Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог привычной бумажной трудовой книжки, в которой фиксируются все ключевые события трудовой деятельности: приём на работу, переводы, повышения, понижения и, конечно, увольнение․ Ниже подробно рассмотрено, когда именно в ЭТК отражается запись об увольнении, какие документы и действия необходимы для её внесения, а также как сотрудник может получить эту информацию․

Нормативная база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовой книжке и электронной трудовой книжке» – устанавливает порядок ведения ЭТК․
• Постановление Правительства РФ № 1155 от «Об утверждении Правительством Российской Федерации порядка ведения электронной трудовой книжки» – регламентирует сроки и формы внесения записей․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 80‑84, 81) – определяет обязательные сведения, которые должны содержаться в трудовой книжке при увольнении․

Как происходит внесение записи об увольнении в ЭТК

Издание приказа об увольнении

Согласно ст․ 81 ТК РФ, увольнение оформляется приказом работодателя․ Без приказа внесение записи в ЭТК невозможно․ Приказ должен содержать:

• ФИО сотрудника;
• должность и структурное подразделение;
• дата увольнения (последний рабочий день);
• основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т․д․);
• ссылка на соответствующую статью ТК РФ․

Передача данных в Социальный фонд России (СФР)

После подписания приказа работодатель обязан в течение одного рабочего дня передать сведения об увольнении в СФР через:

• портал «Госуслуги» (личный кабинет работодателя);
• систему электронного взаимодействия с СФР (Единый реестр застрахованных лиц);
• или иной утверждённый канал (например, через бухгалтерскую программу с интеграцией)․

Внесение записи в ЭТК

СФР получает данные и вносит запись в электронную трудовую книжку сотрудника․ Запись появляется в ЭТК не позднее следующего календарного дня после дня поступления приказа в СФР․ То есть, если приказ подписан и передан в СФР в понедельник, запись об увольнении будет видна во вторник (при условии, что понедельник – рабочий день)․

Формат записи

Запись об увольнении имеет стандартный вид, соответствующий бумажной трудовой книжке:

1. Номер записи (последовательный номер в трудовой книжке);
2. Дата внесения записи (дата, когда СФР зафиксировал событие);
3. Сведения о работнике (ФИО, СНИЛС);
4. Наименование организации‑работодателя;
5. Должность;
6. Основание увольнения (например, «Уволен по собственному желанию»);
7. Приказ № и дата его издания;
8. Ссылка на соответствующую статью ТК РФ․

Как сотрудник может проверить наличие записи об увольнении

• Личный кабинет на портале «Госуслуги» – раздел «Электронная трудовая книжка»․ После авторизации пользователь видит все записи, включая дату и основание увольнения․
• Многофункциональный центр (МФЦ) – по заявлению можно получить выписку из ЭТК на бумажном носителе․
• Пенсионный фонд России (ПФР) / Социальный фонд России (СФР) – запрос сведений через их официальные сайты или обращение в отделение․
• Запрос у работодателя – сотрудник может потребовать выписку из ЭТК или копию приказа об увольнении (ст․ 62 ТК РФ)․

Обязанности работодателя при увольнении сотрудника с ЭТК

• Издать приказ об увольнении в соответствии с ТК РФ․
• Передать сведения об увольнении в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа․
• Выдать сотруднику обязательные документы:
  • бумажную трудовую книжку или выписку из ЭТК;
  • расчётный лист с расшифровкой выплат;
  • справку о заработке за последние 2 года (форма 182н) – для расчёта больничного;
  • выписку о трудовом стаже и пенсионных взносах (по запросу)․
• При запросе сотрудника предоставить копию приказа об увольнении, справки о доходах, среднем заработке и другие кадровые документы․

Что делать, если запись об увольнении не появилась в ЭТК

1. Проверить, был ли издан и подписан приказ об увольнении․
2. Убедиться, что работодатель передал данные в СФР (можно запросить подтверждение у бухгалтерии или отдела кадров)․
3. Если данные не переданы – направить письменное требование работодателю о внесении записи (ст․ 62 ТК РФ)․
4. В случае отказа или бездействия – подать жалобу в трудовую инспекцию или в суд․

Практический пример

Ситуация: Иван Петров подаёт заявление об увольнении по собственному желанию 10 марта 2026 г․ Приказ № 45 об увольнении издаётся 12 марта 2026 г․ и подписан генеральным директором․

• 12 марта 2026 г․ – приказ направлен в СФР через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги»․
• 13 марта 2026 г․ (следующий календарный день) – СФР вносит запись об увольнении в ЭТК Ивана Петрова․
• Иван может уже 13 марта увидеть запись в своём личном кабинете на «Госуслугах» или запросить выписку в МФЦ․
• Запись об увольнении появляется в электронной трудовой книжке не позднее следующего календарного дня после того, как работодатель передал соответствующий приказ в Социальный фонд России․
• Ключевое условие – наличие приказа об увольнении; без него внесение записи невозможно․
• Сотрудник имеет право оперативно получить выписку из ЭТК через «Госуслуги», МФЦ, ПФР/СФР или непосредственно у работодателя․
• Нарушение сроков передачи данных влечёт ответственность работодателя (административные штрафы, возможные исковые требования сотрудника)․

Соблюдение установленного порядка гарантирует прозрачность и своевременность отражения трудовой истории в электронном формате, что особенно важно при последующем трудоустройстве, оформлении пособий и пенсионных выплат․