Приём на работу – это важный момент в профессиональной жизни любого человека․ Одним из первых документов, который появляется у нового сотрудника, является запись в трудовой книжке․ В статье разберём, какие сведения фиксируются в книжке, как правильно оформить запись при первом трудоустройстве и какие особенности учитывать․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий факт работы гражданина․ Она используется для:
- Подсчёта стажа работы (важно для расчёта пенсии);
- Разрешения спорных вопросов при переходе в другую организацию;
- Подтверждения трудового стажа при оформлении льгот и компенсаций․
С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка․ Это цифровой аналог бумажного документа, хранящийся в базе данных Социального фонда России (СФР)․
1․1 Электронная vs бумажная трудовая книжка
По закону (ст․ 66, 66․1 ТК РФ) работник может выбрать способ ведения трудовой деятельности:
- Бумажный вариант – традиционная записная книжка;
- Электронный вариант – сведения, размещённые в электронной базе СФР․
Электронный формат имеет несколько преимуществ:
- Отсутствие риска потери документа;
- Быстрый доступ к информации для работодателя и пенсионного фонда;
- Упрощённое оформление при смене работы․
Что фиксируется в записи при первом устройстве на работу?
При приёме на работу впервые в книжку вносятся сведения о начале трудовой деятельности․ Ниже перечислены основные элементы записи․
2․1 Основные сведения, которые обязательно заносятся
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Дата начала работы (т․ н․ «дата устройства»);
- Наименование организации‑работодателя;
- Должность/позиция;
- Тип занятости (полный рабочий день, частичная, сезонная и т․д․);
- Сведения о месте работы (адрес, код ОКПО);
- Номер и дата заключения трудового договора;
- Сведения о стаже работы до текущего места (если есть)․
2․2 Как оформляется запись в электронной форме?
Электронная запись формируется в системе СФР и включает те же данные, что и в бумажном документе․ При этом:
- Работодатель отправляет в СФР форму ЕФС‑1 с указанием сведений о трудовой деятельности;
- Система автоматически генерирует запись в электронной книжке;
- Работник получает уведомление о том, что запись опубликована в его личном кабинете СФР․
Особенности оформления записи при увольнении по собственному желанию
Вопросы о том, как правильно оформить запись при увольнении, часто вызывают затруднения․ Ниже – основные рекомендации, основанные на официальных разъяснениях Минтруда․
3․1 Что писать в книжке при увольнении по собственному желанию?
В книжке вносится запись о прекращении трудовых отношений․ Форма записи обычно выглядит так:
«Уволен по собственному желанию ․ Приказ № 123 от ․
Эта запись фиксирует дату увольнения и номер приказа, что упрощает дальнейшую проверку стажа․
3․2 Как оформить запись, если трудовая книжка отправлена почтой?
Если при увольнении бумажная книжка отправлена заказным письмом, в книге движения (допускается в случае бумажных записей) вносится отдельная запись о передаче документа работнику․ Это позволяет подтвердить факт получения сотрудником документа․
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Подтвердить факт наличия электронной трудовой книжки можно несколькими способами:
- Войти в личный кабинет на портале СФР и посмотреть раздел «Трудовая деятельность»;
- Получить выписку из электронной книги, которая может быть использована в качестве официального документа;
- Обратиться в отдел кадров работодателя – они могут предоставить подтверждение о внесении записи․
Краткое резюме
При первом устройении на работу в трудовую книжку вносятся:
- ФИО, дата рождения и дату начала работы;
- Сведения о работодателе, должности и типе занятости;
- Данные о заключённом трудовом договоре;
- Информацию о предыдущем стаже (если есть)․
Электронная форма упрощает процесс и обеспечивает надёжное хранение данных․ При увольнении по собственному желанию в книжку вносится запись о прекращении отношений, а при отправке бумажной книжки – отдельная запись о её передаче․
Таким образом, правильное оформление записей в трудовой книжке – важная часть юридической культуры, которая защищает права как работника, так и работодателя․