В этой статье мы подробно рассмотрим, в каких случаях работодатель обязан или может завести трудовую книжку для работника. Важно понимать, что правила ведения трудовых книжек постоянно меняются, поэтому актуальная информация крайне важна. Мы опираемся на данные Федерального закона от № 439-ФЗ и другие нормативные акты.

Общие положения о трудовых книжках

Трудовая книжка – это документ, который содержит сведения о трудовой деятельности работника. В ней фиксируются периоды работы, должности, сведения об увольнении и другие важные данные. В 2026 году существует два основных формата ведения трудовых книжек:

• Бумажная трудовая книжка: Традиционный вариант, который требует физического хранения и ведения.
• Электронная трудовая книжка: Ведется в электронном виде и хранится в базе данных.

Когда работодатель обязан завести трудовую книжку?

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка обязательно ведется в следующих случаях:

• При приеме на работу впервые: Если работник начинает работать впервые после 31 декабря 2020 года, работодатель обязан завести для него электронную трудовую книжку. Бумажные трудовые книжки для новичков больше не используются.
• При выдаче дубликата: Если у работника была потеряна, повреждена или уничтожена бумажная трудовая книжка, работодатель обязан выдать ему дубликат.
• По письменному заявлению работника: Работник имеет право обратиться к работодателю с письменным заявлением о ведении трудовой книжки в бумажном виде, даже если он устраивается на работу впервые.

Когда работодатель может завести трудовую книжку (по желанию работника)?

Хотя для новых сотрудников по умолчанию ведется электронная трудовая книжка, работник имеет право перейти на бумажный формат. Для этого необходимо:

Подать письменное заявление работодателю.
Работодатель обязан удовлетворить просьбу работника в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления (если трудовая книжка на работника не ведется).

Когда трудовая книжка не ведется?

В некоторых случаях трудовая книжка не ведется:

• При переходе на электронную трудовую книжку: Если работник согласен на ведение трудовой книжки в электронном виде, работодатель обязан завести для него электронную трудовую книжку.
• При увольнении работника: При увольнении работника работодатель обязан выдать ему сведения о трудовой деятельности в форме ЕФС-1.

Важные моменты, которые следует помнить:

• Предпринимательский стаж: Предпринимательский стаж не вносится в трудовую книжку. Для учета в пенсионном фонде учитываются данные об уплаченных страховых взносах.
• Запись о приеме на работу: Если работник принимается на работу в первый раз после 31 декабря 2020 года, запись о приеме на работу в трудовую книжку не делается. Вместо этого, информация о приеме на работу отражается в отчете ЕФС-1.
• Выдача сведений о трудовой деятельности: При увольнении работника работодатель обязан выдать ему сведения о трудовой деятельности в форме ЕФС-1.
• Переход на электронную ТК: Работник, на которого велась бумажная трудовая книжка, может перейти на электронную.

Как оформить электронную трудовую книжку?

Оформление электронной трудовой книжки обычно происходит автоматически при приеме на работу впервые. Работодатель регистрирует работника в системе ведения электронных трудовых книжек. В некоторых случаях может потребоваться подача заявления работником.

Где найти дополнительную информацию?

• Федеральный закон от № 439-ФЗ: [Ссылка на закон](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_347712/) (замените на актуальную ссылку)
• Сайт службы занятости населения: [Ссылка на сайт](https://www.ejo.reg.ru/) (замените на актуальную ссылку)
• КонсультантПлюс: [Ссылка на КонсультантПлюс](https://www.consultant.ru/) (замените на актуальную ссылку)

Правила ведения трудовых книжек постоянно меняются. Важно следить за обновлениями законодательства, чтобы избежать нарушений. Если у вас возникли вопросы по оформлению трудовой книжки, обратитесь к юристу или в службу занятости населения.

Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для получения квалифицированной юридической помощи рекомендуется обратиться к специалисту.