Обновлено: 22 мая 2026 года

Что изменилось в 2026 году?

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки‚ и к 2026 году этот процесс практически завершён. Однако бумажные трудовые книжки пока сохраняют свою актуальность для некоторых категорий работников.

Основные изменения:

• Электронные трудовые книжки: с 2020 года работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном формате для всех новых сотрудников (если работник не изъявил желание сохранить бумажный формат).
• Бумажные трудовые книжки: для сотрудников‚ которые были приняты на работу до 2020 года и не перешли на электронный формат‚ бумажные книжки продолжают действовать.
• Новые правила заполнения: с 1 января 2024 года вступили в силу обновлённые правила ведения и заполнения трудовых книжек‚ которые действуют и в 2026 году.

Кто отвечает за ведение трудовых книжек?

В большинстве организаций ведением трудовых книжек занимается отдел кадров или специалист по кадрам. Однако ответственность за правильное ведение и хранение трудовых книжек лежит на руководителе организации.

В 2026 году ответственным за ведение электронных трудовых книжек может быть назначен только один сотрудник‚ который прошёл соответствующее обучение и имеет доступ к специальной системе.

Порядок ведения трудовых книжек в 2026 году

Приём на работу

При приёме на работу необходимо:

1. Проверить наличие трудовой книжки у работника (если он принят на работу впервые или утерял предыдущую).
2. Оформить трудовую книжку на нового сотрудника в течение 5 дней с момента издания приказа о приёме на работу.
3. Внести первую запись о приёме на работу с указанием:
• наименования организации;
• даты приёма на работу;
• должности (профессии‚ специальности);
• условий труда (если они отличаются от общих);
• даты и номера приказа о приёме на работу.

Ведение записей в трудовой книжке

Все записи в трудовой книжке должны быть:

• чёткими и разборчивыми;
• сделаны чернилами чёрного‚ синего или фиолетового цвета;
• подписаны руководителем организации или уполномоченным лицом;
• заверены печатью организации (если она есть).

В 2026 году записи в бумажные трудовые книжки вносятся в строгом соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек‚ утверждённой Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (с изменениями и дополнениями).

Перевод и увольнение работника

При переводе работника на другую должность или в другое структурное подразделение в трудовой книжке делается соответствующая запись с указанием:

• новой должности;
• даты перевода;
• основания (приказа о переводе).

При увольнении работника в трудовой книжке делается запись с указанием:

• причины увольнения;
• даты увольнения;
• основания (приказа об увольнении).

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки должны храниться:

• в отдельном сейфе или металлическом шкафу;
• в условиях‚ обеспечивающих их сохранность (отсутствие влаги‚ прямых солнечных лучей);
• в месте‚ недоступном для посторонних лиц.

Срок хранения трудовых книжек — 75 лет с момента увольнения работника.

Ведение электронных трудовых книжек

С 2020 года работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном формате. В 2026 году этот процесс полностью внедрён.

Основные требования к электронным трудовым книжкам:

• Записи вносятся в личный кабинет работника на портале Госуслуг или в специализированной системе;
• Работник имеет доступ к своей электронной трудовой книжке;
• Все изменения должны быть заверены электронной подписью;
• Работодатель обязан предоставлять работнику информацию о внесённых записях.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

За нарушение правил ведения‚ хранения или выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечён к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ:

• штраф до 50 000 рублей для должностных лиц;
• штраф до 500 000 рублей для юридических лиц;
• приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать старые бланки трудовых книжек‚ купленные до 2024 года?

Да‚ можно. Однако при оформлении новых записей необходимо использовать обновлённые формы и правила заполнения‚ утверждённые в 2024 году.

Что делать‚ если работник потерял трудовую книжку?

Работник должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней.

Можно ли оформить трудовую книжку задним числом?

Нет‚ оформление трудовой книжки задним числом не допускается. Все записи должны вноситься в день издания приказа или в течение 5 дней после издания приказа.

Как быть‚ если работник отказывается переходить на электронную трудовую книжку?

Если работник был принят на работу до 2020 года‚ он имеет право сохранить бумажный формат трудовой книжки. Работодатель обязан вести трудовую книжку в бумажном формате для таких работников.

Ведение трудовых книжек — это ответственная задача‚ которая требует от работодателя соблюдения всех законодательных норм и правил. В 2026 году основное внимание уделяется электронным трудовым книжкам‚ однако бумажные трудовые книжки пока сохраняют свою актуальность для определённых категорий работников.

Следуйте рекомендациям‚ изложенным в этой статье‚ и вы сможете избежать ошибок при ведении трудовых книжек‚ а также защитить свои права и права своих сотрудников.