избежать задержек в оформлении, соискателю необходимо подготовить следующий пакет документов:
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
- Трудовая книжка (бумажная) ИЛИ сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р/СТД-СФР) для «электронных» сотрудников.
- СНИЛС (страховое свидетельство).
- Документы воинского учета (для военнообязанных и призывников).
- Документ об образовании (если работа требует специальных знаний или подготовки).
Почему работодателю важно проверять трудовую историю?
Запрос трудовой книжки или выписки из электронной базы, это не просто формальность. Для работодателя это возможность:
- Убедиться в опыте кандидата. Данные в трудовой книжке позволяют проверить достоверность информации, указанной в резюме.
- Выявить причины увольнений. В документе фиксируются основания прекращения трудового договора.
- Избежать ошибок в стаже. Неправильный подсчет стажа может привести к финансовым потерям для сотрудника при расчете пенсии и пособий, что в будущем может вызвать претензии к работодателю.
- Соблюсти закон. Отсутствие записи о приеме на работу в трудовой книжке (там, где она должна вестись) является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность.
Особенности для новых сотрудников в 2026 году
Для граждан, которые устраиваются на работу впервые в 2026 году (ранее не работали по трудовому договору), трудовая книжка в бумажном виде не оформляется. Их трудовая деятельность ведется исключительно в электронном формате. Сведения о них автоматически формируются в базе СФР после подачи первого отчета ЕФС-1 новым работодателем.
Трудовая книжка, будь то традиционный бумажный документ или современный электронный формат, остается ключевым элементом трудовых отношений. Она гарантирует защиту прав работника, обеспечивая прозрачность его трудового пути и правильность расчета социальных гарантий. Для работодателя же наличие актуальных сведений о трудовой деятельности сотрудника — это залог кадрового порядка и соблюдения законодательства РФ.
Помните: даже в эпоху цифровизации внимательное отношение к документам при приеме на работу помогает избежать множества проблем в будущем.